В статье я расскажу о «правилах эксплуатации»: как правильно вести список дел, чтобы не тратить на него много времени, действительно получать пользу и не забросить через пару дней.
- Принцип 1. Ведите список в одном месте
- Принцип 2. Заведите ежедневный ритуал работы со списком
- Принцип 3. Держите список под рукой
- Принцип 4. Записывайте задачи сразу
- Принцип 5. Отмечайте сделанное и решайте судьбу несделанного
- Принцип 6. Не усложняйте на старте
- Принцип 7. В тайм-менеджменте «срывов» не бывает
- Как понять, что список работает
Принцип 1. Ведите список в одном месте
Самая частая ошибка новичков — разбрасывать задачи по разным носителям информации. Это когда задачи хранятся одновременно на листочках бумаги, на стикерах, в заметках телефона и (что самое вредное) в голове.
В этом случае списки вроде бы есть, но доверять им нельзя: всегда есть шанс забыть о чем-то важном. Мозг «нервничает» и старается удерживать информацию сам. В результате списки мало помогают: у вас нет ощущения порядка, голова перегружена делами, а сами дела периодически забываются.
Правило простое: выберите один носитель информации и держите все свои списки только там. Мозг соглашается «отпустить» задачу лишь тогда, когда уверен, что она лежит в надежном месте и не потеряется. Даже если вам пришлось записать задачу на листочке (так бывает), старайтесь при первой возможности перенести ее в свое постоянное хранилище.
Как выбрать подходящее хранилище для списков? Требования простые: оно должно быть всегда под рукой и позволять быстро записывать новые задачи.
Блокнот подходит, но вести в нем список не очень удобно: каждый день нужно заново переписывать незакрытые и повторяющиеся задачи. В наше время удобнее использовать программы для планирования. Они помогают автоматизировать работу со списком и легко устанавливаются на смартфон, который мы сегодня всегда носим с собой.
Принцип 2. Заведите ежедневный ритуал работы со списком
,
У новичков работа со списком часто ведется беспорядочно: они то записывают задачи, то нет. Чтобы практика закрепилась, под нее нужно выделить конкретное время.
В книгах по тайм-менеджменту часто советуют двойной ритуал — «утром планирую, вечером подвожу итоги». Но для начинающих это перебор: лучше начинать с одного раза в день — этого будет достаточно. Например:
- Утром: набросайте план на день и заодно просмотрите вчерашние задачи.
- Или вечером: закройте день, перенесите несделанное и наметьте план на завтра.
Используйте тот вариант, который вам ближе.
Как сделать, чтобы этот ритуал легко «вписался» в вашу жизнь? Привяжите его к уже существующей привычке. Например, занимайтесь списком сразу после завтрака или пока варится кофе. В этом случае вам не нужно выкраивать отдельное время — список просто встраивается в то, что вы и так делаете.
Чтобы максимально упростить ведение списка, настройте в планировщике автоматическое повторение регулярных задач: помыть посуду, зайти в магазин, сделать зарядку и т. д. В этом случае ваш список будет большей частью составляться сам, а вы потратите на него не больше 2-5 минут.
Принцип 3. Держите список под рукой
Список, в который не заглядывают, не существует. Какой бы идеальной ни была система планирования, она будет работать только тогда, когда вы постоянно с ней взаимодействуете.
Здесь важна максимальная доступность. Телефон или блокнот со списком должны лежать в кармане, а не на дне сумки. Приложение на компьютере должно висеть в трее или быть свернутым на панели задач, чтобы вы могли развернуть его за секунду. Чем меньше шагов нужно сделать для просмотра списка, тем чаще и охотнее вы будете его использовать.
Но доступность — это только половина дела. Вторая половина еще важнее: нужно выработать привычку всегда смотреть в список, а не выполнять задачи по памяти. Вспомнили, что «надо бы что-то сделать»? Сначала откройте список. Это и есть тот решающий момент, без которого ведение списка не закрепится.
Принцип 4. Записывайте задачи сразу
Многие важные задачи не попадают в список, потому что мы откладываем их запись. Мы говорим: «потом запишу, сейчас неудобно». Увы, это «потом» слишком легко превращается в «никогда» или «уже поздно».
Правило: вспомнили о задаче — тут же записали. Без красивой формулировки, без сортировки, без оценки важности и прочих премудростей тайм-менеджмента.
Например, вы вспомнили, что нужно купить чай. Сразу откройте планировщик и добавьте во входящие «купить чай» или просто «чай», а потом вернитесь к текущему занятию. Когда появится время, вы сформулируете и запланируете эту задачу как следует. Главное — вы её уже не потеряете.
Желание сразу записывать «правильно и красиво» порождает две проблемы. Во-первых, пока вы думаете, как оформить задачу, она часто вылетает из головы. Во-вторых, это создает тот самый «напряг», из-за которого хочется отложить запись.
Задачи во «Входящих» могут выглядеть вот так (и это нормально):
Быстрая фиксация новых дел в сочетании с настройкой автоматических повторений (см. раздел № 2) снимает с вас основную нагрузку по ведению списка. Утром вы просто разбираете входящие задачи и переносите их в план на тот или иной день.
Принцип 5. Отмечайте сделанное и решайте судьбу несделанного
Следующее правило: со списком нужно взаимодействовать. Вы должны вычеркивать или отмечать выполненные задачи и редактировать невыполненные.
Вычеркивание задач — это главное топливо для привычки вести список. Отмечая выполненную задачу, вы получаете маленькую дозу дофамина: у вас появляется желание пользоваться списками дальше (и выполнять свои задачи!).
Что же касается невыполненных задач, с ними обязательно нужно что-то делать: переносить на другой день, разбивать на части, менять формулировку или удалять. Иначе список быстро превращается в свалку из зависших пунктов, куда страшно заглядывать.
Принцип 6. Не усложняйте на старте
Классическая ситуация: человек загорается тайм-менеджментом, заводит в планировщике пятнадцать проектов, разрабатывает систему тегов и приоритетов, настраивает три десятка повторяющихся задач... И бросает все это дело через пару дней. Обслуживать такую систему начинающему обычно слишком трудно.
На первое время достаточно одного списка и отметок о выполнении. Всё. Усложнять систему нужно лишь после того, как вы основательно проверили ее на практике и поняли, чего именно вам не хватает.
Сюда же относится честность по объему. Двадцать задач на день — это не «план продуктивного дня», а гарантированное разочарование к вечеру и отказ от ведения списка через пару дней. Лучше пять задач, которые выполнены, чем двадцать, которые зависли.
Принцип 7. В тайм-менеджменте «срывов» не бывает
«Пропустил день, значит, у меня не получается» — распространенная ложная установка, из-за которой списки забрасывают чаще всего. Она пришла из логики диет, тренировок и борьбы с вредными привычками, где «срыв» действительно считается нежелательным.
Но список дел — это не диета и не пробежка. Он приносит пользу даже при разовом использовании. Составив список даже один раз, вы сразу повышаете продуктивность, наводите порядок в делах и не забываете о задачах. Пропущенный день ничего не отменяет. Вы не «начинаете заново», а просто продолжаете.
Даже у самых ярых фанатов тайм-менеджмента, которые ведут списки дел годами, бывают периоды, когда они к ним не прикасаются: выходные, отпуск, паузы на размышление и т. д. Но когда эти периоды заканчиваются, они просто открывают свои планировщики и работают с задачами дальше.
Как возвращаться к списку? Просто открыть список и провести обычный разбор — закрыть сделанное, перенести несделанное. Без самобичевания и уж тем более без «начну с чистого листа в понедельник». Перфекционизм здесь враг: он превращает лёгкий возврат в «торжественный перезапуск», который может откладываться вечно.
Как понять, что список работает
Критерий один, и это не количество зачеркнутых пунктов. Список работает, если к вечеру у вас нет тревоги «я что-то забыл». Спокойствие вместо постоянной прокрутки дел в голове — вот и весь смысл.
Если вы только начинаете, вот простой план для первой недели.
А вот как наполнять список на конкретный день, какие задачи брать и как их эффективно запланировать, мы подробно разобрали в отдельной статье «Как составить список дел на день».
