Приоритеты в работе — это то, что вы должны делать в первую очередь и с максимальной отдачей. Их смысл не только в том, чтобы «все успевать», но и в том, чтобы приносить максимальную пользу: компании, клиентам или коллегам.
Мы уже писали про матрицу Эйзенхауэра и другие способы расстановки приоритетов. Сегодня разберем более узкий и практичный вопрос — приоритизацию работы, то есть как определить, что важно именно в рабочем контексте. Мы разберем три типичных ситуации, с которыми сталкивается почти каждый сотрудник.
- Ситуация № 1. Когда нужно выбрать между разными задачами
- Ситуация № 2. Когда нужно расставить приоритеты внутри одной задачи
- Ситуация № 3. Когда вы самостоятельный специалист
- Фоновый и главный приоритет — безопасность
- Примеры приоритетов в разных профессиях
Ситуация № 1. Когда нужно выбрать между разными задачами
Первый и самый частый сценарий — когда на вас одновременно висит несколько разных обязанностей, и нужно решить, что делать прямо сейчас. Например, продавцу в магазине нужно решить: обслужить покупателя, принять новый товар или развесить ценники. Комплектовщику на складе — с какого из десяти заказов начать.
Подобные задачи на работе обычно повторяются каждый день. А это значит, приоритет между ними достаточно установить один раз — и дальше просто пользоваться готовой системой.
Для этой ситуации удобно использовать принцип триажа. Триаж — это термин, пришедший из медицины, где он означает сортировку пациентов по срочности при массовом поступлении. Во время этой сортировки врачам нужно определить, кому нужна помощь немедленно, кому — в течение часа, а кто может подождать.
Тот же принцип работает и с любыми рабочими задачами:
Вам нужно всего один раз сесть и обдумать свою иерархию рабочих приоритетов, после чего вы сможете мгновенно определять важность задач, без лишних размышлений и сомнений. Вот как это, например, может выглядеть для продавца:
Пользоваться такой «шпаргалкой» очень легко. Нет покупателей? Можно принять товар. Нет товара? Можно заняться витриной. С витриной все в порядке? Можно сделать уборку.
Для однотипных задач полезно заранее прописать конкретные критерии триажа. Здесь очень хорошо работает техника, которая называется «Светофор». Например, комплектовщику склада можно ориентироваться на время доставки заказа:
- Если машина ждет прямо сейчас — это «красный» приоритет.
- Если заказ нужно отправить в течение дня — «желтый».
- Если он терпит до завтра — «зеленый».
Такая расстановка приоритетов в работе один раз тщательно продумывается на уровне системы — и дальше просто применяется к каждой новой задаче.
Главное преимущество готовой системы — она экономит когнитивную энергию. Вам не нужно каждый раз заново взвешивать, что делать сейчас: правило автоматически подсказывает ответ. Голова остается свободной для самой работы, а не для непрерывного принятия мелких решений.
Такой подход (ранжирование повторяющихся задач и шкала срочности) работает в самых разных профессиях. Например:
- Оператор колл-центра сначала обрабатывает звонки с «красными» маркерами, а затем — плановые обзвоны.
- Курьер в первую очередь забирает заказы с ближайшим временем доставки.
- Официант — сначала принимает заказ у нового гостя, а потом занимается сервировкой.
Какой бы ни была сфера, правильные приоритеты здесь — это заранее продуманный перечень, который помогает грамотно расставлять задачи по важности.
Если критерии неочевидны и самостоятельно понять логику приоритетов в работе сложно, самый безопасный вариант — прямо спросить у руководителя. Это не признак некомпетентности, а нормальная практика. Попросите объяснить, что для компании важнее в потоке ваших задач, или предложите свою систему на согласование. Даже короткий разговор с руководителем снимает большую часть неопределенности.
Ситуация № 2. Когда нужно расставить приоритеты внутри одной задачи
Другая ситуация: вам требуется понять, что важно при выполнении конкретной задачи, а что не очень. Например: нужно ли «упарываться» по оформлению отчета для руководителя или ему нужны только цифры? Что важнее: жестко следовать учебной программе на уроке или чтобы дети действительно поняли материал? Что приоритетнее при обслуживании клиента — скорость или подробное объяснение?
Чтобы ответить на эти вопросы, нужно понять две вещи:
Нюанс: получателем результата часто является не тот, кто кажется на первый взгляд. Например, дизайнер оформляет сайт, и кажется, что получателем результата являются конечные пользователи. На самом деле дизайнер выполняет заказ компании и решает ее конкретные бизнес-задачи (например, увеличение среднего чека). Если дизайн вызывает одобрение у пользователей, но не решает эти задачи, работа сделана впустую.
Чтобы не тратить силы на второстепенное, полезно перед началом задачи задать себе простой вопрос: кто в итоге оценивает эту работу и на что этот человек (или отдел, или компания) реально смотрит. Ответ на этот вопрос обычно сразу показывает, что в задаче стоит довести до идеала, а что можно сделать по остаточному принципу.
Ситуация № 3. Когда вы самостоятельный специалист
Третий сценарий касается тех, у кого нет постоянного потока однотипных задач и того начальника, который прямо скажет, что важнее. Это юристы, дизайнеры, редакторы, руководители отделов, владельцы малого бизнеса — то есть, специалисты с высокой степенью автономности, которым нужно самим определить, что приоритетно в их работе.
Приоритеты в работе таких специалистов определяются двумя принципами:
- Принцип полезного действия
- Принцип «сначала плати себе»
Первый принцип — приоритет пользы для клиента. Прежде чем браться за задачу, нужно как следует в ней разобраться и четко определить проблему клиента, для устранения которой он к вам и обратился. Решение именно этой проблемы и должно стать для вас приоритетом.
Предположим, к вам как к дизайнеру приходит заказчик и просит «срочно сделать красивый одностраничник». За этой задачей могут стоять совершенно разные сценарии:
- запустить рекламу к сезону продаж — тогда нужна посадочная страница;
- продать бизнес — тогда сайт становится статусной имиджевой историей;
- сделать «как у конкурентов» — потому что так принято, и сайт нужен лишь для галочки;
- подготовиться к завтрашней встрече с инвестором — тогда любая рабочая страница лучше идеальной, но запоздавшей;
- отчитаться перед руководством — сайт важен как факт выполнения поручения;
- наладить обмен контактами с потенциальными клиентами и т. д.
Если не разобраться, что на самом деле скрывается за запросом «сделай сайт», легко потратить силы и бюджет и в итоге не выполнить ту задачу, которую на самом деле решал клиент.
То же самое, если вы работаете в организации. В этом случае вашим «клиентом» является ваш непосредственный руководитель. Подумайте, какую «головную боль» вы должны с него снять, выполняя поставленную задачу.
Второй важный приоритет для такого специалиста — собственная квалификация. Здесь работает принцип «сначала плати себе», знакомый многим по правилам работы с личными финансами: там он означает, что часть дохода нужно откладывать себе, прежде чем тратить оставшееся.
В карьере логика похожая. Специалисту платят не просто за часы работы, а за умение хорошо решать задачи. Если игнорировать собственное развитие в угоду текучке, навыки быстро устаревают, а карьера упирается в потолок. Специалист становится менее полезен даже своим постоянным клиентам.
На практике этот принцип проще реализовать через конкретный тайм-блок, а не абстрактное «нужно бы развиваться». Самый простой вариант — выделить фиксированное время (хотя бы 20-30 минут) в начале рабочего дня, до того как навалятся текущие задачи.
Более крупные задачи по развитию (курсы, обновление портфолио, разбор сложных кейсов) удобно закрывать в отдельные фиксированные часы или дни, которые не сдвигаются, по аналогии со встречами, которые нельзя просто перенести.
Фоновый и главный приоритет — безопасность
Вне зависимости от того, какая из трех ситуаций для вас сейчас актуальна, есть один фоновый приоритет, который всегда остается главным — безопасность людей, материальных ценностей и бизнеса в целом.
Работает это не как отдельная задача в списке дел, а как привычка: во время любой работы полезно на автомате сканировать ситуацию и отмечать возможные угрозы, даже если это прямо не связано с текущей задачей.
Такое сканирование выглядит по-разному в зависимости от задачи и профессии:
- Сотрудник офиса, заметив рядом с монитором постороннего человека, машинально сворачивает окно с конфиденциальными данными.
- Воспитатель детского сада на прогулке с детьми отслеживает их местоположение и самочувствие, даже занимаясь основной активностью с группой.
- Администратор в ресторане отслеживает не только качество обслуживания, но и пожарные выходы.
- Сотрудник службы безопасности сканирует любое подозрительное поведение.
- Строитель на площадке следит за соблюдением техники безопасности.
- Врач в клинике контролирует санитарное состояние кабинета и т. д.
Подобные примеры легко найти почти в любой профессиональной деятельности: инженера, психолога и даже копирайтера (которому нужно соблюдать закон о рекламе). А чтобы сканирование вошло в привычку, достаточно перед началом задачи спрашивать себя: что здесь может пойти не так? За чем мне сейчас нужно следить?
Такая оценка не занимает много времени и не мешает основной работе, но ее обязательно нужно держать как обязательный фоновый пункт внимания практически при любой задаче, а не только в очевидно рискованных ситуациях.
Примеры приоритетов в разных профессиях
Три разобранные ситуации применимы к самым разным профессиям — разница только в том, какой сценарий оказывается основным.
| Профессия | Типичный приоритет | Ситуация |
|---|---|---|
| Кассир | Скорость и точность расчета важнее порядка на кассе | Ситуация 1 |
| Директор магазина | Управление ключевыми показателями торговли (выручка, остатки) важнее микроконтроля персонала | Ситуация 3 |
| Менеджер по продажам | Задачи, которые продвигают сделку к закрытию | Ситуация 1 |
| Бухгалтер | Точность отчетности важнее скорости оформления | Ситуация 2 |
| Юрист | Реальная защита интересов клиента важнее формального соответствия шаблону | Ситуация 3 |
| Учитель | Понимание материала учениками важнее точного соблюдения плана урока | Ситуация 2 |
| Логопед | Прогресс в речи ребенка важнее количества проведенных занятий | Ситуация 2 |
| Социальный работник | Решение острой проблемы клиента, а не бюрократическая отчетность | Ситуация 2 |
| Библиотекарь | Сохранность и доступность библиотечного фонда важнее сопутствующих мероприятий | Ситуация 1 |
Любую профессию, от воспитателя детского сада до аналитика, можно «примерить» к одному из трех сценариев, разобранных выше, и использовать соответствующий подход к расстановке приоритетов в работе.
