Другой аргумент неэффективности списков — они никак не помогают формировать привычки: то ли дело календарь! Каждый день в 7 утра вы идете на пробежку, а в 10 вечера читаете книгу на ночь — в списках дел всё это ненаглядно, зато в календаре всё чётко.
Так вот, приверженцы планирования с помощью календаря в чём-то правы: оно действительно имеет кучу плюсов. Каких — подробнее разберемся сегодня, а заодно узнаем о лайфхаках при работе с календарем-планировщиком в SingularityApp.
- Что такое календарное планирование?
- Плюсы календарного планирования
- Распространенные ошибки календарного планирования
- Лайфхаки для календарного планирования
- Коротко о главном
Что такое календарное планирование?
Календарное планирование — это способ организации задач и мероприятий с использованием календаря. Такой подход позволяет видеть загрузку по дням, неделям и месяцам, избегать накладок и своевременно подготавливаться к важным событиям. Он помогает лучше распределять ресурсы и минимизировать стресс.
Плюсы календарного планирования
Адекватно оцениваете свои возможности
В списке дел все задачи выглядят одинаково, но по факту на их выполнение уходит разное количество времени. Спланировав их в календаре, можно получить более реалистичное представление, сколько времени займет каждая из них и сколько вообще вы способны сделать дел за день.
Перестаете срывать сроки и всюду опаздывать
У большинства из нас плохая способность предсказывать, сколько времени уйдет на конкретное дело. Особенно, пока оно просто висит в списке задач. Из-за этого можно опаздывать на встречи, не укладываться в дедлайны и копить дела снежным комом. Когда задания спланированы в календаре по времени, проще заложить лишние 15 минут на плотный траффик, увидеть, что за день 16-часовую задачу не сделать и что надо бы перенести дедлайн.
Избавляетесь от эффекта Зейгарник
Пока незавершенные дела роятся в голове или висят в списке дел, вы беспокоитесь о них. Но стоит назначить им конкретные даты и распланировать по дням — тревоги как ни бывало.
Перестаете прокрастинировать
Когда дела запланированы, для прокрастинации почти нет шансов — потому что есть конкретные задания, четкие временные промежутки для них и реальные сроки. Поэтому вы не задаетесь вопросом «что делать дальше!?»: просто открываете календарь и смотрите своё расписание.
Распространенные ошибки календарного планирования
Даже если у вас отличный инструмент и море энтузиазма, календарь легко превратить в источник хаоса вместо помощника. Вот частые ошибки, из-за которых планы рушатся, а мотивация падает:
- Переполненный календарь. Если каждую минуту расписать делами без единого «окна», любая задержка обрушит весь план.
- Отсутствие буферов. Не оставляя запасного времени на форс-мажоры, вы рискуете хронически опаздывать.
- Нереалистичные оценки. Подсознательно хочется думать, что выполните дело быстрее. На деле же большинство задач требует больше времени, чем кажется изначально.
- Отсутствие приоритетов. Когда важные дела планируются вперемешку с небольшими, календарь быстро забивается второстепенными задачами, а по-настоящему значимые остаются без внимания.
- Перфекционизм. Бесконечные правки в расписании вместо выполнения работы отнимают силы и время.
- Игнорирование отдыха. Если не закладывать в календарь время на перерывы, продуктивность падает, а риск выгорания растёт.
- Сложные системы планирования без гибкости. Когда календарь превращается в громоздкий проект с десятками правил, вести его становится сложнее. В такие моменты вообще пропадает желание что-то планировать.
Лайфхаки для календарного планирования
Казалось, календарь — штука простая: берите да добавляйте задачки во временные промежутки. Но есть несколько хитростей:
1. Корректировать время на задачу постфактум
Например, вы планировали справиться с задачей за 30 минут. По факту получилось 45. Растягиваем событие в календаре так, чтобы оно отражало фактическое время выполнения задачи. Это пригодится в будущем при оценке времени на выполнение схожих задач.
2. Для незнакомых задач — удваивать время на выполнение
Если вы впервые беретесь за какое-то дело, стоит подстраховаться — подсчитайте, сколько времени оно может занять, а затем удвойте свою оценку. Комфортнее иметь запас, чем опаздывать и нервничать из-за этого. Но помните: работа занимает всё отведенное на неё время — поэтому аккуратнее с оценками.
3. Раскрасить задачи
В цветовое кодирование можно «зашить» разные обстоятельства: например, задачи из дома — одним цветом, задачи на рабочем месте — другим, спортзал — третьим. Так при беглом взгляде всегда видно, сколько и каких задач на день запланировано.
Для кодирования можно придерживаться психологии цвета:
- красный: страсть, гнев, энергия — самые срочные задачи;
- синий: умиротворение и спокойствие — перерывы или легкие, приятные задачи;
- белый: простота и потенциал — задачи, связанные с планированием;
- серый: тонкость и гибкость — предварительные задачи, у которых могут быть изменения;
- фиолетовый: загадочность, чувственность, экзотичность — творческие задачи вроде мозгового штурма;
- зеленый: традиционно ассоциируется со здоровьем и богатством — задачи вроде похода в тренажерный зал, перерывов на обед или визитов к врачу, а также задачи по созданию клиентской базы, исследованию цен или поиску новых бизнес-решений;
- оранжевый или желтый: счастье, радость, волнение — подходит для хобби, особых событий и прочих волнительных задач.
4. Держать календарь всегда на виду
Нет смысла бороться с прокрастинацией, если каждое новое действие нужно долго уточнять. Пусть календарь будет виден на рабочем столе в плавающем окне или вкладке браузера — например, в открытой веб-версии планировщика задач с календарем SingularityApp.
5. Не разбивать календарь на личный и рабочий
Лучше собрать все задачи из всех источников в одном месте — чтобы точно найти место в своём расписании для планирования годовщины свадьбы, поездки на техобслуживание или бронирования отеля для отпуска.
6. Не пытаться спланировать вообще всё
Жизнь по расписанию не стоит того, чтобы её жить — это всегда похоже на бесконечную гонку, в которой вы обязательно проиграете. Когда всё спланировано до минуты, нет возможности проявить спонтанность. А ведь подчас именно она дарит нам лучшие впечатления в жизни. Поэтому лучше не планировать плотно, а оставлять промежутки — на Мёрфи и внезапные приятности.
7. Использовать режим просмотра
Ещё один лайфхак — синхронизировать рутинные события из внешних календарей в режиме просмотра: тогда они не превращаются в задачи, а служат справочной информацией и выводятся в папке «Сегодня» списком сверху. Если у таких задач в Google Calendar назначено конкретное время, вы увидите их в своём расписании — в SingularityApp они отображаются полупрозрачными и с иконкой Гугла.
«Справочные» задачи с конкретным временем выводятся в расписании. Подвинуть или переместить их не получится, зато можно будет планировать свой день с учетом этих событий из Гугла.
8. Составить повторяющийся план на каждый день
Пустой календарь на день? Ой, отлично, куча времени на дела и приятные хотелки. Как бы не так: обычно в такой ситуации мы медлим, отвлекаемся на чепуху, откладываем приемы пищи и забываем про тренировки. Сталкиваясь с изобилием времени, нам становится сложно управлять этим ресурсом, и мы пускаемся во все тяжкие: скроллим соцсети, откладываем важное на потом и в итоге — ничего не успеваем.
Способ справиться с иллюзией уймы времени — создать для себя структуру: повторяющиеся временные слоты на день с плюс-минус похожими задачами. Например:
- утром — пара часов на серьезную работу;
- запланированные перерывы на еду и отдых;
- после обеда — время на рутинные задачи (почта, созвоны, работа по дому);
- запланированное время на физические активности;
- свободные пару часов вечером на общение с близкими.
Для утреннего слота — свои, довольно жесткие требования, чтобы тот прошел действительно эффективно:
- сосредоточиться на одной конкретной цели и работать над ней всё отведённое время;
- скрыть уведомления, всплывающие окна и убрать телефон в ящик стола или в другую комнату;
- предупредить окружающих не ждать быстрых ответов в это время — оставить им канал для связи или способ связаться в экстренной ситуации, остальное точно может подождать.
Иногда события могут накладываться друг на друга — нестрашно: просто выбираем то, что приоритетнее, а второе переносим на другой день. Потому что выбирать придётся постоянно: пригласили на встречу — придется пожертвовать чем-то из расписания. Тренировки трижды в неделю — значит, на рутину в эти дни нужно потратить меньше времени.
Одинаковый ежедневный план подозрительно похож на нудную рутину, но это только на первый взгляд: когда вы четко знаете, что и в какое время делать, то можете погружаться в задачу на 100% и выполнять её быстрее и качественнее. Особенно, если под рукой будет таймер Помодоро.
9. Планировать на волнительные задачи больше времени
Даже короткие встречи и дела могут вызывать тревогу. Тревогу до их старта — например, когда грядут важные переговоры, выступление перед публикой или другие ответственные вещи. И тревогу после их завершения, смешанную с рефлексией: мозг прокручивает произошедшее и частенько вызывает синдром самозванца или ощущение, что вы недостаточно хороши.
Если с вами такое случается — планируйте время на задачу с учетом такой тревоги: оставляйте несколько минут до её старта и несколько после завершения, чтобы это чувство не мешало приступить к следующему заданию.
10. Меньше — значит больше
Напоследок лайфхак от КЭПа: чем меньше задач в календаре на день, тем больше шансов выполнить их все. Эмпирический опыт показывает, что иногда задачи занимают больше времени, чем вы предполагали.
Если у вас запланировано на день 5 больших задач, ранжируйте каждую от 1 до 10: можно по степени важности, а можно по степени риска, что дело затянется дольше обычного. 20% задач из списка с самым низким рангом можно смело выбросить или пометить как необязательные: сделаете — хорошо, не сделаете — отложите до завтра.
Коротко о главном
- Календарное планирование иногда удобнее списков, потому что в календаре видно, сколько времени на какую задачу уйдёт и сколько всего задач за день можно успеть выполнить.
- Планирование с помощью календаря помогает избавиться от эффекта Зейгарник, прокрастинации, опозданий и срывов дедлайнов.
- Чтобы эффективно пользоваться календарем в таск-менеджере, стоит использовать цветовое кодирование, держать календарь на виду, не забывать про планирование личных дел и не пытаться спланировать всё на свете.
А еще у нас есть большая статья, где мы сравнили, что же удобнее — онлайн-календари или приложения-планировщики. Выбирайте и пользуйтесь.
Попробуйте планирование задач в календаре SingularityApp прямо сейчас!
