Учет времени и задач фрилансера в планировщике

На помощь приходят различные приложения для ведения списков задач и напоминаний о важных делах. Кто-то использует привычные офисные таск-трекеры, кто-то — специальные приложения для планирования личных дел. Мы решили провести эксперимент — взять обычного человека, попросить его выбрать несколько приложений и потестировать их в реальных условиях.

Далее рассказ будет идти от лица нашего героя — точнее, героини.

Об участнице эксперимента #

Имя: Алена
Город: Сочи
Род деятельности: копирайтер-фрилансер
Хобби и интересы: фитнес, танцы, английский, путешествия
Задачи и условия планирования: случаются непрогнозируемые задачи, приходится совмещать несколько проектов, учебу, домашние дела
Особенность: Привыкла пользоваться бизнесовым тасктрекером, когда работала в офисе.

Немного о себе:

Несмотря на то, что я не хожу в офис, я тоже сталкиваюсь с нехваткой времени. Во всем виноваты популярные фрилансерские проблемы — нечеткий режим дня, вдруг возникающие во время работы домашние дела, авралы по выходным. В итоге, я часто пропускаю очередную тренировку или занятие по английскому, потому что просто не успеваю сдать проект.

Также я часто езжу в путешествия — например, за этот год несколько раз была на горнолыжных курортах, а летом планирую съездить на Кавказ и в Грузию. Путешествия и отпуска я планирую сама, поэтому нужно вовремя заботиться о билетах на самолет и бронировании отелей.

Для эксперимента я взяла пару таск-трекеров для бизнеса, которыми пользовалась в своем офисном прошлом, и попробовала адаптировать под фриланс. А также два российских приложения для личного планирования — с оплатой зарубежных сервисов сейчас сложности, поэтому выбор пал на них.

Надеюсь, что эксперимент поможет мне разобраться с тайм менеджментом на фрилансе и выбрать подходящее приложение для учета времени.

Битрикс24 #

С этим приложением я познакомилась еще во время работы в офисе. С его помощью удобно ставить и выполнять рабочие задачи — но насколько оно подойдет для управления собственными делами?

Чтобы начать, необходимо создать свою рабочую среду Битрикс24. Обычно это ложится на плечи руководителя компании — а остальные сотрудники просто туда добавляются. Но так как я использую приложение для личных дел, то в рабочей среде буду одна.

Битрикс24 предлагает множество функций для продуктивной работы: чаты, новости, CRM, общий диск, базы знаний и группы. Но понадобится мне только одна — задачи.

Чтобы создать задачу или проект, нужно нажать плюсик в нижнем правом углу экрана на вкладке «Задачи».

Чем они отличаются:

• Задача — один конкретный пункт, например «Позвонить маме». В задаче можно добавить чек-лист, пометить ее избранной, установить приоритет важности, задать крайний срок, написать комментарии и под конец оценить — положительно или отрицательно. Задачи можно отмечать выполненными — тогда они автоматически исчезнут из списка.

• Проект обладает расширенными настройками — для него можно выбрать аватарку, назначить дату старта и завершения, пометить тегами, а также заполнить описание. У каждого проекта тоже есть свой список задач, к нему можно подключить календарь и диск (облачное хранилище), чтобы загружать туда файлы. В проекте доступно приглашение других людей — но у них тоже должны быть профили в Битрикс24.

Остальные функции мне не понадобились, поэтому их я не буду рассматривать.

Общее впечатление
 #

По моему мнению, Битрикс24 все же больше подходит для рабочих команд. В офисной среде удобно создавать проекты, приглашать участников, вместе работать над задачами. Но для одного фрилансера такого функционала много. Большинством настроек для задач и проектов я не воспользуюсь — потому что мне некого приглашать, делегировать и проверять.

При этом визуализация самой нужной части — списка задач — оставляет желать лучшего. Например, я не могу добавлять описание в задачу, создавать подзадачи или менять их местами с помощью перетаскивания.

Workzen #

Это приложение от МТС, которое позиционирует себя как простой планировщик больших проектов, способное держать в порядке все дела и нужные контакты. Кажется, оно тоже больше подходит для бизнеса, но посмотрим, как оно справится с планированием моих личных дел.

Зарегистрировавшись, я сразу попадаю на главный экран приложения — на нем списком выведены все предстоящие задачи. Для каждой задачи можно создавать описание, указывать сроки, этапы выполнения, а также — ура! — здесь есть подзадачи, тоже со сроками. Задачей можно поделиться — дать доступ другому пользователю Workzen, отправить в мессенджеры, в соцсети или сохранить. Также здесь есть ненужные мне элементы интерфейса — назначить клиента, указать сумму сделки и добавить позицию из каталога. Но их можно удалить в настройках — это удобно.

Каждую задачу можно пометить тегами, прикрепить к ней фото, видео или файл, добавить комментарий — это выгодно отличает функционал Workzen от Битрикса. Также задачи можно сортировать по дедлайну, дате создания или этапам — очень удобно, когда взяла на фрилансе несколько проектов.

Удобно, что при проставлении сроков задачи делятся на «Сегодня», «Скоро» (с проставленным сроком) и «Когда-нибудь» (без него). То есть, открыв приложение, я сразу вижу список дел на сегодня. Вычеркиваются задачи так же, как и в Битрикс24, но не пропадают с экрана.

Также эти же задачи можно посмотреть в формате канбан-доски, при этом они делятся по этапам. По умолчанию этапы такие: «Новый», «В работе» и «Готово». Можно создать свой этап. Как по мне, эти названия, конечно, больше подходят для рабочих задач.

То же самое доступно в формате календаря. Раскрыв календарь, вы наглядно видите дни, в которые у вас что-то запланировано. Тапните на дату — и вы откроете список с задачами.

Общее впечатление
 #

Workzen мне понравился больше, чем Битрикс24 — отображение задач тут более наглядное, у каждой задачи более богатый функционал, можно создавать подзадачи, что очень удобно.

Но все-таки, приложение тоже больше «заточено» под офисные задачи — например, тут «рабочие» названия этапов и много функционала, который мне не понадобился (аналитика или добавление клиентов). Мне все-таки хочется чего-то попроще — приложение, где будут наглядно представлены все мои задачи с описаниями, без лишних опций.

Trello #

С этим приложением я тоже сталкивалась в паре рабочих проектов — и мне оно показалось удобным. Как и в Workzen, здесь есть режим канбан-доски (тут он стоит по умолчанию) — для кого-то это может быть очень комфортно, а кому-то нужно будет привыкнуть. Я ничего не имею против канбан-досок, для меня это наглядный способ планирования — поэтому Trello я тоже включила в свой список.

Чтобы начать работу, нужно создать рабочее пространство. По умолчанию на нем будет одна доска с тремя этапами — «Список дел», «В процессе» и «Готово». Этапы можно переименовывать и создавать новые, а задачи — перетаскивать между ними. Удобно, что интерфейс можно увеличивать (для просмотра задач) и уменьшать (для лучшего охвата этапов).

В каждой задаче доступны следующие пункты: описание, чек-лист, вложение, дата начала и завершения, цветные метки, комментарии. Задачу можно скопировать или поделиться ссылкой на нее. Работает фильтр карточек — по метке, сроку и ответственному (у меня, естественно, он один — я). Крутая функция — напоминания на телефон об задачах с истекающим сроком, мне бы это точно пригодилось.

Общее впечатление
 #

В целом, приложение достаточно приятное. Удобно, что можно переименовывать все этапы и настраивать доску под себя, а также создавать несколько досок — например, для рабочих и личных дел или даже отдельно по каждому проекту.

Цветные метки для задач тоже полезны — доска сразу становится более наглядной. Например, я могу пометить красным цветом горящие задачи, желтым — чуть менее важные, а зеленым — те, которые могу делегировать. Или красным — личные задачи, желтым — рабочие, оранжевым — по хобби и путешествиям, а зеленым — планы, которые хотелось бы исполнить в ближайшее время.

Но канбан-доска подойдет не всем, а перетаскивать задачи с этапа «В работе» на этап «Готово» все же сложнее, чем просто вычеркивать пункты. Поэтому использование Trello для личного планирования — все-таки спорная штука.

Kickidler #

Столкнулась с этой программой, когда сотрудничала с крупной компанией. Программа предназначена для мониторинга работы сотрудника удаленно. Оказалось, что не все рабочее время я расходую продуктивно. Во время работы я часто отвлекаюсь на сообщения в соцсетях. Посмотрев статистику поняла, что трачу не менее часа просто на ответы в чатах, а думала такая мелочь. Программа не просто трекает, сколько ты тратишь на задачи, но и записывает всё: от нажатий на клавиши до того времени, что я провела в каждой вкладке браузера.

В программе есть удобный функционал «Автокик», моя коллега работала с ним и предложила подключить. Чтобы у руководителя не возникало сомнений и вопросов о том, чем я занимаюсь во время рабочего дня. После добавления функционала, я внесла туда соцсети и еще пару сайтов, на которые могу отвлекаться, сама того не замечая. И запросила дополнительный список у руководства (мало ли, какие требования). Потом включила уведомления — Автокик присылает уведомление сразу, как только переходишь на запрещенный сайт или слишком долго бездействуешь. Их можно настроить под себя. Сначала это казалось слишком жестким, но я быстро привыкла, и мне даже понравилось. Мою прокрастинацию контролировала программа, и мне больше не надо было переживать, что я не заметила время и просидела в соцсети целый час, из-за чего пришлось бы работать поздно вечером.

В функционал «Автокик» входит интерфейс самоконтроля. Он представляет из себя окно с круговой диаграммой. В ней вы увидете на сколько продуктивно или непродуктивно вы работали. Вызвать окно можно в любое время, достаточно нажать на кнопку в системном трекере.

Разработчики программы позаботились и о личном пространстве сотрудников. «Автокик» дает возможность включать и отключать мониторинг самостоятельно. Эта функция называется Граббер, при ее активации внизу интерфейса самоконтроля появляется бегунок. При переключении, вы либо открываете доступ к вашему ПК, либо закрываете.

Общее впечатление #

Мне понравилось, как программа показывает детализированную картину дня: можно посмотреть не только на то, сколько времени я посвятила работе, но и как быстро переключалась между задачами, насколько часто отвлекалась на соцсети.

У Kickidler есть рейтинги продуктивности, отчеты по каждому дню и динамике за определенный период, можно отследить свой ритм и понять, на какое время дня лучше ставить задачи разного типа, когда лучше делать перерывы. Конечно, впечатление зависит и от компании, где используется программа мониторинга. В компании, где я работала, Кикидлер использовали как инструмент помощи сотрудникам, а не как инструмент тотального контроля. В общем, я осталась под положительным впечатлением от программы.

SingularityApp #

Познакомившись с SingularityApp я впервые столкнулась с понятием «хаос-менеджмент» — оно меня заинтересовало. Термин как нельзя лучше описывает то, что творится в моем планировании сейчас. Как гласит определение на сайте Сингулярити: «Хаос — это когда все твои дела находятся в состоянии „броуновского движения“. Ты не знаешь, за что хвататься и как все успеть». Да-да, все про меня.

Приложение заточено под следующие принципы планирования:

• Хаос в делах — это не страшно. Важно понять его и «приручить».

• Иногда планы рушатся, поэтому необязательно четко назначать каждой задаче дату и время. Можно отметить дедлайны только для наиболее важных дел, а остальные — просто прописать.

• Времени никогда не хватит на то, чтобы сделать все запланированное. Поэтому иногда нужно пересматривать список задач без дедлайнов и удалять ненужное.

• Важные мысли могут посетить в любой момент — и необходимо зафиксировать их, чтобы не забыть. В Singularity, например, можно записать задачу через телеграм, почту, голосовой ввод и виджеты.

• Чтобы справиться с хаосом в делах, достаточно лишь небольших изменений. Можно проследить, в каких ситуациях он возникает — и направить туда силы для решения проблемы.

Создавать задачи легко: по обычному тапу на плюсик в правом нижнем углу открывается текстовый ввод, по долгому — голосовой. Можно сначала накидать список задач, добавив теги, дату и приоритет, а потом дополнять каждую отдельно. Мне так удобнее — задачи чаще всего я ставлю себе на бегу. А можно сразу перейти к подробному редактированию: здесь доступны заметки, чек-лист, напоминания, установка дедлайна, добавление в избранное и прикрепление вверху списка.

По умолчанию все задачи находятся в разделе «Без проекта», а их срок — сегодня, также их можно переместить в проект «Входящие», чтобы потом рассортировать. Такой способ постановки задач я использую, чтобы быстро накидать планы на день.

Для каждого своего заказчика я создаю отдельный проект, куда добавляю задачи по текстам, которые пишу для него. Помимо задач, в проектах можно выделять отдельные секции, а также объединять несколько проектов в один родительский. Таким образом, формируется практически бесконечная вложенность задач. Что мне нравится — проекты тоже можно пометить цветом и даже эмодзи, это удобно.

Что еще я отметила — крутой раздел «Когда-нибудь». Сюда можно записывать все планы, до которых пока не доходят руки. Может быть, когда-нибудь их и получится осуществить.

Общее впечатление
 #

Сингулярити Апп выглядит как идеальный тайм трекер для фрилансера! Больше всего мне понравилось разнообразие настроек. Приложение действительно подстраивается под тебя — можно создавать какое угодно количество проектов (в Pro-версии, бесплатно — до 10), делать их огромными, с несколькими степенями вложенности, или наоборот, небольшими.

Можно просто накидывать задачи списком. Можно сортировать задачи по приоритету и времени или менять их расположение простым перетаскиванием. Можно создать любые теги для удобства, я использую теги для задач по своим хобби. И главное — приложение не перегружено ненужным функционалом. Пока для меня это лучшее решение из всех.

Вместо заключения
 #

Главный вывод, который я сделала: планировать личные дела лучше в специальных приложениях, а не в таск-трекерах для бизнеса. Дело в том, что бизнес-задачи ставятся немного по-другому: для них важны четкие сроки и результаты, и чаще всего задачу выполняет несколько человек.

В то время как в личных делах часто царит хаос — что-то отменяется, что-то не получается сделать, а что-то переносится на другой срок. И если для бизнес-приложений важна четкость и единообразность процессов, то в приложении для личного планирования я оценила возможность гибкой настройки под себя.