Как стать эффективным: тайм-менеджмент для фрилансеров

Причин для этого — целая пачка:

• нет босса, который скажет, что именно и когда нужно делать — фрилансеру приходится самому организовывать свое рабочее время;
• гибкий график работы — кажется, что времени вагон, и теперь можно работать в любое время дня (а в итоге всё сводится либо к работе по ночам, либо к почти круглосуточной загрузке урывками и отсутствием полноценных выходных);
• прокрастинаторское «ещё успею» в сочетании с соблазнами окружающего мира: прогулки, кафешки, встречи с друзьями и прочие радости, которые хочется делать вместо работы;
• иллюзия, что работая из дома, можно успеть сделать больше дел — чаще всего это заканчивается бесконечными микропереключениями, от которых устаешь еще больше, а делаешь в итоге меньше;
• иллюзия, что можно работать где угодно — на деле же всё ещё нужно тихое уединённое место, где можно сосредоточиться;
• нестабильность загрузки: если проектов много — зашиваешься, если мало — кажется, что ты бездельничаешь.

1. Составляй список дел на день

Победа любит подготовку, а продуктивность — чёткий план задач на день. Да, списки дел не гарантируют, что ты точно выполнишь задачи, но они задают маршрут всего дня.

У фрилансеров в работе бывает несколько проектов одновременно. И лучше, когда список дел на день учитывает последовательность задач и время их выполнения. Без написанного текста не получится сверстать статью в блоге, без готового контента не запустить рекламную кампанию, без отчета о прибылях и убытках не сформировать бюджет на новый месяц.

Сколько задач планировать на день? Есть мнение, что человеческий мозг может концентрироваться лишь на 5−7 задачах — можно ориентироваться на это число. А можно последовать методу Айви Ли — он советовал выполнять всего 6 задач в день, за что получил когда-то 25 000 долларов.

Лайфхак: формулируй все задачи так, чтобы не терялся контекст. Вместо «встреча в 7» лучше писать «Встретиться с Альбертом в 19:00»

2. Декомпозируй большие проекты и задачи

Иногда большие проекты кажутся необъятным космосом, к которому непонятно, как подступиться. Если не разложить их на понятные мелкие шаги, легко угодить в круг прокрастинации: не знаю, как выполнить задачу — боюсь браться — откладываю — время идёт.

В итоге можно сорвать сроки или выдать очень посредственный результат. Не надо так.

Составляй списки дел по каждой большой задаче и проекту — они определяют конкретные шаги, раскладывают процесс работы по полочкам и заодно снижают тревожность.

3. Отделяй важное от неважного

По принципу Парето 20% деятельности приносят 80% результата. Но оставшиеся 80% дел всё-таки нельзя просто взять и выбросить: для начала неплохо определиться, всё ли в списке важно и нужно. Поможет матрица Эйзенхауэра, где мы делим задачи на 4 группы:

• Срочные и важные — делаем как можно скорее: внести правки в макет перед печатью, поправить тексты на сайте, устранить ошибку в программном коде, починить текущую батарею, в конце концов.
• Несрочные и важные — планируем их наперёд: сделать аналитику по конкурентам, обновить портфолио работ, прочитать подборку статей о налогообложении для самозанятых.
• Срочные и неважные — планируем для них конкретное время: разобрать почту, позвонить, ответить всем в рабочих в чатиках. Эти задачи лучше ограничить по времени — иначе они будут пожирать минуты, которые можно потратить на что-то более продуктивное. В эту же группу дел относят задачи, которые можно делегировать — и для них надо искать способы передать другим.
• Неважные и несрочные — храним в отдельном списке, к которому иногда обращаемся: сходить на выставку художников-передвижников, уехать на выходные в тур по Подмосковью, разобрать хлам на рабочем столе.

Чтобы убедиться, что задачу действительно стоит делать, попробуй технику 4D:

• DELETE — удаляй: это точно нужно сделать? Если нет — к чёрту такую задачу.
• DELAY — откладывай: это точно нужно сделать сейчас? Если нет — запланируй срок.
• DELEGATE — делегируй: это точно нужно сделать тебе? Если нет — отдай знакомому фрилансеру, который справится лучше и быстрее.
• DO IT — делай: если задача прошла три предыдущих фильтра, значит, её пора делать!

4. Начинай со сложного

Нам всем нравится начинать день с простых и тривиальных задач, потому что те требуют наименьших усилий. Но чтобы повысить свою эффективность, стоит делать наоборот — стартовать с самых сложных и объемных дел.

Если отложить их на вторую половину дня, есть риск потратить больше времени и своего ресурса на их завершение — потому что утром у нас всегда больше энергии. Поэтому планируй на утро самые ценные и сложные задачи, которые приближают тебя к результату — этот принцип ещё называют «лягушка по утрам».

5. Группируй работы по типу

Фрилансеры обычно взаимодействуют сразу с несколькими клиентами, и у каждого проекта есть какой-то типовой набор работ. При планировании возникает соблазн сгруппировать дела на день по клиентам: утром делаем задачи по одному клиенту, в обед — по другому, вечером — по третьему.

Гораздо эффективнее группировать задачи по типу работ. Утром — рисерч на свежую голову, в обед — аналитика, вечером — рутина. Объединив похожие дела в цепочку, мы получаем алгоритм — и благодаря этому тратим меньше времени из-за отсутствия переключений между типами работ. Для этого удобно пользоваться тегами: помечаешь рутинные дела одним тегом, а требующие большей концентрации — другим. Тогда легко их найти в пару кликов и собрать в цепочку задач.

6. Планируй время на фриланс с вечера

Просыпаясь, мы привыкли открывать смартфон и просматривать уведомления. Оп — и полчаса как ни бывало, а ничего полезного не сделано. Вместо смартфона утром — лучше выпить кофе или чая, сделать зарядку или помедитировать. И уж точно лучше не откладывать на утро планирование своего дня — это стоит сделать с вечера.

Порядок планирования примерно таков:

1. Очищаем рабочее место: убираем со стола бумаги и посторонние предметы, закрываем документы, приложения, вкладки браузера.
   
2. Оцениваем прогресс на сегодня: заглядываем в календарь и списки задач по текущим проектам. Несделанное за сегодня — переносим на завтра или назначаем этим задачам новый срок.
   

3. Планируем новый день: составляем список задач на завтра, размещаем их в нужной последовательности, прикидываем количество времени на каждую.
4. Готовим ресурсы: смотрим, что потребуется для выполнения запланированного. Если чего-то не хватает (информации, документов, мнений экспертов) — корректируем план — добавляем задачи, которые помогут это добыть.

Утром останется лишь открыть свой план на день и убедиться, что он актуальный. Если появятся какие-то новые дела — его можно просто скорректировать (и не тратить уйму времени на планирование в самые ценные утренние часы).

7. Правильно формулируй свои цели

Чтобы грамотно формулировать краткосрочные цели и добиваться результата, попробуй метод S.M.A.R.T. Согласно ему, цель должна быть:

• S — Specific (Конкретная). У цели должен быть всего один результат. Так что вместо «научиться рисовать» запиши в планировщик «пройти курс рисования для новичков».
• M — Measurable (Измеримая). Как понять, что цель достигнута? Нужны цифры: «сдать дипломную работу по академическому рисунку через полгода на пятёрку».
• A — Attainable/Assignable (Достижимая). Не слишком ли цель амбициозная? Научиться рисовать за неделю? Такое себе. Цель должна учитывать ограничения: время, знания и опыт, личный ресурс, деньги. Курс рисования для новичков с ежедневными занятиями в художественной школе — ну вряд ли. Курс для новичков онлайн с проверкой домашек дважды в неделю — уже реальнее.
• R — Relevant (Значимая). Насколько важно научиться рисовать? Если это добавит квалификации и поможет зарабатывать больше — цель значимая. Если это желание поучиться новому из-за уловок маркетологов — ну такое. Помни: одно новое занятие — это минус одно старое.
• T — Time bound (Ограниченная во времени). У цели должен быть срок, который заставит двигаться и не бросать, а в итоге — точно прийти к результату.

8. Объективно оценивай время

Когда не нужно ехать в офис, кажется, что в твоих сутках больше часов. Как ими распорядиться? Можно взять на бирже пять новых проектов вдобавок к текущей стабильной загрузке — времени ведь уйма, правда?! Но лучше грамотно спланировать свой день: учесть не только рабочие задачи, но и личные.

Оптимальное количество проектов и клиентов можно выверить только эмпирически: свой предел легко почувствовать. Особенно, если раскладывать задачи на день в календаре — так можно увидеть, сколько действительно можно успеть сделать, и не брать на себя лишнего.

9. Планируй время на паузы

Планирование рабочего времени и прочих важных дел типичного фрилансера — это здорово. Но неплохо бы запланировать и периоды отдыха, когда у тебя будет время для себя. Иначе можно весь день мечтать о вечере с книжкой. О нескольких интересных видео с Ютуба. О прогулке. Об интернет-шопинге. О лекции с пылящегося онлайн-курса. И так никогда и не добраться до них, постоянно откладывая такие дела «до завтра» или «до выходных».

Чем больше мы откладываем приятное, тем больше убеждаем мозг в том, что он никогда этого не получит. И тогда он начинает саботировать рабочий процесс, потому что хочет эти ништяки здесь и сейчас.

Чтобы отдохнуть качественно, нужно отвлечься от рутины. Мозг перезагружается, когда мы меняем окружение и выполняем непривычные, но приятные задачи. Самый простой способ отвлечься — поездка: в ней мы часто забываем про повседневный стресс и тревожные мысли, концентрируясь на впечатлениях.

Если частые поездки куда-то — роскошь, катайся на велике или гуляй по улицам города и в парках. Прогулка или сеанс медитации повышают продуктивность больше, чем простой перерыв на кофе. Типы перерывов стоит чередовать — тогда ты будешь ждать их с нетерпением и действительно перезагружать мозг.

Лайфхак: запланируй раз в неделю никсен — время для осознанного ничегонеделания и пустоты в голове, которое практикуют голландцы. Для этого нужно:

1. Выбрать день недели и конкретное время, когда ты ничего не будешь делать.
2. Создать среду: убрать гаджеты, устроиться поудобнее на диване или возле окна или отправиться на прогулку в парк (чур без телефона и музыки!).
3. Не пугаться, если мозг будет сопротивляться: первое время он попытается заставить тебя включить сериал, сделать что-то полезное по дому или послушать аудиокнигу фоном — дай ему обещание сделать всё это через 30 минут, а сам — наслаждайся бездельем.

10. Планируй время на каждую задачу

Фрилансеры — вольные пташки, которые обычно живут в двух состояниях:

1. могут работать столько, сколько захотят;
   
2. могут работать столько, сколько придётся, чтобы успеть к дедлайну.
   

Чтобы у тебя всё-таки был первый вариант, неплохо планировать время на каждую задачу и общее время на работу за день. Такой подход помогает объективно оценивать трудозатраты и адекватно составлять твоё расписание. Например, если ты хочешь работать не 8, а всего 5 часов в день, а на конкретную задачу придется потратить 10 часов — за один день ты точно не успеешь её выполнить.

Для такого планирования лучше всего подходит календарь: в нем визуально видны временные слоты, и уже не получится «впихнуть невпихуемое» в свой день.

Главное здесь — помнить, что по закону Паркинсона работа занимает всё отведённое на неё время. Это значит, что если ты планируешь работать над задачей весь день — то и просидишь с ней весь день (или дольше). А если запланируешь справиться за 5 часов — есть шанс справиться именно за столько.

11. Отслеживай время

Поначалу идея отслеживать время для фрилансеров может показаться непривлекательной — ещё бы, эта практика может раскрыть неприглядные истины об их привычках в течение дня: здесь полчаса на бездумное залипание в соцсетях, там — лишний час на рисёрч из-за интересной ленты новостей, а тут — 2 часа на 2 страницы текста, хотя хотелось написать все 6. Но как только начинаешь отслеживать время, сразу не хочется расходовать его на что попало.

Фрилансеры часто берут в работу несколько проектов, и чем их больше — тем важнее оценивать своё рабочее время на каждый. Даже если для расчета стоимости работ ты не используешь почасовую ставку, а выставляешь клиенту счёт за объём работы — знать свои затраченное время полезно. Хотя бы для того, чтобы соотнести, сколько именно ресурса ушло на проект и точно ли он стоил этих денег. А ещё эта практика пригодится, чтобы делать более адекватные оценки по срокам реализации похожих проектов.

Поначалу идея отслеживать время для фрилансеров может показаться непривлекательной — ещё бы, эта практика может раскрыть неприглядные истины об их привычках в течение дня: здесь полчаса на бездумное залипание в соцсетях, там — лишний час на рисёрч из-за интересной ленты новостей, а тут — 2 часа на 2 страницы текста, хотя хотелось написать все 6. Но как только начинаешь отслеживать время, сразу не хочется расходовать его на что попало.

Фрилансеры часто берут в работу несколько проектов, и чем их больше — тем важнее оценивать своё рабочее время на каждый. Даже если для расчета стоимости работ ты не используешь почасовую ставку, а выставляешь клиенту счёт за объём работы — знать свои затраченное время полезно. Хотя бы для того, чтобы соотнести, сколько именно ресурса ушло на проект и точно ли он стоил этих денег. А ещё эта практика пригодится, чтобы делать более адекватные оценки по срокам реализации похожих проектов.

Отслеживать время можно с помощью таймера Помодоро: запланируй в чек-листе к конкретной задаче интервалы и отмечай их по мере работы. Заодно ты узнаешь, сколько именно помидорок тебе требуется на ту или иную задачу.

12. Не отвлекайся на шелуху

Нам нравится думать, что мы можем делать несколько дел одновременно, но такой график работы заставляет мозг постоянно переключаться — а это влияет на его производительность. Эксперты говорят, что требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы снова сосредоточиться на задаче после того, как ты отвлекся на что-то другое.

Всё так, но фрилансеры часами сидят за ноутбуками и могут не замечать, как в рабочие дела вклиниваются другие: чатики с друзьями и близкими, комментарии к читаемым статьям, чтение материалов не по теме (но очень интересных!), постинг в соцсети и параллельное залипание там на чужом контенте.

Вместо такой вот «многозадачности» — сосредоточься на чем-то одном. Если нужно написать статью — набросай план, потом сделай перерыв: в это время можно переключиться на что-то ещё: проверку почты, чатики, соцсети, мелкие срочные задачи. Только обязательно ограничь такой перерыв по времени. А после — возвращайся к текущей задаче.

Здесь тоже здорово пригодится таймер Помодоро: когда сосредоточенно работаешь над задачей во время «помидорного» интервала, не хочется отвлекаться на другие дела — потому что точно знаешь, что доберешься до них позже.

А если в этот период появится какая-то отвлеченная идея или мысль — её можно просто записать и продолжить работу над задачей. Например, с помощью быстрых виджетов SingularityApp или Telegram-бота.

13. Работай в пики активности

Работа на фрилансе хороша тем, что ты можешь самостоятельно определять порядок задач и время своей активности. С утра мы бодрее, чем вечером, поэтому первый пик активности обычно случается именно утром. Это время лучше всего отдать срочным и важным задачам. Время после обеда — для неважных и срочных дел: телефонных звонков, аналитики, рутины и несложных заданий, которые можно делать почти на автомате.

14. Управляй прокрастинацией

Прокрастинация для фрилансеров — такая же частая история, как утренняя планерка для офисного сотрудника :) Иногда она врывается в распорядок дня и доставляет кучу неприятностей: важные задачи простаивают, а чувство вины покусывает изнутри. Хорошие новости: прокрастинацией можно управлять.

Структурная прокрастинация — это практика откладывать запланированное, делая вместо него что-то другое, не менее важное и полезное. В случае с обычной прокрастинацией мы выбираем бегство от задачи в видеоигры, книжки, соцсети, видео на Ютубе и прочие дофаминовые радости. Здесь — мы просто выбираем из списка дел какое-то другое, на которое сейчас готовы переключиться. И не испытываем угрызений совести, потому что такое отклонение от плана — это часть нашего плана.

15. Ограничивай рабочее время для клиентов

Когда ты фрилансер, то всем вокруг кажется, что твоё рабочее время — резиновое. Тебе можно написать утром, днём и даже поздней ночью: не вставать же тебе к 7 утра в офис, потерпишь.

Одна из крайне полезных вещей — временные рамки. Особенно для клиентов из других часовых поясов. Договорись с ними на берегу, когда тебя можно беспокоить по рабочим вопросам, а когда нельзя. Такой подход резко сократит количество ночных доработок и переработок под энергетики и кофе.

Напоследок. Если всё пошло не так

Даже если мы, как самые прошаренные в тайм-менеджменте фрилансеры, спланируем свой день по этим правилам, иногда всё может пойти не так. Мы можем заболеть и стать на время неработоспособными, лежа с градусником подмышкой. Можем потерять кого-то из близких и быть не готовым к работе какое-то время. В конце концов, мы можем ухватить горящую путевку за бесценок и наутро умчаться на край света — фрилансеры же!

Что делать, если такие неожиданности вдруг произошли?

1. Поговорить с клиентами. Когда речь идет о сроках, юлить не стоит, ведь на тебя рассчитывают. И чем раньше ты сообщишь, что сроки сдвигаются, тем благодарнее будут клиенты.
   
2. Не уходить в тишину. Когда всё идёт не по плану, проще всего отмолчаться и ждать, когда разгневанный клиент выльет на тебя ушат помоев. Не надо так. Лучше сразу честно сказать, что не можешь завершить работу в срок и предложить альтернативы: либо сделать меньший объём сейчас, либо сдвинуть дату сдачи, либо помочь найти другого исполнителя.
   
3. Быть честным. Не придумывай, что у тебя похороны четвероюродного племянника твоей троюродной тёти, есть риск потом засветить фотки на пляже в соцсетях. Лучше честно сказать, потому переносишь сроки — так меньше шансов потерять доверие клиента.
   
4. Отсортировать задачи. Когда на время выпадаешь из рабочего графика, задачи копятся. Поэтому по возвращении первым делом стоит их перебрать и решить, какие отложить — можно, а какие — нет. Для этого, например, в SingularityApp есть классный режим «Проверка», с которым «перетряхнуть» проекты проще простого.
5. Не пускаться во все тяжкие. Как только кризис или отпуск миновали, есть соблазн начать впахивать, чтобы наверстать упущенное. Осторожнее: так можно выдать посредственный, но быстрый результат, за который тебе вряд ли скажут спасибо. Спланируй последовательность задач и выполняй их по одной, но сразу круто.

Успехов в тайм-менеджменте :)