1 992
30 августа 2021

Как ставить себе задачи: 9 шагов к продуктивности

Если ты составил годный план выполнения задачи, прикинул сроки и расставил приоритеты — это уже 50% успеха. Мы подготовили 9 советов, которые помогают правильно ставить перед собой задачи и добиваться хороших результатов. В конце тебя ждет бонус — мастер-класс по планированию в SingularityApp. Поехали!

1. Выбери подходящий инструмент#

Даже если ты с детства не любишь ежедневники и списки, сейчас без них не справиться. Современный ритм жизни требует четкого планирования — как рабочих, так и личных дел. И лучше, если они будут не в обычном блокноте, а в приложении, где ты сможешь отслеживать прогресс, быстро добавлять и убирать задачи, а также синхронизировать их между всеми своими устройствами.

Какое приложение выбрать — решай исходя из своих целей и личного вкуса. Главное, чтобы оно было удобным, позволяло сортировать задачи по приоритетам и умело напоминать о предстоящих событиях.

2. Записывай задачи и идеи сразу#

Иначе ты почти наверняка их забудешь. Создай в приложении папку «Разобрать» и скидывай туда все внезапно пришедшие в голову задачи или идеи. В SingularityApp для них уже есть специальная папка — «Входящие». Необязательно расписывать их сразу по пунктам, это можно сделать и потом. Главное — зафиксировать саму идею.

Папка «Входящие» поможет эффективнее ставить себе задачи и надежно сохранит записанные на бегу идеи и озарения. Каждый день выделяй время на их разбор — расставляй даты и приоритеты, настраивай уведомления. Задачи, ведущие к общему результату, объединяй в проекты. Если ты сомневаешься, в какой проект определить задачу — переноси в папку «Без проекта». Если задача не горит к определенному сроку — выбирай для нее «Когда-нибудь».

3. Подробно сформулируй задачу#

Добавляй во все задачи описания. Обязательно опиши не только саму задачу, но и шаги ее выполнения, и инструменты, и — это важно — предполагаемые сроки. Иначе ты погрязнешь в выполнении мелких понятных задач, а сложные так и будешь откладывать на потом, потому что не знаешь, с какой стороны к ним подступиться.

Например, не просто планируй «Съездить на дачу», а подробно распиши, что там хочешь сделать, по пунктам. Если задачу можно разложить на шаги — используй подзадачи или добавь к ней чеклист.

4. Используй папки, проекты и теги#

Это может быть сложно поначалу, когда ты приступаешь к разработке своей собственной системы. Но как только ты увидишь, насколько легче работать с красиво и четко структурированными проектами, ты больше не захочешь возвращаться к хаосу. Представь: каждая твоя цель — это отдельный проект, каждая задача в нём — это шаг на пути к цели. В SingularityApp любой проект может содержать подпроекты и секции.

Разные проекты могут содержать схожие задачи: «купить…», «позвонить…», «уточнить…». Настрой для таких задач теги — так ты сможешь быстро переходить к нужным спискам и одним махом увеличивать прогресс сразу по нескольким проектам. Для небольших задач, которые можно выполнить за короткий срок, подойдет тег по их продолжительности — например, «5 минут». Попробуй — и время, проведенное в очередях и пробках, никогда больше не будет потеряно.

5. Планируй каждый день#

В идеале утро должно начинаться с четкого плана. Но иногда легче составить план на день с вечера — поэкспериментируй и реши, как ставить себе задачи на день. Кстати, план на день — это не только рутинные и срочные задачи на сегодня. Всегда помни про папку «Когда-нибудь» и регулярно просматривай хранящиеся там задачи. Для каких-то сегодня — самый подходящий день, другие уже просто некуда дальше откладывать. Секрет продуктивности в том, чтобы хотя бы пара задач из этого списка попадала в план текущего дня и добросовестно выполнялась.

6. Разбирай текущие планы каждую неделю#

Слабое место в отношениях с планировщиками чаще всего — отсутствие контроля. Мы закидываем туда задачи, и они пылятся там неделями и месяцами. Мы спокойны — всё важное ведь записано. Но задачи сами себя не выполнят. Как не только ставить перед собой задачи, но и выполнять их? Каждую неделю проводить ревизию своих проектов.

Многие приложения дают возможность просматривать просроченные задачи. Это полезная функция — пользуйся ею регулярно, отслеживай свой прогресс и актуальность задач. Если задача давно просрочена, подумай — а действительно ли она важна?

В версии для ПК SingularityApp для этого есть специальный инструмент — «Режим проверки». Он легко запускается одним кликом, а периодичность проверки настраивается как для всех проектов, так и для каждого проекта в отдельности. Лайфхак: добавь в расписание выходного дня задачу проверки проектов и настрой для нее уведомление.

7. Синхронизируй свое приложение с календарями#

Все твои задачи должны храниться в одном месте — это главная заповедь продуктивности. Если ты предпочитаешь рулить своей жизнью с помощью планировщика, но вся твоя рабочая активность в Google-календаре — вместе с партнерами и коллегами — синхронизируй это! Избавишь себя от двойной работы, случайных пропусков событий или их наложения друг на друга. SingularityApp можно интегрировать с веб-календарями, а для Google календарей есть двусторонняя синхронизация: подключи то, что тебе нужно, и управляй задачами календаря прямо в приложении.

8. Не удаляй задачи, а архивируй их#

Сжечь все мосты, расправившись со сложной задачей, проще всего. Но по задаче могут всплыть новые подробности, какие-то детали ее решения могут пригодиться для новых задач. К тому же, архив задач — это показатель твоего прогресса и мотиватор: приятно же иногда взглянуть, сколько ты уже преодолел. В SingularityApp можно настроить ручное или автоматическое архивирование выполненных задач. Можно даже архивировать их сразу, как только ты поставил отметку о выполнении, и любоваться, как сокращается список предстоящих дел. Задачами в архиве тоже можно полюбоваться в любой момент: для них в папке каждого проекта и в папке «Сегодня» выделена специальная секция.

9. Создавай повторяющиеся задачи#

Это отличный способ не забыть про регулярные события. Если ты раз в неделю меняешь постельное белье, раз в два месяца — зубную щетку, раз в полгода посещаешь стоматолога, а в бассейн ходишь по вторникам, четвергам и субботам — один раз настрой для этих событий повтор и больше не трать время на их планирование. В нужное время SingularityApp создаст новую задачу и поместит ее в папку «Сегодня».

Не забывай про приоритеты: для повторяющихся задач задач в SingularityApp они также доступны. Приоритет можно назначить как отдельной задаче в цепочке повторов, так и всем задачам в этой цепочке.

Бонус: мастер-класс по постановке задач с помощью SungularityApp#

Нажми на иконку создания новой задачи

В десктопной версии приложения она первая на Нижнем тулбаре, в мобильной — в правом нижнем углу экрана. Ты сразу перейдешь к созданию задачи. По умолчанию задача будет назначена на сегодня.

Напиши название и описание

Название — краткое и емкое, отражающее суть задачи — в поле «Новая задача». В поле «Заметка» — всё, что ещё тебе нужно знать об этой задаче, если в поле для названия это не поместилось.

Установи приоритет

Для каждой задачи в SingularityApp доступно множество тонких настроек. Например — приоритет. По умолчанию новым задачам присваивается средний приоритет, но для действительно важных задач ты можешь изменить его на высокий — чекбокс такой задачи окрашивается в красный цвет. Также задачу можно закрепить или поставить срок дедлайна — чтобы точно не упустить ее из виду.

Воспользуйся чеклистом

Это очень удобная опция для сложных задач. Грамотно составленный чеклист — гарантия того, что ты не упустишь ни одной детали. У чеклиста есть прогресс-бар — отмечаешь пункты и видишь процент выполнения. Мотивирует!

Установи дату и время

Если ты ставишь задачу не на сегодня, обязательно укажи дату ее выполнения — это поможет лучше организовать планы и дела. Если у задачи назначено время начала выполнения — можно добавить уведомление о ее начале. Также не забывай о том, что для регулярных задач можно настроить повтор.

Снабди задачу тегами

Придумай собственную систему тегов — например, по сферам деятельности, по длительности задачи или по важности

Выбери папку или перенеси задачу в проект

По умолчанию в SingularityApp доступны папки «Входящие» и «Без проекта». И ты можешь создавать неограниченное число собственных проектов, подпроектов и секций в Pro версии приложения. В базовом тарифе доступны 10 проектов и 5 секций.

Готово!#

Твоя первая задача в твоем первом проекте создана и настроена. Продолжай! Не заметишь, как у тебя появятся красивые стройные списки задач, распределенные по проектам и секциям. Заглядывай каждое утро в папку «Сегодня», каждый вечер — в папку «Планы» — почувствуй себя хозяином своей жизни. И не забывай раз в неделю включать режим проверки, чтобы держать хаос под контролем.

Должны предупредить: на старте будет сложно планировать и структурировать вообще всё — поэтому не хватайся за всё сразу. Начни с самого простого. С самого понятного. Или наоборот — с самого запутанного и затратного. Ты увидишь, насколько это продуктивно. Перестанешь опаздывать и откладывать дела на потом, освободишь время для хобби и встреч с друзьями, и для дальнейшего планирования. Сложные задачи, разбитые на подзадачи, уже не покажутся такими сложными. А превращенные в проекты казалось бы недостижимые цели обретут реальные формы и сроки. Магия? Нет, просто грамотное планирование. Попробуй — тебе понравится!

Посмотрите короткое видео,
как использовать виджет голосового ввода в Сингулярити [0m 48s]