Кажется, дело не только в списке задач, а в том, как именно вы распоряжаетесь часами и минутами. Письмо пишется между звонками, важный документ — в перерывах между мессенджерами, а обед затягивается на полдня просто потому, что вы не поставили границы.
В этой статье расскажем, что такое блокирование времени, кому оно подойдёт, как правильно составить тайм-блоки и не сорваться уже на третий день. А ещё поделимся примерами и лайфхаками, чтобы вы могли внедрить технику без лишнего стресса.
- Что такое блокирование времени
- Преимущества временных блоков
- Кому подходит метод тайм-блоков
- Какими могут быть временные блоки: несколько идей
- Блокировка времени в планировщике
- Как использовать временные блоки в тайм-менеджменте
- Полезные приемы
Что такое блокирование времени
Техника временных блоков (time blocking) — это методика тайм-менеджмента, которая заключается в резервировании временных интервалов (тайм-блоков) под конкретные задачи и виды деятельности. Например, когда вы планируете с 9 до 10 гулять, а с 10 до 11 заниматься уборкой, вы, соответственно, создаете блоки «Прогулка» и «Уборка».
Блоки времени могут быть как элементами расписания, так и самостоятельными элементами. В последнем случае их добавляют в список дел наряду с обычными делами:
Блокировка времени привносит в ваш тайм-менеджмент еще больше порядка и контроля. С ее помощью вы как бы собираете «разбросанные» по списку дела и складываете их в отдельные подписанные «коробочки». Такие «коробочки» упрощают поиск задач, их планирование и выполнение.
Кроме того, группируя схожие дела в блоки, вы избавляетесь от ненужных переключений. Например, если вы объедините звонки в один блок, вам нужно будет всего один раз взять в руки телефон и всего один раз настроиться на общение. Такой подход значительно повышает эффективность работы.
Преимущества временных блоков
Когда вы начинаете использовать тайм-блокинг, постепенно меняется не только расписание, но и отношение ко времени. День уже не кажется бесформенным потоком задач — появляется структура, ритм, границы. Давайте рассмотрим, с какими трудностями помогает справиться этот подход и что в нём может быть полезного именно для вас:
- Наводит порядок в делах и голове. Когда у каждой задачи есть своё место в расписании, не приходится судорожно вспоминать, что делать дальше. Нет чувства хаоса — вы точно знаете, во сколько сядете за презентацию, когда ответите на письма и в какое время свободны. Это снижает тревожность и даёт ощущение контроля.
- Помогает сосредоточиться и меньше переключаться. Обычно мы перескакиваем с задачи на задачу, не успевая как следует вникнуть ни в одну. Time blocking предлагает другой подход: вы заранее «упаковываете» однотипные дела в блок и занимаетесь только ими. Так проще погрузиться в работу, меньше соблазна отвлечься, а мозг меньше устает от постоянных переключений.
- Защищает от чужих приоритетов. Когда в календаре видно, что у вас на это время запланирована работа, проще отказать от случайных звонков, встреч и срочных «разговоров на минутку». Блок времени становится чем-то вроде договорённости с собой — и с другими.
- Позволяет объективно оценивать нагрузку. Иногда задач вроде бы немного, но по времени они занимают весь день. Или наоборот — кажется, что день забит под завязку, а на деле всё вполне выполнимо за пару часов. Метод блокировки времени помогает увидеть, сколько времени уходит на каждое дело, и не брать на себя больше, чем сможете успеть.
- Учит планировать не только работу, но и отдых. Вместо того чтобы отдыхать, когда получится, вы прямо в расписании закладываете время на обед, прогулку, отдых. Это помогает не выгорать и сохранять энергию в течение дня. Отдых становится не наградой за подвиг, а обычной частью дня.
Кому подходит метод тайм-блоков
Метод временных блоков — гибкий инструмент. Он полезен тем, у кого нет фиксированного расписания: фрилансерам, предпринимателям, руководителям. Когда задач много и все разные, блокировка времени помогает выстроить приоритеты и не утонуть в мелочах. Отдельный блок под стратегические задачи — и они больше не теряются в потоке срочности.
Подходит методика студентам и специалистам с гибким графиком. Она помогает структурировать учебу, работу над проектами, подготовку к экзаменам — всё, что сложно вписать в строгий режим. Удобно и то, что можно выделить время на восстановление: спорт, хобби, встречи.
Если же ваш день полностью расписан извне — например, состоит из подряд идущих встреч или смен по графику — внедрять методику тайм-блокинга сложнее. Но даже в таких условиях можно найти точки применения: например, заранее закладывать короткие интервалы на передышку или подготовку к задачам, которые требуют концентрации.
Какими могут быть временные блоки: несколько идей
Тайм-блокинг — это очень гибкий метод, который можно приспособить для любых целей и задач. Ниже перечислены некоторые популярные виды блоков, которые чаще всего используются в тайм-менеджменте.
- Специализированные блоки. Блоки, отведенные для определенных занятий или видов деятельности. Например: работа, дела по дому, занятия спортом, хобби, саморазвитие, чтение, прогулка и т. д. Если какое-то занятие занимает заметную часть вашего времени, стоит подумать о создании для него отдельного блока.
- Целевые блоки. Ежедневные блоки, предназначенные для отдельных целей или проектов. Например: работа над книгой, создание своего сайта, ремонт. Целевые блоки делают движение к цели постоянным и непрерывным.
- Час для себя («час силы», «закрытый час»). Блок, предназначенный для задач и занятий, которые сильнее всего влияют на успех в жизни или профессии. Например, если вы фрилансер, такими занятиями для вас могут быть ведение профессионального блога и наполнение портфолио. «Час силы» ставят в самое начало дня (до выполнения остальных задач), жестко фиксируют в расписании и никогда не сдвигают.
- Утренний блок, вечерний блок. В эти блоки входят дела, которые вы делаете каждое утро или каждый вечер: заправить кровать, расстелить кровать, сделать зарядку, принять душ и т. д. Эти блоки совместимы с любыми системами тайм-менеджмента.
- Буферные блоки («зеленые зоны», «окна»). Промежутки времени, на которые ничего не запланировано. Они помогают справиться с непредвиденными делами, не перекраивая при этом все расписание.
- Блоки отдыха. Промежутки от 15 минут до часа, предназначенные для своевременного восстановления сил. Самый популярный блок отдыха, который есть почти у каждого — это обеденный перерыв.
- Блоки тайм-менеджмента. Предназначены для поддержания планов в актуальном состоянии. В рамках этих блоков вы ставите перед собой новые задачи, подводите итоги и корректируете планы. В самом простом случае таким блоком будет ежедневная задача «составить список дел на день».
Блокировка времени в планировщике
В современном планировщике работу с тайм-блоками можно реализовать тремя способами: с помощью тегов, чек-листов и проектов.
- Теги. Создайте для каждого блока свой тег и помечайте им задачи, которые относятся к этому блоку. Например, задача «Помыть посуду» будет помечена тегом «Уборка», а задача «Позвонить клиенту» — тегом «Работа». Приступая к блоку, кликните по тегу: в списке останутся только нужные вам сейчас дела.
- Чек-листы. Регулярные блоки, которые состоят из одних и тех же дел, удобно оформлять в виде задач с чек-листом. Например, вот так может выглядеть утренний блок в вашем списке:
- Проекты. Создайте для блока отдельный проект и складывайте в него соответствующие задачи. Вариант актуален для целей и тех занятий, которые вы хотите отделить от основного списка дел.
Как использовать временные блоки в тайм-менеджменте
Чтобы методика работала, важно уметь выстраивать их под свой день. Вот базовая схема, с которой удобно начать:
Шаг 1. Составьте список дел
Перед тем как заполнять календарь, соберите все задачи в одном месте. В SingularityApp это удобно сделать в инбоксе (входящие).
Шаг 2. Примерно укажите, сколько времени займёт каждая задача
Сначала приблизительно. Главное — не недооценить. С опытом вы научитесь точнее рассчитывать время. В SingularityApp можно сразу указать длительность у задачи.
Шаг 3. Добавьте буферы для неожиданных дел и передышек
Не ставьте блоки вплотную. Оставьте немного воздуха — на срочные звонки, кофе или просто паузы между задачами. Создайте отдельные блоки «Зеленая зона» и обозначить их цветом, чтобы видеть, где начинается перерыв.
Шаг 4. В течение дня следуйте расписанию и корректируйте его
Не бойтесь сдвигать блоки — это нормально. В конце дня посмотрите, что получилось выполнить, а что нет.
Полезные приемы
- «Помидорные блоки». Продолжительность блоков можно планировать не в часах, а в помидорах. Например, на утренний блок можно отвести 1 помидор, на домашние дела — 2 помидора, на работу — 8 помидоров и т. д. Такой подход дает несколько преимуществ:
- Вы приводите блоки к единому и понятному стандарту.
- Во время работы вам не нужно постоянно смотреть на часы, поскольку «помидорный» таймер сам оповестит вас об окончании блока.
- Вы органично сочетаете работу с отдыхом, уже предусмотренным «помидорной» техникой.
- Блочное расписание. Из блоков удобно составлять постоянное расписание на день или даже на неделю. Сами блоки у нас обычно не меняются: меняются только составляющие их задачи.
- Подблоки. Тайм-блоки можно делить на части, посвященные разным задачам. Например, в рамках блока «Работа» можно выделить блок планирования, клиентский блок, блок отчетов или блоки отдельных проектов. Подблоки помогают лучше контролировать время и более эффективно распределить его между задачами.
- Очередность задач. Для некоторых блоков полезно задать жесткую очередность задач. Например, для блока «Дела по дому» очередность может быть такой:
Ежедневные дела → Еженедельные дела → Улучшения и мелкий ремонт
В самом начале вы выполняете дела из первой очереди, не обращая внимания на остальные задачи. Если первоочередные задачи закончились, вы переходите к делам из второй очереди, потом к делам из третьей очереди и т. д. Техника очередности помогает расставлять приоритеты в работе и избегать образования «завалов».
