В статье рассмотрим, как применяют стикеры, кто и почему клеит их на монитор. А также, на примере стикеров, расскажу некоторые принципы организации работы.
- Что такое стикеры и как их используют
- Кто использует стикеры
- Минусы использования стикеров как системы тайм-менеджмента
- Плюсы использования стикеров как системы тайм-менеджмента
- Как заменить стикеры?
- Заключение
Что такое стикеры и как их используют #
Стикеры — это квадратные листки 51*51 миллиметр. Обычно — разного цвета. В магазине они называются «блок для записей с клеевым (липким, клейким) краем».
Стикеры можно использовать по-разному:
- Для ведения проекта по методу канбан. Выписываем задачи на стикеры, клеим на канбан-доску. По мере выполнения задач — переклеиваем между столбцами.
- Как инструмент для планирования дня. На одном стикере пишем все задачи на день. На мой взгляд, для этого существуют ежедневники и планировщики.
- Для сбора мнений, фактов и последующего анализа. Во многих методиках решения проблем на стикеры выписывают наблюдения, факты, мнения, клеят их на доску и проводят анализ: сортируют, группируют, строят гипотезы.
- Для фиксации задач, которые нельзя забыть. На каждом стикере пишут задачу и клеят на экран монитора или вставляют в клавиатуру. Это плохой способ использования стикеров, но он хорошо подходит, чтобы на примере показать некоторые принципы тайм-менеджмента.
Кто использует стикеры #
Я думал, стикеры в клавиатуре и на мониторе остались только в мемах. Но увидел вживую, как люди ими пользуются для записи задач. Даже производители мониторов против стикеров. Они делают рамки всё уже и уже. Но любители стикеров всё равно находят способ приклеить их к монитору.
Я заметил, что стикеры используют два типа сотрудников:
- Те, кто получил повышение или сменил работу. Количество задач и уровень ответственности резко возрастает, человек понимает, что не выполнить задачу нельзя, но он далек от тайм-менеджмента. В этот момент рядом должен оказаться кто-то небезразличный и знающий и скинуть ему ссылку на эту статью. Или на какую-нибудь современную книгу о тайм-менеджменте.
- Те, у кого очень много однообразных задач. Когда появляются задачи нестандартные, такой человек боится, что забудет про них в потоке рутины. Например, бухгалтер, которому коллектив поручил забронировать кафе на корпоратив, клеит зелёный стикер с надписью «Позвонить в кафе!!!» на угол монитора. Если такие задачи редкость, не вижу в этом проблемы. Но когда количество записок растёт, а их использование превращается в систему организации задач, самое время поискать систему получше.
Минусы использования стикеров как системы тайм-менеджмента #
1. Стикеры объединяют несколько информационных потоков и создают хаос #
На листках пишут разные типы текста:
- Задачи. Сдать в ОК табель.
- Контекстные задачи. Купить масло.
- Напоминания о событиях. Совещание в 10.00.
- Справочную информацию. Иванов Владимир Петрович 89270ХХХХХХ. Ссылка на сайт по выбору компрессоров.
- Идеи, мысли. «Отсутствие мелочи в кошельке, порождает мелочь».
Всё это несомненно нужно записывать и сохранять, но желательно в разных системах, так как цель и способ обращения к этой информации разные:
- Справочная информация нужна быстро и по запросу — это одна система хранения.
- Задачи нужны периодически и с возможностью полного обзора для сравнения — это другая система хранения.
- Контекстные задачи и напоминания о событиях нужны своевременно и желательно автоматически — это третья система хранения.
- Идеи и мысли должны вариться в одном котле, переопыляться и рождать нечто новое — это четвёртая система хранения.
Можно хранить их в одном месте, если учитывать особенности. Стикеры особенности не учитывают.
Используйте для разной информации разные системы или создайте единую надсистему для хранения разных типов информации.
Для справочной информации и задач я использую майнд-карты. Для идей, мыслей и контекстных задач раньше использовал Эвернот, но после того, как он ушёл из страны заменил на Notebook. Для напоминаний — приложение Singularity. После того, как в Сингулярити появились заметки, его можно использовать и для идей.
2. Стикеры не обеспечивают анализ #
Стикеры выбрасывают после выполнения или отмены задачи. А значит, неизвестно — сколько и каких задач выполнено.
Стикеры учитывают не все задачи. На них пишут только то, что нужно не забыть. Другие задачи либо в голове, либо записаны в другом месте. Что ещё больше затрудняет анализ. Нет статистики — нет анализа. Нет анализа — нет улучшения.
Нельзя обосновать свою продуктивность. Например, все мои задачи и проекты моего подразделения в майнд-карте. На любой вопрос руководства: «А чем вы занимались?» — я могу легко ответить. Для любителя стикеров это будет проблематично.
Анализируйте свою работу:
- Фиксируйте задачи на бумажном или электронном носителе. Отмечайте выполнение, время выполнения.
- Анализируйте выполненные задачи. Сколько занимает каждая? Какие были трудности? Почему? Как избежать? Какие задачи можно делегировать? Какие автоматизировать?
- Освойте метод Pomodoro. Одна из важных составляющих метода Франческо Чирилло — это анализ. Благодаря ему я понял, за сколько могу написать статью, прочитать книгу, пропылесосить и так далее. И планы стали более реалистичными.
- Проводите хронометраж. Этот метод тоже помогает провести анализ всего своего времени. Я периодически его использую и даже проводил про него семинар. Вероятно, в ближайшее время переработаю материал под статью.
3. Стикеры отвлекают от работы #
Глаза всё время натыкаются на стикер. Ежедневник или приложение можно убрать. Достать, когда задача закончена. А стикеры всё время перед глазами.
Отвлечения и переключения — одна из главных проблем в работе. Нас отвлекают постоянно: звонки, почта, мессенджеры, посетители. Опенспейс или стеклянные перегородки — вообще убийцы потока. Так зачем ещё самому себя отвлекать?
Наклеенные на монитор стикеры — это периодические отвлечения и последующее возвращение к текущей задаче. Цветной листок привлекает периферийное зрение, мы переключаем внимание, читаем задачу на стикере, и мысли несут куда-то вдаль от текущей работы. Усталость и расфокусированность количество отвлечений увеличивают в разы.
Уберите с рабочего места всё кроме инструментов. Чем меньше на столе вещей, тем меньше посторонних мыслей. Я не очень дисциплинированный человек, и у меня на столе копятся различные документы, которые сразу не обработал. Но периодически я их разбираю и работается, по ощущениям, легче.
4. Стикеры теряются #
Стикер — не ежедневник. Отклеился, упал, уборщица подмела и вы не выполнили важную задачу.
У каждого сотрудника в организации есть репутация и соответствующие ярлыки. Потеряете задачу — появится ярлычок «он может забыть, не выполнить». При втором случае — ярлык станет больше. А потом любую заминку в любом проекте будут сваливать на вас.
Для этого нужно:
- Понимать источники задач: почта, устно, мессенджеры.
- Понимать, что является задачей. Не все и не всегда ставят задачу прямо и конкретно, иногда это намёки и полутона.
- Иметь логичный способ обработки задач. Иногда приходится объяснять, почему ты сделал А, но не сделал Б.
- Иметь одно хранилище. И устные задачи и задачи из почты должны стекаться в одно место.
- Расставлять и согласовывать (при необходимости) приоритеты и дедлайны.
5. Стикеры — дополнительный накопитель для задач #
Задачи появляются из разных источников:
- Устно: поручения руководителя, жалобы клиентов, просьбы сотрудников, замечания супруга.
- В почту, в мессенджер. Всё то же самое, только письменно.
- Из вашей головы.
- Из ситуации. Увидели рекламу — решили прочитать книгу, статью, посмотреть фильм, ролик, купить новый телефон, часы. Увидели прогноз погоды — решили переобуть авто, достать зимние вещи.
И стекаются в разные накопители: ежедневник, приложение для заметок, голова, вкладки браузера. Или остаются в источнике, и он становится накопителем. Таким образом у вас несколько накопителей для задач. И стикеры становятся очередным накопителем.
Если потом задачи стекаются в одно хранилище, всё ок. Если они остаются в накопителях, это становится проблемой. Задачами сложно оперировать: искать, сравнивать, ставить в план.
Дополнительный накопитель лишь усугубляет существующую проблему и перетягивает одеяло на себя. В итоге мы можем забыть о других задачах.
Стикеры создают иллюзию контроля. Если на листках записаны все задачи, то контроль полный, и стикеры не накопитель, а система хранения. Но это, скорее всего, не так, а значит, нам кажется, что мы задачи контролируем, но на самом деле — нет.
Желательно, чтобы и накопитель задач был один, тогда он превращается в хранилище и пропадает лишнее звено. Но часто это сделать сложно. Не технически, морально. Нужна дисциплина.
У меня 4 накопителя задач.
- Ежедневник. Для рабочих задач. Начальник позвонил, я записал.
- Планер. Для домашних задач. В голове появилась задача, записал.
- Приложение. Для всех задач, когда в руках только телефон.
- Вкладки в браузере. Признаю, грешен. Они должны использоваться как способ быстрого доступа, а не как накопитель для задач, но увы. Периодически я собираюсь с силами и переношу их в справочную информацию или в задачи.
6. По стикерам невозможно определить приоритет #
На стикерах пишем задачи, которые нельзя забыть. Важные они или срочные по ним не понятно. Тем более непонятно, как они соотносятся с задачами, которые не написаны на стикерах.
Стикеры не позволяют обозреть все задачи разом. Следовательно их невозможно сравнить и определить приоритет.
Задач всегда больше, чем времени. А значит, их нужно выполнять в порядке приоритета. А приоритет — понятие относительное. Сегодня важен один проект, а завтра клиент устроил скандал, и его проект стал приоритетнее. А где-то на задворках затерялась задача оплаты счетов за интернет, у которой сегодня средний приоритет, а завтра будет высокий.
Стикеры не позволяют изменить приоритет. Теоретически это, конечно, возможно. Например, если задача стала важнее, переписать её на красный стикер или переклеить в верхний угол монитора. А если приоритет понизили, то переписать на зеленый листок и переклеить вниз монитора. Но вряд ли кто-то этим занимается.
Обычно рабочие задачи конкурируют между собой, а домашние задачи — между собой. Следовательно, их можно поместить в разные хранилища. Но можно и в одно, например, в майнд-карту. Важно, чтобы и те и другие всегда были доступны. Если домашние и рабочие задачи у вас конкурируют, например, вы самозанятый и решаете взять заказ или сходить в кино, то хранилище задач и проектов должно быть одно. И все задачи из разных накопителей должны стекаться туда.
7. Систему на основе стикеров нельзя масштабировать #
Количество стикеров имеет физическое ограничение — размер монитора. Можно, конечно, покупать дополнительный монитор, когда на предыдущем становится некуда клеить стикеры, но появляется новое ограничение — размер стола. А потом следующее — размер помещения.
У амбициозного, трудолюбивого и грамотного сотрудника количество задач и проектов растёт постоянно. Кроме того, у таких сотрудников рано или поздно появляются подчинённые, задачи которых нужно контролировать. А значит, система, основанная на стикерах, рано или поздно отживёт своё.
Вы даже не можете её масштабировать на домашний монитор. Это две разные системы. Если дома приходит в голову рабочая задача, куда её клеить?
- Начните изучать менеджмент и тайм-менеджмент. Прочитайте несколько классических книг по этим дисциплинам или найдите хороший курс.
- Возьмите за образец чужую систему организации задач и настройте под себя.
Плюсы использования стикеров как системы тайм-менеджмента #
Надо сказать, что у стикеров есть пара плюсов.
-
Картина полностью перед вами.
Что это значит? Вы видите все задачи разом. А значит, можете планировать, анализировать и группировать, как удобно: по важности, по срочности, по размеру, по клиенту. Вопрос, почему задач так мало?
-
Вы можете нарисовать и написать что угодно и как угодно.
На стикере можно написать задачу, подчеркнуть, обвести, добавить план, схему, справочную информацию, смайлик и так далее. Чем понятнее задача, тем легче её выполнить. Но рисовать можно и в ежедневнике, и в планере. Некоторые приложения тоже позволяют прикрепить картинку к задаче.
Вы наверняка уже поняли по едким замечаниям и соотношению плюсов и минусов моё отношении к стикерам, но прозрел я не очень давно.
Как заменить стикеры? #
Я раньше использовал блоки для записей. Это как стикеры, только без клейкого края. Что ещё хуже, они ни к чему не крепятся. Я записывал на них задачи, телефоны, даже процессы. У меня долго лежал на столе процесс поиска в 1С запчастей на складе. Блок всегда под рукой, не нужно лезть в ежедневник. Но проблема в том, что они терялись, и всё равно нужно было переносить записи в другое место. В тот же ежедневник или в систему справочной информации.
Меня спас кризис. Когда начались перебои с бумагой, директор запретил закупать блоки для заметок. Я сам несколько раз подумывал купить блок, но отсутствие нарезанных квадратиков — не самая большая проблема, поэтому она не стала даже задачей.
Постепенно всё встало на свои места. Ежедневник начал выполнять свои функции. А листки бумаги свои — пояснять, что сделать с документом: «Подписать на каждой странице, вернуть в бухгалтерию».
Если вы всё ещё используете стикеры, для начала просто уберите их в ящик стола, чтобы ежедневник или телефон было взять проще. А затем — начинайте постепенно осваивать тайм-менеджмент.
Заключение #
В статье « Удобно ли забивать гвоздь лампочкой? Или как я осваивал Trello» я рассказал, как безрезультатно пытался применить программу для разных целей. Вывод, который я сделал, достаточно очевидный: «Все инструменты предназначены для решения определённых задач». Можно найти им другое применение, возможно даже более подходящее, чем первоначальное, но это скорее исключение.
Обычно мы используем инструмент не по назначению, когда не знаем, какой конкретно нужен, или когда у нас его нет. Но про ежедневник знают практически все, и у некоторых любителей стикеров (включая меня) он даже под рукой. Так почему же мы используем стикеры?
«Не умеем», «не знаем», «не хотим» — слишком простые и банальные объяснения. У меня есть другое. Так мы украшаем и персонализируем своё рабочее место.
А у вас есть версии?
