Если вам интересен подробный разбор методики, посмотрите статью «Техника хронометража». Здесь же я расскажу про свой личный опыт, как хронометраж работает на практике и с какими трудностями я столкнулся.
- История о том, как на новой должности у меня возникли проблемы
- Важность рабочего хронометража
- 8 простых этапов рабочего хронометража
- Как я использовал хронометраж работы в первый раз
- 3 способа ведения записей рабочего хронометража
- Анализ результатов хронометража рабочего времени
- Трудности, с которыми я столкнулся
- Трекинг или электронный хронометраж
- Заключение
История о том, как на новой должности у меня возникли проблемы #
До сентября 2017 года у меня было все хорошо: работал начальником участка и все успевал, несмотря на то, что в подчинении было 30 человек абсолютно различных специальностей: токари, сантехники, сварщики, электромеханики, наладчики. Успевал выполнять свои обязанности и заниматься саморазвитием: читать книги, писать статьи и проводить семинары. Все благодаря тому, что я с 2011 года практикую тайм-менеджмент, изучаю методики, пробую на себе и даже придумываю свои.
В сентябре 2017 случилось событие, которое все изменило: мне предложили должность главного энергетика. Ничего не подозревая, я согласился. За два года до моего назначения сменилось семь энергетиков: приходили, что-то меняли и уходили. Это был хаос.
Сначала я работал как обычно, выполнял задачи, которые должен выполнять главный энергетик, но постепенно количество задач росло; я начал работать интенсивнее, меньше времени тратить на разговоры, соцсети и обдумывание — просто работал. Работал. И снова работал. Сначала это помогло.
Но появлялись новые проекты, и число задач снова увеличивалось. Я ощущал себя хомяком в колесе. Стал раздражительнее — как на работе, так и дома. Руководитель молчал, но я чувствовал, как нарастает давление, и понимал, что либо меня уволят, либо мне придется уйти самому.
Решение пришло неожиданно. Разбирая бумаги в тумбочке, я нашел блокнот с хронометражем рабочего времени, который проводил за три года до этого, когда столкнулся с похожими проблемами как начальник участка. И провел его снова.
После просмотра записей понял, от каких задач нужно избавиться совсем, а какие — вернуть хозяевам. Часть задач, которые я выполнял, должен был выполнять один из инженеров. В итоге я вышел из пике, завершил несколько проектов и смог снова писать статьи и проводить семинары.
Сегодня расскажу об инструменте, который мне помог, — о хронометраже работы.
Важность рабочего хронометража #
Начнем мы с отца-основателя тайм-менеджмента, Стивена Кови. Наверняка многие из вас видели его известный ролик о камнях и гальке. Если не смотрели — посмотрите, это классика тайм-менеджмента. Смысл видео в том, что сначала нужно спланировать самое важное.
Стивен Кови был мудрым человеком, но он рано закончил презентацию. В жизни все бывает иначе. Когда вы сложили большие камни и засыпали оставшееся место галькой, жизнь подкидывает вам еще один камень. И вам нужно решить, что с ним делать, как его запихнуть в чашку.
Представьте, вы распланировали день или неделю, но как только закончили, приходит ребенок со словами: «Мам, у меня, кажется, температура» или «Пап, я, кажется, подвернул ногу на тренировке». Или сообщают, что произошла авария на производстве, или приехала комиссия из головного офиса. Или важный клиент написал, что отказывается от ваших услуг. И нужно уместить решение новой задачи (ага, задачи... Задачищи!!!) в план дня. Как это сделать? У нас есть несколько вариантов:
- Выкинуть часть гальки, то есть не очень нужные задачи.
- Отдать часть гальки, то есть делегировать задачи.
- Не планировать свой день полностью, а оставлять буферное время — заранее выкинуть или отдать часть гальки.
Большинство из нас выбирает четвертый вариант: мы переносим задачи на следующий день, потом — на следующий. В результате они копятся, а день всегда заполнен под завязку.
Проблема в том, что в этом завале задач мы теряем контроль над собой и начинаем суетиться. Не знаем, за что схватиться, и делаем все подряд. Заполняем день камнями, галькой, песком, водой — чем угодно, лишь бы делать, — а на следующий день даже не помним, что было в нашей чаше. Нам кажется, что там очень важные задачи, а на самом деле там может быть одна галька или даже песок.
Хронометраж выполненной работы поможет посмотреть со стороны и определить, чем же вы на самом деле занимались и насколько это важно для вас. А главное — освободить свое время для важных и непредвиденных задач.
8 простых этапов рабочего хронометража #
Хронометраж выполнения работы — это поминутная запись ваших действий на работе. В классических книгах по тайм-менеджменту этой технике посвящались большие главы. Сейчас этого нет, потому что о нём скучно читать и его скучно проводить.
Да, для записи своих действий потребуется усилие и дисциплина, но провести хронометраж рабочего времени совсем не сложно — всего 8 шагов:
- Понять, что вы «зашиваетесь» и нужно что-то делать, как минимум провести анализ.
- Решиться на хронометраж.
- Подготовиться.
- Провести замеры.
- Проанализировать.
- Сделать выводы.
- Составить план действий.
- Действовать.
Подробнее об этапах читайте в статье «Техника хронометража» — там полностью разобрана методика.
Как я использовал хронометраж работы в первый раз #
В 2014 году я сменил работу: ушёл с должности начальника ремонтного участка и устроился на ту же должность в другой организации.
Сначала всё было хорошо. Чуть больше подчинённых, чуть требовательнее руководство, чуть другое оборудование, чуть больше обязанностей. И я работал в прежнем режиме. Но со временем из-за этого «чуть» задачи стали копиться.
Угадайте, как я поступил? Нет, не провел хронометраж рабочего времени, а, как большинство, стал работать больше. Проблема ненадолго отступила, но через некоторое время подросла и вернулась. Я понял, что пора что-то делать. И вот тогда решил провести хронометраж выполненной работы:
- Купил блокнот.
- Хронометрировал свою работу в течение четырёх недель.
- Проанализировал и понял, что трачу час в день на поиск автопогрузчика для своих нужд — что-то привезти или отвезти.
Я передал эти обязанности бригадирам и сэкономил час своего времени. А заодно — ещё и время других руководителей, которых я отвлекал. То есть сделал выводы, составил план действий и реализовал.
3 способа ведения записей рабочего хронометража #
Выбор способа ведения хронометража зависит от ваших предпочтений, рабочего контекста и удобства. Рассмотрим три основных метода, их преимущества и недостатки.
1. Блокнот и ручка #
Простой и доступный метод, который не требует ничего, кроме блокнота и ручки. Вы записываете время и задачи вручную.
✅ Плюсы:
- Не требует освоения новых технологий и подготовки.
- Работает везде, независимо от интернета, батареи или наличия компьютера.
- Гибкость в формате записей — можно делать пометки, рисовать схемы, добавлять заметки.
❌ Минусы:
- Может занимать больше времени из-за ручного ввода.
- Трудно систематизировать и анализировать данные — придется переносить их в таблицу или цифровой формат.
- Бумага может потеряться, намокнуть или быть испорчена.
📌 Подходит для:
- Работы «в полях», когда цифровые устройства недоступны.
- Людей, которым важно тактильное восприятие информации.
2. Бланк хронометража рабочего времени #
Структурированный метод для наглядного анализа — вы заранее создаете удобный шаблон, где расписываете временные интервалы и типы задач.
✅ Плюсы:
- Дает четкую структуру: время, вид деятельности, дополнительные пометки.
- Можно сразу использовать цветовую маркировку для разных категорий задач.
- Упрощает анализ — данные легко свести в диаграммы, найти закономерности, если использовать электронный шаблон.
- Можно использовать как в бумажном, так и в электронном виде.
❌ Минусы:
- Требует подготовки — нужно заранее создать бланк (и распечатать его, если планируете заполнять вручную).
- В ручном формате все равно остается неудобство записи и последующего анализа.
- Не всегда удобно носить с собой.
📌 Подходит для:
- Тех, кто хочет наглядности, но пока не готов к полному переходу на цифровые инструменты.
- Офисных работников, которые могут заполнять бланк в течение дня.
Ребята из Сингулярити подготовили для вас шаблон хронометража рабочего времени. Вам нужно создать копию шаблона, чтобы использовать его.
3. Электронные трекеры и приложения #
Современные приложения позволяют вести учет времени с минимальными усилиями. Можно использовать таймеры, синхронизацию с календарем и отчетность.
✅ Плюсы:
- Упрощает процесс — не нужно записывать вручную.
- Можно быстро переключаться между задачами в одно нажатие.
- Автоматически собирает статистику, показывает графики, позволяет делать аналитику.
- Доступен на всех устройствах — телефон, планшет, компьютер.
- Позволяет синхронизироваться с календарями.
❌ Минусы:
- Нужно освоить программу и привыкнуть к ее использованию.
- Некоторые приложения требуют подписки или имеют ограничения в бесплатной версии.
- Могут быть отвлекающие факторы в виде уведомлений или зависания программы.
📌 Подходит для:
- Людей, привыкших работать в цифровой среде.
- Тех, кто хочет автоматизировать процесс и получать аналитику без лишних усилий.
- Работы в офисе, удаленной работы, фрилансеров, менеджеров проектов.
Я предпочитаю бумажный вариант. Первый раз делал записи в блокноте. Второй раз — составил в Excel бланк хронометража работы, распечатал и заполнил.
Анализ результатов хронометража рабочего времени #
После того, как хронометраж проведён, нужно его проанализировать. Все основные способы анализа подробно разобраны в статье «Техника хронометража».
Я делал анализ на бумаге, поэтому алгоритм следующий:
1. Занесите все данные в таблицу #
В таблице пять рабочих недель — именно столько я проводил замеры во второй раз. Каждый день состоит из трех столбцов: время, цифра 15 (пятнадцатиминутный интервал для подсчёта) и выполняемая задача.
2. Закрасьте задачи разными цветами и проанализируйте #
Мои задачи у меня помечены зелёным. Например, написание служебных записок или проект по разбору бумаг.
Чужие задачи у меня помечены красным. Например, составление плана ремонтных работ — это должен делать инженер.
Задачи, которые можно делегировать, у меня помечены жёлтым. Их у меня мало — чтобы делегировать, нужно самому это уметь, а я пока не умею.
Необязательные задачи у меня помечены оранжевым — это задачи, которые имеют ко мне косвенное отношение. Например, при переносе комнаты оперативного персонала я занимался планировкой. В принципе, мне не обязательно в это вникать, но рабочее место моего персонала всё же меня касается.
Непродуктивная трата времени у меня помечена голубым. В основном это интернет.
Белым цветом у меня помечены разговоры и совещания. В среднем у меня уходило 3 часа на чужие задачи — как чужие их определил я.
Пометив задачи цветом, можно уже избавляться от красных и жёлтых. Но я из любопытства рассчитал, сколько в процентах времени отнимает каждый тип задач. Хотя это уже лишнее.
3. Начните избавляться от лишнего #
Это можно сделать двумя способами: либо убирать повторяющиеся задачи, либо самые крупные. Я сначала выбрал второй вариант.
Ремонт оборудования на другой площадке отнимал у меня много времени на дорогу. И вообще, это технически не моя задача. Выкинуть сложно, а нести не хочется. После хронометража я нашел компромиссное решение: не нужно ездить, нужно, чтобы оборудование везли к нам на завод. Так я сэкономил минимум 2 часа в месяц.
Затем я использовал первый вариант — перегрузил часть задач на инженера. Он, конечно же, взвыл, но решение было абсолютно справедливым. После этих манипуляций у меня освободилось время.
4. Определите соотношение проектов и процессов #
Процессы — это периодические задачи. Например, я ежемесячно составляю отчёт по электроэнергии, газу и воде. Это — процесс. Процессы нужно измерить и описать, а потом стараться делать быстрее и/или делегировать.
Проекты — это уникальные крупные задачи. Например, для того, чтобы нормально работать, мне нужно разобрать все бумаги и упорядочить их так, как удобно мне, чтобы я мог быстро найти нужный документ или инструкцию. Это — проект.
Проекты нужно планировать, а затем сохранять их результаты. Например, в проекте по разбору бумаг я составил простенький план и в течение месяца уделял этому в среднем по часу в день. Теперь система останется тому, кто придёт после меня.
Для анализа соотношения проектов и процессов я продублировал таблицу и раскрасил другими цветами: проекты — синим, процессы — зелёным, разовые задачи — жёлтым.
5. Перегруппируйте задачи внутри дня #
Если вы внимательно посмотрите на мою таблицу, то увидите, что задачи — чередуются, цвета — меняются, на задачу уходит 15–30 минут. Это неправильно. Переключения отнимают время.
Идеально, когда сначала выполняются проекты, потом — процессы, или наоборот. Те дни, когда у меня получалось так организовать работу, оказывались самыми продуктивными. В конце дня я чувствовал не раздражение, а приятную усталость.
Утром я распределял задачи в подразделении, выполнял несколько мелких рутинных процессов: согласовывал заявки, отвечал на почту — то, на чём не нужно серьёзно концентрироваться, затем шел на совещание. После совещания начинал работать по одному проекту.
Благодаря хронометражу рабочего времени вы видите, что ваш день забит под завязку, и добавить новый проект можно только закончив старый, а новый процесс — только удалив старый.
Эту таблицу вы можете составить за 5 минут, а вот заполнять и анализировать её, конечно, дольше. Но это время окупится.
Трудности, с которыми я столкнулся #
Я столкнулся всего с двумя проблемами рабочего хронометража:
-
Пробелы. Иногда я забывал записать, что делал, и появлялись пустые места. В силу характера я бесился из-за этого, но продолжал вести хронометраж рабочего времени. Когда проводил анализ, пробелы присоединял к соседним задачам, хотя правильнее было бы оставить их пустыми.
Если забудете что-то записать, продолжайте, не обращая внимания. Считайте это погрешностью измерений. А ещё лучше — проанализируйте их. Когда появляются пробелы? После каких задач? В какое время дня? Они покажут моменты, когда вы расфокусированы.
-
Трудно начать. Хронометраж по ощущениям занимает уйму времени. Но я верю только фактам. 3 секунды, чтобы сделать запись раз в 15 минут — это: 3 × 40 записей = 120 секунд = 2 минуты в день.
Несмотря на трудности, я провёл хронометраж, рассмотрел структуру своего дня, освободил время и стал чуть-чуть спокойнее.
Трекинг или электронный хронометраж #
Многие вместо хронометража выполнения работы используют трекинг. Разница в том, что не вы отслеживаете свои действия, а программа фиксирует, чем вы занимались. Я пробовал несколько разных приложений:
RescueTime #
Программа для трекинга. Она отслеживает, на какие сайты вы заходили, какими программами пользовались, и формирует отчёт.
✅ Плюсы:
- Вам не нужно следить за своими действиями.
❌ Минусы:
- Не показывает, над каким проектом вы работаете.
- Не отслеживает офлайн-активность, например, если вы ушли на совещание.
У меня эта программа стоит до сих пор.
PrimaERP #
Облачный тайм-трекер для учёта рабочего времени, распределения его по задачам, проектам и клиентам, а также для расчета стоимости работы и выставления счетов.
✅ Плюсы:
- Удобная и функциональная программа.
❌ Минусы:
- Заточена под проекты.
- Изначально нужно создать список активностей, а потом выбирать из него. То есть её лучше использовать после того, как вы провели хронометраж, для отслеживания изменений.
PrimaERP крутая, но у меня не прижилась.
Планировщики с трекером времени #
Если вам важна гибкость, можно использовать приложение, которое сочетает плюсы электронных трекеров и ручного хронометража. Оно позволит вручную фиксировать время, но при этом синхронизировать данные между устройствами и сохранять их для анализа. Это удобно, если часть времени вы проводите за компьютером и трекаете время там, а в другие моменты у вас под рукой только смартфон.
Например, используйте электронный планировщик задач SingularityApp. Там можно не только запускать таймеры для задач, но и анализировать статистику по затраченному времени. В мобильном приложении доступен экран статистики, где отображается детализация по затраченному времени с возможностью фильтровать данные по проектам и тегам. Теги можно использовать для «покраски» задач (свои / чужие / делегировать / ...), чтобы сразу видеть, на что уходит больше всего времени, а затем — проанализировать распределение активности в течение дня или недели.
Попробовать планировщик бесплатно →
Заключение #
Парадоксально, но хронометраж работы нужен именно тогда, когда на него совсем нет времени. Когда в работе начинается хаос, вы хватаетесь за всё подряд, но ничего не доводите до конца, — самое время остановиться и проанализировать свою деятельность.
За несколько месяцев до моего назначения в компанию пришел новый грамотный энергетик. Он сразу начал наводить порядок в документах и запустил несколько проектов. В этот момент руководство инициировало крупный проект, и большая часть нагрузки легла именно на энергетика. Он перестал успевать, оставался допоздна — подчинённые не помогали. С каждым днём он увязал в работе всё больше. Через некоторое время его уволили.
Возможно, он был слабым руководителем и начал входить в должность не с того. Возможно, не умел расставлять приоритеты, и хронометраж рабочего времени не спас бы ситуацию. Но я думаю, главной причиной увольнения был хаос в работе, который можно было бы устранить, притормозив некоторые проекты и откинув или делегировав ненужные задачи. А что именно притормозить и откинуть — показал бы рабочий хронометраж.
Сейчас я нахожусь в процессе смены работы. И, вероятно, скоро мне снова придётся распечатать бланк, взять ручку и в третий раз за 10 лет выполнить хронометраж работы.
Если вы всё ещё сомневаетесь в эффективности этого инструмента, попробуйте провести его хотя бы один день. Проанализируйте, найдите задачу, от которой можно избавиться или изменить, и сделайте это. Вы почувствуете контроль над своим временем и — что немаловажно — гордость.
