Дедлайн: что это такое и как его соблюдать

В этом материале разбираем, что такое дедлайн, зачем он вообще нужен, каким бывает, как его грамотно устанавливать и что делать, если дедлайн «подгорает» или уже наступил, а задача всё еще не сделана.

• Что такое дедлайн простыми словами
• Зачем нужен дедлайн
• Какими бывают дедлайны
• Плюсы и минусы дедлайнов
• Как не ошибиться с дедлайном
• Как сделать, чтобы дедлайн сработал
• Что делать, если дедлайн «горит»
• Кратко

Что такое дедлайн простыми словами #

Дедлайн — это крайний срок выполнения задачи. То есть дата и время, к которым задача должна быть готова в нужном объеме.

Позже, уже в 20-е годы XX века, термин позаимствовали печатники: дедлайном стали называть крайний срок, когда газета должна выйти в печать. Спустя время, кроме газетных издательств, термин стал всё чаще использоваться и в других профессиях, напоминая о крайних сроках.

Теперь дедлайнами пользуются в самых разных сферах:

• управление — руководители ставят подчиненным задачи и устанавливают крайние сроки их выполнения;
• бизнес — в договорах с контрагентами четко прописываются даты выполнения услуг или поставок товаров;
• законодательство — крайние даты сдачи отчетности и уплаты обязательных взносов и налогов;
• продажи и маркетинг — крайние сроки действия специальных акций, например;
• личные дела — крайний срок подачи заявки на участие в профессиональном конкурсе, или подачи показаний счетчиков электроэнергии, или оплаты квитанций по ЖКХ и т. д.

Зачем нужен дедлайн #

Что такое мотивация

и где её найти?

Дедлайны помогают достигать целей, побуждая вовремя и пошагово выполнять для этого конкретные задачи. Ведь пока у цели нет четких задач-шагов и реальных сроков для их выполнения, её можно очень долго откладывать «на потом».

Например, у вас есть суперцель, почти мечта — купить загородный дом. А может, выступить на крупной конференции. Или напечатать собственную книгу в крупном издательстве (а сначала — её написать бы). Но пока вы не превратите такую мечту в проект и не разобьете её на конкретные шаги, она так и остается мечтой.

И самое важное при превращении мечты в проект — это дедлайн. Потому что он мотивирует действовать и задает конечную точку готовности проекта. С ней проще предположить, когда и какие задачи нужно выполнить, чтобы достичь результата вовремя.

Один из советов при планировании больших проектов с четким дедлайном — двигаться от финала к старту. Например, сейчас — начало апреля, и есть цель написать черновик книги к 1 ноября. Эта дата — и есть дедлайн. Чтобы в него уложиться, стоит разложить процесс работы над книгой от конца к началу: какие задачи нужно выполнить в октябре, сентябре, августе — и так по всем месяцам вплоть до апреля. К задачам в проекте можно также добавить промежуточные дедлайны — они помогут держать руку на пульсе и не затягивать процесс.

Какими бывают дедлайны #

Повторяющиеся задачи

полный гайд по настройкам

Чаще всего дедлайны делят на срочные, поэтапные и повторяющиеся. Срочные привязаны к конкретным датам, после которых могут наступить последствия: не оплатили квартплату до 10 числа — вам отключат свет. Поэтапные дедлайны обычно возникают у больших задач, которые не получится взять и выполнить здесь и сейчас, не разделив на шаги. А повторяющиеся — у разных задач, которые важно выполнить одновременно.

Летим в Сочи в конце июля? Вот он, срочный дедлайн. А дальше планируем поэтапные и повторяющиеся дедлайны — сначала покупаем авиабилеты и бронируем отель не позже середины апреля, а после находим того, кто посидит с котом в наше отсутствие, изучаем имеющийся гардероб и готовимся собирать чемодан.

Иногда дедлайны также делят по срочности на плавающие, жесткие и нереалистичные.

Плавающие дедлайны всё-таки сложно назвать дедлайнами, поскольку с ними задача может сколько угодно откладываться и есть риск, что она так и останется невыполненной. Поэтому, если вы хотите достичь результата, любой плавающий дедлайн однажды должен превратиться в жесткий.

Плюсы и минусы дедлайнов #

Аврал на работе

Как вывести ситуацию в управляемое русло

Ключевой плюс дедлайна — он придает вам тонус: вы всегда помните, что у задачи есть крайний срок, поэтому ее стоит сделать вовремя. Но у дедлайнов есть и другие плюсы:

• Дедлайн помогает вовремя реагировать на форс-мажоры. Когда у каждого этапа есть свой дедлайн, проще увидеть, что что-то идет не так. Например, если у проекта есть три промежуточных этапа со своими дедлайнами, и первые два из них уже просрочены — есть большой риск не сдать проект вовремя.
• Дедлайн помогает планировать будущие сроки проектов. Когда вы знаете, что в прошлый раз не уложились в дедлайн с конкретной задачей, вы можете адекватнее называть сроки для новых подобных задач в будущем.
• Дедлайн заставляет распределять энергию. Да, можно тянуть до последнего и сидеть целую ночь накануне дедлайна. Но если вы так сделаете несколько раз, это в итоге научит вас рациональнее использовать отведенное время, делить большую задачу на шаги и планировать свои ресурсы.
• Дедлайн помогает быть последовательнее. Если проект большой, и сделать в нем нужно многое, можно бесконечно перепрыгивать с одной его задачи на другую. А потом доделывать всё пачкой и впопыхах накануне «дня икс». А можно — спланировать задачи так, чтобы без выполнения одной не переключаться на следующую, и к каждой добавить свой дедлайн. Это сэкономит вам время и силы и поможет уложиться в срок.

Главный минус дедлайна — психологический дискомфорт: чем ближе срок выполнения задачи, тем менее комфортно вы можете себя ощущать. Особенно, если теряли понапрасну отведенное на задачу время. Сначала сроки могут казаться слишком далекими, а люди склонны расслабляться и ничего не делать, пока не «запахнет жареным». Когда же дело кажется слишком срочным, возникает стресс из-за страха не успеть вовремя. Но эта проблема решается грамотным планированием.

А ещё — дедлайны не нравятся любителям делать всё идеально: потому что просто может не быть времени шлифовать результат до идеала на 100500 раз. Но кажется, это даже хорошо :)

Как не ошибиться с дедлайном #

Что такое ошибка планирования

и как она работает

Дедлайн — это искусство балансировать между «Сделать хоть как, лишь бы успеть» и «Куда торопиться — у нас еще куча времени!». Но как найти этот баланс?

1. Помнить про ошибку планирования: мы всегда недооцениваем сложность новой задачи, не учитываем возможные препятствия на пути к ее выполнению и переоцениваем свои навыки.

   Лайфхак:

   • добавлять к планируемому сроку готовности запас времени на подстраховку, чтобы реже попадаться на удочку ошибки планирования и закона Мерфи;

   • использовать «редлайн» — точку контроля выполнения конкретной задачи незадолго до дедлайна. С ней проще понять, что что-то идет не так, и вовремя принять меры. Например, перенести срок. Хорошо, если для большого проекта редлайнов будет несколько.

   

   Правда, здесь не стоит забывать про закон Паркинсона, который утверждает: работа занимает всё отведенное на нее время :)

2. Делить большой проект на подпроекты поменьше, и каждому из них — задавать свой дедлайн. Если очень страшно не успеть — добавляйте дедлайны хоть к каждой задаче. Сингулярити так умеет!

3. Опираться на прошлый опыт: если знать время выполнения типичных задач, проще прикинуть, сколько займет новая подобная. Например, если вы уже когда-то создавали презентацию для выступления на публике, то понимаете, что за один вечер такое вряд ли получится сделать качественно. Поэтому и дедлайн должен быть не таким жестким.

   Лайфхак: вести учет времени своих задач в планировщике, чтобы всегда иметь под рукой данные по продолжительности выполнения — это поможет не ошибиться с оценкой подобных дел в будущем.

4. Не гнаться за идеальностью: возможно, решение задачи «на троечку» приблизит к успеху больше и скорее, чем попытка шлифовать до идеала и не уложиться из-за этого в срок.

   Лайфхак: вместо долгой шлифовки выпускать результаты работы небольшими порциями. Если пишете книгу — не ждать готовности всей рукописи, а выкладывать по главе на площадках самиздата. Если создаете сайт — сделать самые необходимые страницы в первую очередь, а второстепенные добавлять после релиза.

5. Оценить важность проекта или задачи: «обязательно нужно сделать», «желательно сделать» или вообще «можно не делать». Приоритеты помогают определиться, на что сейчас лучше направить энергию. Да, купить загородный дом хотелось бы, но пока нет возможности. А вот выступить на профильной конференции можно уже через пару месяцев. Поэтому вторая задача приоритетнее, а её дедлайн — ближе.

   Лайфхак: успеть всё — невозможно, поэтому расставляйте приоритеты и учитесь говорить «нет» тому, что в них не входит. Для этого вы можете использовать Матрицу Эйзенхауэра, принцип Парето или метод АБВГД.

Как сделать, чтобы дедлайн сработал #

Как развить самодисциплину:

7 лучших практик из личного опыта

1. Сделать дедлайн публичным. Сообщите о крайнем сроке коллегам, подписчикам, друзьям или наставнику. Это создаст внешний контроль и усилит мотивацию — чем больше людей узнает о вашем намерении, тем неприятнее будет сорвать дедлайн.

   

   

2. Придумать «штраф» за провал и «бонус» за успех. Договоритесь с собой или с кем-то о наказании за невыполнение срока. Например, пообещайте приятелю или партнеру небольшую сумму денег за срыв дедлайна или примите решение сделать пожертвование в какую-то организацию: скажем, в общество арктических переворачивателей пингвинов — вроде бы, дело полезное, но эти деньги можно потратить с большим удовольствием, если вы уложитесь в сроки. Также подумайте и о награде за успех — это может быть как банка любимого мороженого или ужин в красивом месте, так и полноценный день отдыха без работы вовсе.

3. Задействовать принцип «искусственного» сжатия сроков. Выше мы говорили про время на подстраховку, которое стоит добавлять к дедлайну. Но иногда намеренно стоит сократить продолжительность работы над задачей на 20–30% — это повысит концентрацию и эффективность, создавая дефицит времени. А значит, его попросту не захочется тратить на ерунду.

4. Детально продумать и записать последствия, которые наступят при срыве дедлайна. Тут возможно два варианта: либо этой аргументации будет достаточно, чтобы поднять мотивацию и выполнить задачу вовремя, либо — недостаточно. Во втором случае, скорее всего, дедлайн слишком завышен или навязан — и с этим стоит разобраться.

   

5. Настроить систему напоминаний. Например, завести в планировщике ежедневную задачу «Проверить дедлайны» и установить для нее конкретное время. Когда приложение напомнит о задаче, вы проверите свои проекты и дела на предмет крайних сроков, поменяете приоритеты и добавите напоминания, если пришла пора «пошевелиться».

   
   

   

Что делать, если дедлайн «горит» #

Метод «5 почему»:

простой способ докопаться до сути

Если в процессе работы над задачей вы чувствуете, что не укладываетесь в дедлайн, — заранее сообщите об этом тем, кто от него зависит. И конечно, согласуйте с этими людьми новые сроки или другой объем работ. Например, вы можете перенести выполнение задачи на день-два или отгрузить к дедлайну только часть уже выполненных работ, если это устроит вторую сторону.

Главное, чтобы откладывание дедлайна не превратилось в привычку — это пагубный паттерн, который портит вашу репутацию как специалиста и досаждает лично вам, потому что заставляет находиться в вечном стрессе из-за неуспевания, оправданий и последствий от переносов сроков.

При регулярных срывах дедлайна стоит разобраться, почему так происходит — например, с помощью метода «5 почему». С его помощью можно докопаться до первопричины и открыть для себя много инсайтов.

Кратко #

1. Дедлайн — это крайний срок выполнения задачи. Он нужен, чтобы достигать целей: пока у них нет конкретной даты выполнения, цели часто остаются лишь мечтами.
2. Дедлайны бывают срочными и поэтапными, а также мягкими, жесткими и невыполнимыми. Срочные сильно зависят от внешних обстоятельств, поэтапные — помогают двигаться к целям пошагово. Мягкие можно сдвигать, от жестких зависит выполнение последующих задач в очереди. Ну а невыполнимые созданы для подвигов :)
3. Главный плюс дедлайна — он держит вас в тонусе, а также помогает оценивать сроки выполнения похожих задач в будущем, выстраивать последовательность выполнения задач и грамотно распределять время (чтобы не делать весь объем работ накануне срока).
4. Главный минус дедлайна — психологический дискомфорт. Но это решается грамотным планированием.
5. Чтобы не ошибиться с дедлайном, стоит помнить про ошибку планирования, опираться на прошлый опыт, делить большие задачи на шаги с промежуточными дедлайнами, а также добавлять запас времени на форс-мажоры.
6. Если дедлайн «горит», стоит честно признаться в этом второй стороне и перенести сроки.
7. Если дедлайн сорван, не стоит отчаиваться — стоит проанализировать этот опыт и сделать выводы, чтобы в будущем такого не повторилось. Особенно важно отловить часто повторяющиеся срывы дедлайнов. Если есть системная проблема, стоит проанализировать причины и найти решение. Пробуйте разные техники декомпозиции и приоритетов, планируйте свое время, делегируйте, внедряйте работу по Циклу Деминга, и всё получится.

Успехов!