Как организовать свой тайм-менеджмент, чтобы он работал

Лягушка под соусом Помодоро:

полезная книга от SingularityApp

Однако когда дело доходит до практики, начинаются проблемы. Конечно, можно обратиться к гуру тайм-менеджмента: цитаты знаменитых коучей и авторов таят в себе море мудрости и годы исследований. Но даже фраз и знания приемов и техник недостаточно: чтобы они работали, их нужно как-то встроить в свою повседневную жизнь. Только вот как это сделать?

На самом деле, организовать свой тайм-менеджмент очень легко, особенно если вы пользуетесь современным планировщиком. По сути, внедрение тайм-менеджмента сводится к выполнению одной или нескольких повторяющихся задач. В самом простом случае — это ежедневная задача «Запланировать день»: если вы выполняете только ее, ваш тайм-менеджмент уже будет работать.

Есть два способа организации тайм-менеджмента: одиночные задачи и регулярные обзоры. Рассмотрим оба варианта.

1. Одиночные задачи #

Планирование дня:

10 способов

Создайте в планировщике проект «Тайм-менеджмент» и добавьте в него несколько повторяющихся задач. Выбор самих задач будет зависеть от вашей системы планирования и личных предпочтений. Вот самые популярные варианты:

1. Запланировать день. Составьте список дел на предстоящий день (это можно делать как утром, так и накануне вечером). В рамках этой задачи можно расставлять приоритеты, группировать задачи, указывать время их выполнения и т. д.
2. Подвести итоги дня. Посмотрите, какие задачи были выполнены за день, а какие нет. Невыполненные задачи нужно удалить или запланировать повторно, например, на завтра.
3. Разобрать «Входящие». В SingularityApp и других планировщиках в эту папку попадают новые задачи. Папку желательно регулярно опустошать, а находящиеся в ней задачи — планировать.
4. Планы верхнего уровня. Можно планировать не только день, но и более продолжительные периоды: неделю, месяц, год. 

Какие задачи использовать — вы решаете сами. При желании можно придумать собственные задачи, например, объединить подведение итогов дня и его планирование.

2. Регулярные обзоры #

Техника джедайского инбокса

с которой не надо запоминать все свои дела

Более продвинутый вариант организации тайм-менеджмента — регулярные обзоры. Суть их в том, чтобы системно проверять и обновлять свои списки дел. В планировщике обзоры планируют в виде повторяющихся задач с чек-листом.

Для примера рассмотрим обзоры, которые используются в «джедайских техниках».

1. Еженедельный обзор. Планируется как еженедельная задача и выполняется в конце недели. Включает в себя следующие шаги:

   • Разобрать все входящие.
   • Проверить список задач (удалить неактуальные дела, переформулировать «застрявшие», добавить забытые).
   • Проверить список проектов и целей, запланировать по ним новые задачи.
   • Просмотреть календарь на две недели вперед. Нужно ли что-нибудь сделать?
   • Запланировать задачи на предстоящую неделю.

   Формулировки и сами шаги можно подогнать под себя.

   

2. Ежедневный обзор. Планируется как ежедневная задача, которая выполняется в конце дня (или утром следующего дня). Обзор включает в себя такие шаги:

   • Просмотреть завершенные за день задачи. Не требуют ли они дальнейших действий?
   • Вспомнить прошедший день. Не забыли ли вы что-нибудь записать? Просмотреть невыполненные задачи. Нужно ли с этим еще что-нибудь сделать?
   • Переформулировать невыполненные задачи.
   • Запланировать задачи на завтра.

   Опять же: все формулировки и шаги можно подогнать под себя.

   
   

Сферы жизни в тайм-менеджменте.

Самые эффективные приемы и техники

Содержание обзоров зависит от вашей системы тайм-менеджмента и техник планирования, которые вы используете. Вот еще некоторые варианты действий:

• Проверить планы верхнего уровня (неделя, месяц или год).
• Проверить свои сферы жизни.
• Расставить приоритеты (определить главные задачи и переместить в начало списка).
• Разметить задачи для техник тайм-менеджмента, которые вы используете: матрица Эйзенхауэра, метод АБВГД, метод 1-3-5 и так далее.
• Удалить или перенести задачи, на которые явно не хватит времени.
• Сгруппировать схожие задачи.
• Проверить завершенные задачи на повторяемость.
• Проверить делегированные задачи.
• Проверить список «В ожидании».
• Проверить список «Когда-нибудь».

Сразу все эти действия, разумеется, использовать не нужно: пользуйтесь только тем, что для вас актуально. Чем меньше пунктов будет в вашем обзоре, тем легче его выполнять.

Несколько правил #

1. Начинайте с малого. Если вы только начинаете внедрять тайм-менеджмент в свою жизнь, не пытайтесь сразу создать «лучшую систему планирования». Сперва нужно получить хотя бы минимальный опыт и разобраться в своих потребностях. Начните с одной задачи, например, с планирования дня или регулярного разбора входящих. Со временем вы сами поймете, что еще нужно добавить.
2. Обзоры должны быть легкими. Лучше регулярно выполнять простые обзоры, чем прокрастинировать «идеальные».
3. Главное — доверять своей системе. Задачи и обзоры должны быть подобраны так, чтобы вы не боялись ничего упустить.
4. Не усложняйте. Тайм-менеджмент сам по себе не является целью — это просто инструмент для улучшения жизни. Чем меньше времени отнимает «управление временем», тем лучше.

Что еще можно делать с помощью повторяющихся задач: #

• Составлять постоянное расписание
• Выполнять задачи, на которые нет времени
• Составить план достижения цели
• Планировать регулярные проверки