Обзор инструментов для планирования дел и задач

Увы, даже у известных специалистов по продуктивности на этот счет нет единого мнения. Кто-то из них будет советовать нам современный таск-менеджер, а кто-то — обычную тетрадь в линейку.

На самом деле, выбор инструмента для планирования дел зависит скорее от личных предпочтений человека и тех задач, которые он решает в повседневной жизни. В этой статье мы вкратце рассмотрим самые популярные варианты.

Обычная бумага #

Бумага и карандаш — это то, с чего и начался весь тайм-менеджмент. Ведь если подумать, то в основе всех методов планирования лежит очень простая идея: взять листок и записать на нем предстоящие дела.

На бумаге можно реализовать любые приемы и техники тайм-менеджмента. Более того, почти все методы планирования изначально и были предназначены для простых тетрадей и блокнотов. А потому, несмотря на развитие современных технологий, бумага до сих пор остается очень популярным инструментом для планирования задач.

Достоинства:

• Максимальная доступность. Где бы мы ни находились, мы всегда найдем чем писать и на чем писать.
• Универсальность. На бумаге мы можем вести свой список дел так, как нам хочется.

Недостатки:

• Бумага — это пассивный инструмент. Например, она не умеет напоминать о предстоящих встречах и мероприятиях.
• Трудоемкость планирования. Реализация на бумаге даже простых приемов тайм-менеджмента требует времени. Например, чтобы перегруппировать задачи или упорядочить их по важности, нужно заново переписать весь список.

Бумажный ежедневник #

Это блокнот или тетрадь со специальной типографской разметкой. Чаще всего такая разметка предусматривает календарные сетки для планирования встреч и бланки для составления списка дел.

Кроме стандартных ежедневников, существуют еще и авторские (например, ежедневники Игоря Манна и Глеба Архангельского). Помимо разметки, в них могут встречаться полезные советы, тесты, алгоритмы планирования и даже небольшие статьи. Ежедневник также можно сделать самостоятельно, для этого достаточно скачать и распечатать готовые шаблоны подходящего формата.

Бумажные ежедневники были популярны в XX веке, но сегодня их заметно потеснили электронные аналоги.

Достоинства:

• Системный подход к тайм-менеджменту. Ежедневники приучают нас регулярному планированию и поддержанию порядка в делах.
• Привлекательный дизайн. Бумажные ежедневники обычно оформляются со вкусом, и пользоваться ими действительно приятно.

Недостатки:

• Система тайм-менеджмента диктуется разметкой. Если ежедневник предназначен, например, для жестко-гибкого планирования, его будет сложно приспособить для системы GTD.
• Те же проблемы, что и у простых блокнотов: трудоемкость планирования и отсутствие напоминаний.

Электронные планировщики #

Электронные планировщики (электронные ежедневники, таск-менеджеры) — это специальные программы и сервисы, предназначенные для планирования целей и задач. К ним относятся Todoist, SingularityApp, ЛидерТаск, Хаос-контроль и другие подобные приложения.

Программы-планировщики помогают реализовать все основные методы тайм-менеджмента. В них удобно вести списки дел, создавать расписания, работать с целями и проектами. Кроме того, они часто включают в себя различные вспомогательные инструменты, например, матрицу Эйзенхауэра или таймер Pomodoro.

В XXI веке электронные таск-менеджеры стали самым популярным инструментом для планирования и управления задачами, отодвинув на второй план бумажных собратьев.

Достоинства:

• Легкость планирования. В современных планировщиках предусмотрены функции, которые помогают автоматизировать и упростить работу с задачами. В них можно сортировать и фильтровать списки, выполнять поиск по задачам, настраивать их повторение и т. д.
• Гибкость. Программы можно приспособить для большинства популярных систем планирования: от простого метода Айви Ли до сложной системы GTD.

Недостатки:

• Требуют наличия гаджетов. Чтобы пользоваться электронными планировщиками, нужен компьютер или хотя бы смартфон.
• Требуют времени на освоение. У каждой программы свой уникальный интерфейс, который придется изучить.

Прочие инструменты #

Кроме перечисленных выше инструментов, в тайм-менеджменте иногда используются и более экзотические варианты:

Текстовые файлы #

Представляют собой «продвинутую» версию бумаги. Задачи в текстовых файлах можно копировать, вставлять и менять местами.

Канбаны #

Канбан-доска — это специально размеченная поверхность (например, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Канбаны обеспечивают максимальную наглядность: мы сразу видим, в каком состоянии находятся наши дела, и что нам предстоит сделать.

Корпоративные системы #

К ним относятся сервисы для управления клиентами и бизнесом (например, Битрикс24 и Мегаплан). Обычно в них есть все, что нужно для корпоративного тайм-менеджмента: возможность ставить сотрудникам задачи, контролировать работу, вести хронометраж. Однако для персонального тайм-менеджмента такие системы используют редко: они слишком «избыточны».

Электронные таблицы (Excel, Google Таблицы) #

Позволяют спроектировать свой индивидуальный планировщик под конкретные задачи.

Ментальные карты и иерархические блокноты #

Больше подходят не для повседневного использования, а для планирования отдельных крупных проектов. В них удобно выполнять декомпозицию задач и намечать предстоящие этапы работы.

И напоследок #

Мы рассмотрели основные инструменты для тайм-менеджмента как современные, так и «традиционные». Однако не стоит думать, что одни из них лучше, а другие — хуже, они все подходят к разным методикам. Нет, всегда есть ситуации, когда один из перечисленных инструментов может оказаться полезнее остальных.

Например, в современном мире безусловным лидером считаются электронные планировщики. Но если мы вдруг оказались вдали от цивилизации, то лист бумаги и карандаш снова могут стать нашими лучшими друзьями.