Автор материала — Максим Денисов, главный инженер на промышленном предприятии. «Изучаю менеджмент и пытаюсь перенести эти знания в тайм-менеджмент. Взял за основу шесть функций менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль, принятие решений, коммуникации. Читаю книги по данным направлениям, применяю в работе и пишу об этом в дзен-канале».
Мои статьи о планировании суммарно набрали более 200 000 просмотров (208 234, если быть точным, я специально посчитал). Но недавно произошла ситуация, после которой я понял, что не все и не всегда могут планировать и без плана тоже можно двигаться вперёд. А что ещё остаётся делать, если у вас нет времени планировать?!
Расскажу, как я жил без плана, что делал и какие получил инсайты.
- Структура, как способ контроля
- Коротко расскажу, как я к этому пришёл
- Что такое планирование
- Как я планирую год, неделю, день
- Сбой ежедневного и еженедельного плана
- Большой сбой в еженедельном планировании
- Результаты
- Как я это сделал
- Выводы
- Вместо заключения
Структура, как способ контроля #
Планирование для меня — всё. Это мой способ контроля реальности. Некоторые контролируют реальность через деньги, кто-то — через контроль других людей, а я — за счёт структуры и плана. Если что-то не лежит по полочкам, если каждый шаг не прописан — мне неуютно. Это пока ранняя стадия паранойи, я видел людей, которых передёргивает, когда ручка на столе лежит не параллельно и перпендикулярно сторонам столешницы.
Кстати, попробуйте понять, как вы и ваши близкие пытаетесь контролировать реальность. Не у всех это ярко выражено, но заметить можно.
Коротко расскажу, как я к этому пришёл #
До 30 лет я плыл по течению и планировал исключительно в голове и по необходимости. Ровно столько, сколько обычный человек: подготовку к экзаменам и совмещение работы, учёбы, спорта и личной жизни.
Примерно в 30 лет я познакомился с тайм-менеджментом. Первой книгой были «Ментальные ловушки» Андре Куклы. Я убеждён, что эта книга про тайм-менеджмент. Затем накинулся на всё доступное в тот момент: Глеб Архангельский, Стивен Кови, Дэвид Аллен, Брайан Трейси, Лора Вандеркам, Андрей Парабеллум, Майкл Леннингтон и Брайан Моран, Максим Дорофеев (за 7 лет до выхода книги) и, конечно же, Даниил Гранин. По некоторым книгам даже сохранились бумажные конспекты.
И я начал составлять планы. В экселе, в ворде, в ментальных картах (на них и остановился) в нескольких десятках программ и приложений. Лёжа, стоя и подпрыгивая в предвкушении их реализации.
Потом я проводил семинары о том, как составлять планы. Это было так же модно, как сейчас онлайн-курсы.
Сейчас я составляю планы идеально (по моему мнению). Ежегодно, ежеквартально, еженедельно, ежедневно. Плюс планы проектов, описание процессов (что тоже является планом), планы ремонтов (работа такая) и, конечно, планы путешествий. Ещё корректирую десятки планов подчинённых, а иногда и руководителей.
Причин много, о некоторых я писал в своём канале. Но основная, конечно же, люди. Невозможно предсказать их действия, даже когда у них есть подробные чертежи и планы. Невозможно предусмотреть их запросы на моё время. Но иногда это и необязательно.
Что такое планирование #
Планирование — это искусство. Не смотря на то, что составление планов — это навык и ему легко научиться. План похож на карточный домик. Как только вы его построили, вокруг начинается движение. И вы должны его оберегать и в тоже время оперативно перестраивать. Другими словами, вы должны действовать в рамках намеченного и при этом реагировать на новые обстоятельства и на те, которые не смогли учесть.
Кроме обстоятельств при планировании вы не должны забывать про свои черты характера. Умеете ли вы говорить «нет» или только учитесь.
Как я планирую год, неделю, день #
Я пробовал разные способы планирования, но остановился на следующем. У меня в майндмэп есть огромный список проектов (задач), в котором записано всё, что я хочу и что мне нужно сделать.
Из этого списка я накидываю проекты на год. Это в основном проекты, которые надо сделать и которые я хочу сделать именно в этом году. Например, в работе — хочу описать 20 процессов, надо создать комиссию по электробезопасности. Дома — хочу написать книгу о мотивации, надо отремонтировать балкон.
После этого я планирую квартал. Накидываю туда задачи или небольшие проекты из плана на год. Этот промежуточный план появился после того, как я прочитал книгу «12 недель в году».
Квартал и год я планирую заранее, за несколько дней до начала периода. Когда наступает новая неделя 12-ти недельного «года», я смотрю план квартала и накидываю из него в план на неделю приоритетные проекты. В этот момент я дроблю некоторые проекты на части.
Затем я решаю, какие задачи я буду выполнять в понедельник.
В понедельник появляется куча новых задач, и часть из запланированных не выполняется.
Во вторник у меня три источника задач-проектов: недоделанное в понедельник, план недели, внешняя среда.
В итоге к концу недели у меня частично выполненный план и куча новых проектов. Многое зависит от того насколько хаотичная среда (и понедельник, и вторник, ну вы поняли, юмор за 300) была на этой неделе.
В понедельник второй недели я переношу невыполненные за прошедшую неделю задачи в план квартала, а затем — из плана квартала в план второй недели.
У вас может возникнуть два вопроса.
- Зачем так «заморачиваться» и тратить столько времени?
Еженедельное планирование отнимает 30 минут времени на просмотр прошлой недели и 30 минут на планирование новой. Планирование дня отнимает 10 минут. При том, что это план не только мой, но и частично моей службы — задачи, которые я делегирую. - Почему нельзя составлять план в воскресенье?
Большая часть задач рабочие, а тратить личное время на рабочие задачи — моветон. Шутка. В воскресенье вечером планировать не очень хочется. Пробовал много раз.
Вообще любая система — это продолжение её создателя. Поэтому нельзя натянуть GTD на творческого человека.
К концу квартала у меня часть выполненных проектов, часть начатых, часть новых. Я решаю, что из этого перейдёт в следующий квартал, что вернётся в план на год, а что вернётся в общий список, ждать лучших времён.
Я описал свою систему планирования. Её суть предельно проста, но повторю ещё раз. Есть список проектов, я выбираю из него, что планирую делать в этом году, потом из годового списка выбираю проекты на квартал, из квартальных накидываю план на неделю, из недельных — планирую день.
Во-первых, я не утверждаю, что моя система планирования лучше прочих.
Во-вторых, я не говорю, что она вам подойдёт. Главное, она подходит мне. Но если вы захотите попробовать, дам пару советов.
Для себя я выбрал четыре инструмента. В майндмэп я храню проекты и составляю планы. Мне нравится этот инструмент и я привык с ним работать. Вы можете использовать любой другой. Например, интерактивные доски типа Miro или канбан-доски типа Trello. Один из моих руководителей, когда увидел, что я веду список проектов подразделения в майндмэп, попросил перевести его в Excel.
Рабочий план дня я переношу в ежедневник, а домашний — в планер (суть та же), их же использую для входящих задач. А вот когда ежедневника и планера нет под рукой, входящие задачи и проекты записываю в приложение-планировщик. В данный момент — Singularity. Если прилетает задача, например, выкинуть елку, ставлю напоминание и выполняю. Если всплывает проект, например, написать статью, записываю его и периодически переношу проекты в майндмэп.
Система, которую вы для себя создадите, должна выполнять четыре основные функции:
- Вы быстро и точно определяете приоритеты на период: год, квартал, неделя, день.
- Вы легко разбиваете проект на части.
- Вы легко переносите задачи между периодами.
- Вы не теряете ни одной, даже незначительной, входящей задачи.
Сбой ежедневного и еженедельного плана #
Иногда случается, что я не планирую день, два, неделю или даже две.
Когда я прихожу утром в понедельник и у меня аврал (в выходные произошло ЧП), я откладываю план на вторник, если во вторник снова аврал — переношу на среду, и так до конца недели. Даже если время составить план на неделю у меня появляется только в пятницу — я его составляю. Причём пишу в план то, что делал все эти дни, но помечаю, какие задачи не были запланированы.
Если неделю я не планировал, то на следующей просматриваю, что высыпалось из рога изобилия задач за две недели и планирую на текущую.
Большой сбой в еженедельном планировании #
Этим летом я не составлял план 4 недели подряд. Расскажу почему.
Я работаю главным инженером на промышленном предприятии. Главная обязанность главного инженера — обеспечить, чтобы всё, что должно вращаться, — вращалось, а что не должно — не вращалось. Но часто руководство начинает небольшие, средние и крупные проекты по строительству, запуску нового или модернизации старого оборудования. Эти проекты как дополнительная нагрузка, они не освобождают от основных обязанностей. И часто занимают большую часть времени и большое количество энергии.
В 2024 году мы построили и запустили новое производство. В рамках всем известных ограничений.
На этапе проектирования и строительства нагрузка была не очень большая. Я успевал следить за процессами, реализовывать небольшие проекты и участвовать в главном проекте организации — строительстве нового производства. Пик нагрузки пришёлся на монтаж и пуско-наладку, так как мы опаздывали по срокам (что самое неприятное — не по нашей вине).
В этот период я перестал составлять еженедельные планы, а ежедневные состояли из задач, на которые нужно экстренно отреагировать. Одному подрядчику не довезли материалы. У второго — вопросы к проектировщику. Третий не может приступить к работе, пока не закончит четвёртый. Тысяча «допиливаний» проекта: это не умещается, то не стыкуется, здесь изменились требования. Планирование дня из проактивного стало реактивным.
Конечно же, был план строительства и запуска производства, в составлении которого я участвовал, и на который ориентировался. Кроме этого были протоколы совещаний, как дополнение. Но у меня моего плана не было. Произошла подмена, я работал по чужим планам, я потерял свободу и контроль, превратился из субъекта в объект.
В те дни, когда я приходил на работу, меня уже ждали проблемы. Пока я их решал, появлялись новые. Когда я хотел распланировать неделю или день, кто-то заходил, звонил, писал. И это не считая текущей деятельности.
Результаты #
Когда производство запустили, и я немного разгрёб другие срочные задачи, то вернулся к плану.
Пришлось просматривать ежедневник за четыре недели. И вносить в план всё, что «насыпалось» за это время, но из-за низкого приоритета (по сравнению с запуском) не было выполнено.
Просматривая план, я понял, что за это время «закрыл» несколько средних проектов. Cоставил Положение, которого на предприятии ещё не было. Составил план ещё одного проекта, и его начали выполнять — подключение двух производственных линий. И ещё несколько проектов помельче.
Как я это сделал #
Я начал анализировать, как так получилось. Анализ — второе моё любимое занятие после планирования.
После внимательного изучения я понял, что перевернул свою работу с ног на голову. Сначала действовал реактивно, и лишь в свободное время обращался к плану. Раньше было наоборот — сначала запланированные задачи, потом — реакция на новые, не считая ЧП.
Первым делом выполнял срочные задачи. Не задумываясь. Так как большинство из них держали других людей и другие задачи. У подрядчика не получается разместить светильники — сходили, совместно решили. Нужно внести изменения в технологическую схему — открыл программу, изменил.
Затем я планировал и распределял более важные и менее срочные задачи, чтобы они не стали срочными. В основном это были либо задачи из протоколов совещаний, либо из плана проекта, либо текучка по проекту. Например, проверить выполнение работ подрядчиками, проверить формы КС-2, КС-3, проверить планы работ и их выполнение сотрудниками организации.
Когда у меня оставалось свободное время, я переключался на свой план. И только на 1 проект, даже на одну текущую задачу этого проекта. Никаких 3, 5, 7. Только одна задача. Сделал, достал план, взялся за следующую.
Домашние дела и хобби я тоже не планировал, но и они не остановились. Так как, во-первых, большинство домашних задач повторяющиеся, а, во-вторых, тоже в фокусе был один текущий проект — одна статья.
Выводы #
1. Тайм-менеджмент не только индивидуален, но и многогранен #
Очередной раз в этом убедился. Я понял, что соотношение собственных и чужих задач у всех разное. Даже у одного человека в разные моменты жизни оно может быть разным. Сегодня всё ваше рабочее время принадлежит организации, а нерабочее — семье, и вы планируете реактивно. Завтра вы полностью хозяин своего времени и можете начать и закончить любой проект. А между этими состояниями весь спектр планирования. В одной его части больше проактивного, в другой — реактивного. А значит, вам в любом случае предстоит решать, что же делать в первую очередь, то есть планировать. И для этого много не нужно:
- Составьте список проектов (задач).
- Выберите один (одну).
- Выделите первый шаг или сразу составьте план всего проекта.
- Выполните первую задачу, когда появляется свободное время.
- Определите второй шаг.
- Выполните, когда появляется время.
- Когда закроете первый проект, возьмитесь за второй. И так далее.
2. Если нет плана, нужна цель #
План — это задачи, расставленные по приоритету. В реактивном режиме иногда тоже нужно выбирать, какую задачу выполнять в первую очередь. А значит, нужен критерий для выбора. Я в первую очередь выполнял те задачи, которые тормозят запуск производства.
3. В реактивном режиме защищать своё время намного сложнее. Но и важнее. #
Нельзя сказать «Я сейчас занят», когда вашего решения ждут десятки людей. Нельзя сказать «У меня сейчас по плану совещание», когда на объекте ЧП. Но если не пресекать пустые запросы, то поток не остановить. А значит, нужно чётко понимать — где чьи обезьяны.
4. Тайм-менеджмент не всемогущ #
Авральный режим очень сложный. Он сочетает в себе сразу несколько проблем, которые призван решить тайм-менеджмент: большое количество задач, цейтнот, отвлечения. А также всё, что из них вытекает: отсутствие отдыха, многозадачность, ошибки, большое количество и низкое качество коммуникаций, стресс, проблемы с координацией, планированием и расстановкой приоритетов и так далее.
Работа в таком режиме — как экзамен, как проверка коммунальных служб во время трёхдневного непрекращающегося снегопада. Я справился, но понял, что постоянно работать в таком режиме невозможно. Если снегопад продлиться не три, а тридцать дней, грамотное планирование и расстановка приоритетов не помогут. Нужно привлекать старшего брата тайм-менеджмента — менеджмент. А именно пересматривать стратегию, организационную структуру, процессы, требования к проектам, искать дополнительные ресурсы и так далее. У каждого инструмента есть своё назначение и ограничения. Невозможно решить организационными мероприятиями все проблемы.
Вместо заключения #
После того, как я написал эту статью и похвастался, какой я молодец — и производства запускаю, и блог веду, и всё успеваю, и авралы мне нипочём, высшие силы заставили меня написать это заключение.
Я получил то, о чём давно мечтал — время. Две недели я рассчитывал потратить исключительно на себя и свои интересы: навести порядок в справочной информации по нескольким направлениям, перезапустить старый проект, начать новый, написать 10, нет 20, нет лучше 30 статей, прочитать 10, нет 20, нет лучше 30 книг.
Я распланировал время очень жёстко: близким — минимум, непредвиденных ситуаций быть не должно, еда, сон, физические упражнения — в перерывах. Приступить к этому плану я не успел. В первый же день сильно заболел и проболел ровно 2 недели, большую часть из которых лежал в больнице.
Хочешь рассмешить Бога — расскажи ему о своих планах. Звучит парадоксально, но эта фраза помогает мне каждый раз, когда планы рушатся. Мы не можем предсказывать будущее, не можем полностью защитить себя от обстоятельств, но только мы решаем, что важно в этой жизни. А значит, как только обстоятельства нам позволят, мы можем вернуться на свой путь, заглянуть в план и двинуться дальше.
