Можно сказать, что система ABCDE — это усложненная матрица Эйзенхауэра. Он подойдет, если у вас обширный список дел, и непонятно, за что хвататься в первую очередь. Сам метод состоит из 4 этапов.
Этап 1. Составляем список дел по системе ABCDE
Напишите все задачи, которые стоят перед вами на данный момент. Не нужно сразу определять их приоритеты — просто накидайте все ваши задачи в таком порядке, в котором они приходят к вам в голову. Включите сюда и личные, и рабочие дела, и «хотелки», которые постоянно откладываете. В результате у вас должен получиться большой «разношерстный» список, примерно такой:
Этап 2. Распределяем задачи по методу АБВГД (ABCDE)
Дальше — самое сложное. Нужно разделить все задачи на группы:
| Приоритет | Последствия | Описание | Примеры | |
|---|---|---|---|---|
| А (A) | Высокий (Absolutely Must Do) | Серьезные | Влияют на будущее, определяют дальнейшие планы | Ответственные рабочие задачи, вопросы здоровья |
| Б (B) | Средний (Medium) | Средние | Рутинные задачи, которые нужно сделать до определенного времени | Заплатить по счетам, составить отчет, сходить на плановый осмотр |
| В (C) | Низкий (Low) | Без последствий | Необязательные дела, но их выполнение принесет удовольствие или какие-то «плюшки» | Посмотреть интересный фильм, сходить на выставку, «почистить» почту |
| Г (D) | Можно делегировать (Can Delegate) | Различные | Задачи, которые отнимают у вас время, но при этом вы легко можете их кому-то передать | Приготовить праздничный ужин (можно заказать доставку) |
| Д (E) | Можно вычеркнуть (Can Cross Out) | Могут впустую отнять время | Ненужные дела, которые отнимут у вас драгоценное время | Разложить одежду по цветам, встретиться с одноклассницей, с которой у вас давно нет общих тем |
Как определить «ненужные» дела?
Это на самом деле может вызвать ступор. Когда вы составляете список, все задачи кажутся важными. Но лучше перепроверить — действительно ли все из них так нужно выполнить? Может быть сложно отнести дело к категорий В (низкий приоритет, необязательные дела) и Д (ненужные дела, отнимают время). Итак:
- Категория В — задачи, которые принесут вам пользу или удовольствие. Да, совершенно необязательно устраивать СПА-вечер с аромасвечами и горячей ванной, но это принесет вам гармонию и умиротворение. А значит, и последующую продуктивность. При этом задача является необязательной, то есть, выполнить ее можно после того, как будут решены основные задачи. А если не выполнить — ничего страшного не будет.
- Категория Д — ненужные задачи, которые еще и могут отнять у вас ценное время. Это могут быть навязанные кем-то дела (например, подруга посоветовала обязательно посмотреть фильм) или происки вашего перфекционизма (навести идеальный порядок в своей коллекции игрушечных лягушек). Также это могут быть пока не актуальные задачи (распланировать отпуск, который будет через год) или импульсивные, сиюминутные решения (срочно купить холст с красками и начать рисовать).
Если вы видите, что выполнение задачи не принесет ощутимой пользы или удовольствия, а только отнимет время, при этом невыполнение никак не скажется на вашей жизни — это категория Д.
И вот, что у вас должно получиться:
Как видно из списка, есть три приоритетных дела:
- Созвониться с клиентом — если не созвонимся, не получим заказ.
- Вычитать текст — дедлайны близятся, клиент не ждет.
- Закинуть денег в рекламный кабинет — если реклама внезапно остановится, никто за это по головке не погладит.
Далее — пара менее важных дел, но выполнить их, тем не менее, нужно:
- Забрать куртку из химчистки — конечно, она подождет хозяина денек-другой, но вечно ждать не будет.
- Сделать коту прививку — плановую вакцинацию для котиков тоже никто не отменял.
Следом — не такие важные дела, но они могут принести пользу:
- Почистить ноут — даже если памяти еще достаточно, лучше вовремя избавляться от хлама, залежей файлов на рабочем столе и папок «Разобрать!». А то когда настанет критический момент, времени может и не быть.
Задачи, которые можно делегировать:
- Заказать торт для Оли — если вы «зашиваетесь» с делами, но торт на день рождения подруги жизненно необходим, можно попросить об услуге ваших общих друзей.
- Генеральная уборка — абсолютно точно не стоит тратить на нее единственный выходной, если вы можете вызвать клининг.
И на десерт — дела, которые с легкостью можно вычеркнуть из списка:
- Заказать стикеры с пони — они вам действительно так нужны, что вы их до сих пор не заказали? Только потратите время на выбор и поход в службу доставки, чтобы потом ими не воспользоваться.
- Посмотреть сериал, который рекомендовала Аня — чтобы не обидеть подругу, вы записали сериал в заметки, но на самом деле не любите такой жанр... Стоит ли смотреть?
После группировки задач можно приступать к следующему этапу, чтобы обозначить приоритеты еще четче.
Этап 3. Нумеруем задачи в группах
Если в каждой группе более одной задачи, надо проставить у них порядковые номера, чтобы понять, что делать в первую очередь. То есть, самая важная задача будет под номером А1, затем А2 и т. д. Когда задачи под буквой, А кончатся, приступайте к задачам с буквой Б — и так до конца списка. Задачи под буквой Д можно сразу вычеркнуть, чтобы они не мешали.
Этап 4. Выполняем задачи
Итак, порядок выполнения задач получился таким — для удобства можно зафиксировать это в своем списке:
- Вычитать текст — дедлайны горят, клиент жаждет контента для сайта.
- Созвониться с клиентом — после того, как отправлен текст существующему клиенту, нужно позвонить новому и обсудить задачи.
- Закинуть денег в рекламный кабинет — там еще осталось немного средств, но в ближайшее время нужно будет пополнить.
- Сделать коту прививку — котики важнее курток, поэтому в категории Б этот пункт первый.
- Забрать куртку из химчистки — можно, например, заехать туда после ветеринара.
- Почистить ноут — когда все дела будут сделаны.
- Заказать торт для Оли — нужно поскорее решить, кто из друзей этим займется.
- Генеральная уборка — ну, а потом можно и поискать клининг.
Приступайте к выполнению и не отвлекайтесь на второстепенные дела, пока не будут сделаны самые важные. Желательно к каждому делу проставить дедлайн с точностью до минут. Также нужно как можно скорее определить, кому можно делегировать задачи под буквой Г.
Теперь можно вычеркивать выполненные задачи по порядку. Вы великолепны!
Единственное «но» — составлять такие списки в стандартных «Заметках» на телефоне или компьютере не очень удобно. Лучше сразу делать это в подходящем приложении. Мы покажем, как удобно «расправляться» с задачами по методу АБВГД на примере таск-приложения SingularityApp.
SingularityApp — таск-менеджер для работы с хаосом
Singularity идеально подходит для работы по этому методу. Если в других приложениях нужно создавать список задач или проект, сразу устанавливая приоритет, дату и время выполнения, то здесь можно выгрузить задачи скопом — что для метода ABCDE, собственно, и нужно.
АБВГД — отличный метод для разбора входящих задач. Их удобно закинуть во Входящие (пункт «Входящие» в левом меню). Там — разметить тегами и проставить приоритеты.
Следующим шагом — распределите задачи по проектам и датам (для задач под буквами В и Д даты ставить не обязательно). Если у вас еще проектов нет — вам надо их создать.
Проекты — это папки для смыслового разделения задач: дом, работа, учеба, ремонт, свадьбы и т. д. Внутри каждого проекта могут быть задачи разных приоритетов АБВГД. Для разделения по буквам отлично подойдут теги, для каждого из которых можно указать цвет (так будет нагляднее).
В папке «Сегодня» используйте фильтр по тегу, чтобы сначала не отвлекаться, видеть и делать только задачи, А в порядке приоритетов, потом Б и так далее.
Теперь в каждом проекте рассортируйте задачи по приоритетам, назначив высокий, средний или низкий приоритет. В приложении можно автоматически сортировать задачи по приоритетам, чтобы сразу понять, за какую задачу браться в первую очередь. Особо важные задачи вы можете закрепить вверху списка.
Еще несколько полезных функций от Singularity App, которые помогут в тайм-менеджменте по технике ABCDE:
- Дата и время выполнения и/или крайний срок для каждой задачи. Если у вас есть конкретная дата дедлайна, то можно поставить ее — например, вы должны показать клиенту проект 8 июля в 12:00. А если вам просто нужно успеть сделать что-то до определенной даты, то ставьте крайний срок — например, прививку котику надо сделать до 5 августа.
- Теги — слова или краткие фразы, которые помогут ориентироваться в задачах. Например, некоторые из ваших рабочих задач находятся в списке А, а некоторые — в Б. Присвойте всем тег «работа» — когда вы кликните на него, то увидите список со всеми вашими рабочими задачами, независимо от их приоритета.
- Подзадачи с бесконечной вложенностью. Это, на самом деле очень круто и снимает много ограничений — можно создавать подзадачи, в них еще подзадачи и еще... Столько, сколько хотите! В каждой отдельно настраивается приоритет, теги, крайний срок и другие опции.
- Автоматический список «Сегодня». Очень удобно — просыпаетесь, открываете приложение и сразу видите, какие дела вам нужно сделать за день.
- Синхронизация между всеми устройствами. Если вы скачаете приложение и на компьютер, и на телефон, то сможете следить за своими планами везде, где бы ни находились. Также есть веб-версия Singularity — ее можно открывать, например, на работе. Очень удобно, ведь современный человек постоянно находится в движении и вынужден переключаться между компьютером и телефоном.
Метод АБВГД в тайм-менеджменте — один из самых удобных для первых шагов в планировании. Здорово, что он позволяет четко определить приоритеты и выстроить строгую иерархию во всех задачах. Работа по этому методу предполагает, что вы будете начинать свой день с наиболее важных дел, которые формируют ваше будущее. А это отличный способ не сходить с выбранного пути и двигаться к намеченной цели.
