Техника временных блоков. Наводим в тайм-менеджменте порядок

6 техник управления временем

чтобы прийти к work-life balance

Блоки времени могут быть как элементами расписания, так и самостоятельными элементами. В последнем случае их добавляют в список дел наряду с обычными делами:

Блокировка времени привносит в ваш тайм-менеджмент еще больше порядка и контроля. С ее помощью вы как бы собираете «разбросанные» по списку дела и складываете их в отдельные подписанные «коробочки». Такие «коробочки» упрощают поиск задач, их планирование и выполнение.

Кроме того, группируя схожие дела в блоки, вы избавляетесь от ненужных переключений. Например, если вы объедините звонки в один блок, вам нужно будет всего один раз взять в руки телефон и всего один раз настроиться на общение. Такой подход значительно повышает эффективность работы.

Какими могут быть временные блоки: несколько идей#

Отличие цели от задачи

В чем разница между ними и почему важно их не путать

Тайм-блокинг — это очень гибкий метод, который можно приспособить для любых целей и задач. Ниже перечислены некоторые популярные виды блоков, которые чаще всего используются в тайм-менеджменте.

1. Специализированные блоки. Блоки, отведенные для определенных занятий или видов деятельности. Например: работа, дела по дому, занятия спортом, хобби, саморазвитие, чтение, прогулка и т. д. Если какое-то занятие занимает заметную часть вашего времени, стоит подумать о создании для него отдельного блока.
2. Целевые блоки. Ежедневные блоки, предназначенные для отдельных целей или проектов. Например: работа над книгой, создание своего сайта, ремонт. Целевые блоки делают движение к цели постоянным и непрерывным.
3. Час для себя («час силы», «закрытый час»). Блок, предназначенный для задач и занятий, которые сильнее всего влияют на успех в жизни или профессии. Например, если вы фрилансер, такими занятиями для вас могут быть ведение профессионального блога и наполнение портфолио. «Час силы» ставят в самое начало дня (до выполнения остальных задач), жестко фиксируют в расписании и никогда не сдвигают.
   
   
   
4. Утренний блок, вечерний блок. В эти блоки входят дела, которые вы делаете каждое утро или каждый вечер: заправить кровать, расстелить кровать, сделать зарядку, принять душ и т. д. Эти блоки совместимы с любыми системами тайм-менеджмента.
5. Буферные блоки («зеленые зоны», «окна»). Промежутки времени, на которые ничего не запланировано. Они помогают справиться с непредвиденными делами, не перекраивая при этом все расписание.
   
   
   
6. Блоки отдыха. Промежутки от 15 минут до часа, предназначенные для своевременного восстановления сил. Самый популярный блок отдыха, который есть почти у каждого — это обеденный перерыв.
7. Блоки тайм-менеджмента. Предназначены для поддержания планов в актуальном состоянии. В рамках этих блоков вы ставите перед собой новые задачи, подводите итоги и корректируете планы. В самом простом случае таким блоком будет ежедневная задача «составить список дел на день».

Блокировка времени в планировщике#

Блочное планирование

Как создать распорядок дня с помощью тегов

В современном планировщике работу с тайм-блоками можно реализовать тремя способами: с помощью тегов, чек-листов и проектов.

1. Теги. Создайте для каждого блока свой тег и помечайте им задачи, которые относятся к этому блоку. Например, задача «Помыть посуду» будет помечена тегом «Уборка», а задача «Позвонить клиенту» — тегом «Работа». Приступая к блоку, кликните по тегу: в списке останутся только нужные вам сейчас дела.
   
   
   
2. Чек-листы. Регулярные блоки, которые состоят из одних и тех же дел, удобно оформлять в виде задач с чек-листом. Например, вот так может выглядеть утренний блок в вашем списке:
   
   
   
3. Проекты. Создайте для блока отдельный проект и складывайте в него соответствующие задачи. Вариант актуален для целей и тех занятий, которые вы хотите отделить от основного списка дел.
   
   
   

Полезные приемы

Метод Помодоро

самая сочная техника повышения продуктивности

1. «Помидорные блоки». Продолжительность блоков можно планировать не в часах, а в помидорах. Например, на утренний блок можно отвести 1 помидор, на домашние дела — 2 помидора, на работу — 8 помидоров и т. д. Такой подход дает несколько преимуществ:
   • Вы приводите блоки к единому и понятному стандарту.
   • Во время работы вам не нужно постоянно смотреть на часы, поскольку «помидорный» таймер сам оповестит вас об окончании блока.
   • Вы органично сочетаете работу с отдыхом, уже предусмотренным «помидорной» техникой.
2. Блочное расписание. Из блоков удобно составлять постоянное расписание на день или даже на неделю. Сами блоки у нас обычно не меняются: меняются только составляющие их задачи.
   
   
   
3. Подблоки. Тайм-блоки можно делить на части, посвященные разным задачам. Например, в рамках блока «Работа» можно выделить блок планирования, клиентский блок, блок отчетов или блоки отдельных проектов. Подблоки помогают лучше контролировать время и более эффективно распределить его между задачами.
4. Очередность задач. Для некоторых блоков полезно задать жесткую очередность задач. Например, для блока «Дела по дому» очередность может быть такой:
   Ежедневные дела → Еженедельные дела → Улучшения и мелкий ремонт
   
   
   В самом начале вы выполняете дела из первой очереди, не обращая внимания на остальные задачи. Если первоочередные задачи закончились, вы переходите к делам из второй очереди, потом к делам из третьей очереди и т. д. Техника очередности помогает расставлять приоритеты в работе и избегать образования «завалов».