Автор материала — Максим Денисов, главный инженер на промышленном предприятии. «Изучаю менеджмент и пытаюсь перенести эти знания в тайм-менеджмент. Взял за основу шесть функций менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль, принятие решений, коммуникации. Читаю книги по данным направлениям, применяю в работе и пишу об этом в дзен-канале».
Для чего люди составляют списки покупок? Этот простой инструмент помогает не забыть важное. А вы знали, что у списка покупок есть старший брат — список задач. Он тоже незаменимый помощник для памяти, но его почему-то используют реже. В статье расскажу, зачем нужен список задач, как его составить и как использовать. Поехали!
Мозг — сложный орган, выполняющий разные функции:
- понимание;
- принятие решений;
- вспоминание;
- запоминание;
- торможение, когда мы отгоняем ненужные мысли.
Эти функции в разных сочетаниях отвечают за планирование, решение задач, взаимодействие с миром и другие действия.
Работа мозга отнимает много сил, и чтобы сэкономить немного энергии, предлагаю использовать простой инструмент — список задач.
Что такое список задач? #
Список задач — это список всего, что вы хотите и должны сделать. Он может быть бумажный, в смысле рукописный, созданный в текстовом или другом редакторе (Word, Excel, майндмэп) или в программе (приложении), предназначенной для планирования.
Он может быть глобальным — все ваши задачи. А может быть локальным — например, список продуктов или список вещей, которые нужно сделать перед поездкой в отпуск.
Все работают со списками по-разному. Одни составляют список дел на день (что удалось вспомнить). Другие записывают задачи, которые необходимо держать на контроле. Третьи выполняют только то, о чём им напомнили. Четвёртые клеят стикеры на монитор и втыкают записки в клавиатуру. Но выносят все задачи из головы на бумагу единицы. А это значит, что часть задач они забывают, а часть — выполняют в авральном режиме, когда те уже превращаются в проблему и мешают двигаться вперёд. Такая работа малоэффективна.
Задачи в голове похожи на лампу с пузырьками. Пузырьки поочерёдно поднимаются наверх в область сознания. При этом задача становится важной, даже если на самом деле такой не является. Если её не выполнили сразу, то пузырёк опускается на дно сознания и так курсирует вверх-вниз, отнимая время и энергию.
Я неоднократно писал об этой ошибке в своем канале. Пока задач мало, инструменты тайм-менеджмента не нужны, но как только количество увеличивается, начинаются проблемы и поиски средств, чтобы с ними справиться.
Зачем нужен список задач #
Список задач выполняет ряд функций, благодаря которым экономит время и энергию:
-
Помогает разгрузить мозг. Когда мы записываем все задачи в электронный или бумажный блокнот, после этого можем не удерживать их в голове. Вспоминать задачи дольше и отнимет больше энергии, чем открыть блокнот.
Когда появляется новая задача, мы её тоже записываем и не пытаемся запомнить.
-
Помогает сравнить задачи и расставить приоритеты. Следующий важный момент — это сравнение задач по важности и срочности. Вообще расстановка приоритетов — сложная работа для мозга, а жонглирование в голове несколькими задачами одновременно ещё больше её усложняет. Когда мы представляем задачи, чтобы их сравнить, то самыми важными кажутся самые последние.
Задачи лучше сравнивать, когда они записаны.
-
Помогает формировать планы. Из списка задачи легко перенести в план на день или запланировать на определенную дату.
-
Помогает структурировать и контролировать реальность. Дает уверенность, что не будут забыты ни одна деталь и ни одно обещание. В неопределённости могут работать немногие, остальным требуется структура.
Многое, конечно, зависит от количества задач, их размера, ваших привычек и так далее, но список задач точно не помешает.
Как составить и применить список задач #
Составить список задач просто.
- Выпишите все задачи:
- Проекты — начатые, но незавершенные.
- Проекты, которые необходимо запустить.
- Обязательства/обещания, данные другим людям.
- Встречи, которые необходимо организовать и/или о которых следует попросить.
- Поручения, которые необходимо выполнить.
- Домашние дела.
- Необходимые покупки.
- Книги, фильмы и другое, что нужно прочитать и/или посмотреть.
- Электронная почта, на которую нужно ответить.
- Вопросы, которые остаются открытыми или по которым ожидается решение других людей.
- Предстоящие личные события.
Если нужно — посмотрите на свои цели. Возможно, они подскажут, какие задачи нужно выписать. Пересмотрите ежедневник, планировщик.
-
Записывайте задачи правильно. Не «позвонить», а «узнать». Не «двигатель», а «отправить двигатель в ремонт».
Раньше, когда я второпях записывал задачу, потом тратил больше времени, чтобы вспомнить, что нужно сделать. Задача выглядела, например, так: «Письмо в СЭР». Поэтому сейчас делаю точные записи последующих действий: «Написать письмо в СЭР об отказе в сотрудничестве».
-
Сгруппируйте задачи по направлениям, проектам. Свалив всё в одну кучу, не решить проблемы. Мозгу сложно обрабатывать большие объёмы информации, поэтому сгруппируйте свои задачи по удобным и понятным критериям: семья, дом, работа, хобби, друзья, машина...
Если нужно, объедините задачи по крупным проектам (внутри одного направления). Например, в работе у вас может быть двести задач, но все они относятся к пяти проектам: охрана труда, план ремонта на год, обучение персонала...
Некоторые специалисты по тайм-менеджменту предлагают группировать задачи по людям, по уровню энергии, по крайнему сроку и т. п. Если вы работаете в программе типа Сингулярити, или Битрикс, или Аутлук, то можете сортировать задачи как удобно.
-
Используйте список задач. Использовать список задач немного сложнее, чем составить. Обычно, после того как список составили, его убирают в ящик или оставляют в приложении и больше не вспоминают. Как-то мне один человек сказал: «Список задач для меня не подходит, я в него смотреть забываю».
Список задач, как и молоток, эффективен только тогда, когда им умеют пользоваться, применяют, применяют правильно. Но эта проблема решается элементарно. Добавляем напоминание на удобное время: «Посмотреть список задач» или «Спланировать день». В большинстве приложений для планирования такое напоминание уже есть по умолчанию.
Вторая проблема использования списка — привычка не использовать его. Вы смотрите на экран смартфона, видите список задач в виджете и перелистываете на другой экран. Даёте сигнал мозгу, что список не важен, что его нужно игнорировать и формируете из этого привычку.
Поэтому не вешайте список задач на видное место и не размещайте на «домашнем» экране смартфона. Лучше, если вам требуется одно простое действие, чтобы достать или открыть список. Это не жёсткое правило, а скорее рекомендация из личного опыта.
-
Не дробите списки. Список дел по дому, список задач на работе, список проектов, список книг для прочтения, список фильмов для просмотра, бакет-лист (список того, что хотелось бы), список, список, список... и в итоге список списков. А какой важнее? Какой приоритетнее?
Например, у меня появился свободный час. К какому списку мне обратиться?
Раньше у меня было два разных списка: рабочий и личный. С одной стороны, это удобно: спланировал рабочую неделю, потом спланировал домашние дела, учёбу, написание статей. Но со временем я начал разрываться между этими списками, потому что каждый был важен. Тогда я их объединил, и всё стало намного проще. При этом внутри списка разделение присутствует.Если у вас работа и дом чётко разделены (что в наше время редкость), можете использовать два списка: на работе — один, дома — другой.
Накопителей для списков может быть несколько. Рабочие задачи я записываю в ежедневник, личные — в приложение. Книги, которые хочу прочитать, — в мастридлист. Но впоследствии они все стекаются в общий список в виде ментальной карты, а затем самые важные попадают снова в ежедневник и приложение. Это долго, но мне так удобно.
Вообще, тайм-менеджмент не столько про соблюдение правил, сколько про осознанность. Все инструменты нужно выбирать и подстраивать под себя.В одной из книг я нашёл рекомендацию сделать отдельный список небольших задач. Я считаю, что отдельные списки — это глупость, но решил применить рекомендацию к своему списку и пометил задачи, занимающие меньше 15 минут.
Результат мне понравился — если появляется свободное время, и я понимаю, что начинать большую задачу нет смысла, открываю список задач и решаю маленькую. Обычно это чтение какой-нибудь статьи, письма или звонок. Проблема в том, что такие задачи я обычно забываю записывать в список. Дисциплина — не мой конёк.
Рекомендация «не дробите списки» не относится к одноразовым спискам, таким как список для переезда, отпуск, покупки.
-
Не останавливайтесь. Список задач — это инструмент для хранения и сортировки задач, как шкаф с отделениями. Чтобы утром одеться, вам нужно открыть шкаф, выбрать несколько вещей, достать их и надеть. То же самое и со списком. Из списка задачи попадают в план дня или расписание. При этом, если задаче не назначено время, то она, возможно, будет выполнена, но не факт.
Некоторые специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют остановиться на списке без даты и времени. Я с ними не согласен. Если задачу не достали из шкафа, если её не выделили физически, то её вытеснят другие задачи. Поэтому считаю правильным следующий путь для задачи: из головы — в список задач (во входящие) из списка задач — в план дня.
Список задач предназначен, чтобы освободить голову от одних и тех же мыслей и придать жизни структуру и осознанность. Чтобы появилось понимание: что я делаю, для чего и что нужно делать в первую очередь. Если же в вашей префронтальной коре головного мозга много места, а структуре вы предпочитаете творческий беспорядок, то инструменты тайм-менеджмента вам не нужны. Попробуйте заглянуть за угол и найти что-то своё.
.jpg.webp)
.png)
