Делимся советами, которые позволят если не переделать абсолютно всё в короткие сроки, то хотя бы поменять свой подход к решению этих бесконечных задач.
1. Делать меньше #
Первый и сразу самый контринтуитивный совет. Обычная логика современного человека подсказывает, что для максимальной продуктивности надо обязательно записать в планировщик побольше задач. Лучше 10 или 15 на день.
Однако мозг с этим не согласен — количество интеллектуальных объектов, которые он может обрабатывать в течение дня, ограничено тремя, максимум — пятью группами задач. Сюда входят не только твои рабочие обязательства, но вообще все дела — от поздравительных открыток маме до покупки фруктов в магазине.
Соцсети и мессенджеры сформировали у нас привычку постоянно отвлекаться и воспринимать информацию в «клиповом» формате. Это сильно снижает способность концентрировать внимание. Поэтому обычный человек уже с трудом оперирует тремя группами дел в день, эффективность оказывается лучше при 1−2 крупных задачах.
Что происходит с мозгом, когда перед ним возникает картина твоего безразмерного to-do листа? Он просто зависает и отказывается работать. В итоге ты бегаешь от задачи к задаче, выполняя какие-то поверхностные действия и временами уходя в прокрастинацию.
В течение такого дня чувствуешь себя очень занятым человеком, у которого нет свободной минутки, а в конце понимаешь, что ни по одной серьезной задаче так и не случилось прогресса. То есть твое желание делать больше в единицу времени приводит к противоположному результату.
Если повторять такую модель изо дня в день, то после месяца, трех, полугода ты замечаешь, что сдвинуться с места толком не удалось, а время уже потеряно.
Что делать #
Планировать, опираясь на размеры твоей «оперативки» — от 1 до 5 групп задач на день, точное значение ты можешь понять только опытным путем. Продвигаясь каждый день по 2−3 проектам в долгой перспективе ты закроешь больше задач, чем ставя на день 10−15 и не выполняя ни одной.
2. Провести инвентаризацию дня и отказаться от пожирателей времени #
Ресурс времени ограничен и невосполним, поэтому чтобы «купить» на него больше дел, нужно проверить, куда ты тратишь свои «сбережения» сейчас и как их лучше перераспределить. В идеале стоит понаблюдать за своим обычным днем и записать, на какие группы дел тратится время. Часто мы просто не отдаем себе отчета, как много времени утекает на второстепенные и не особо приятные вещи.
Отдельно обрати внимание на пожирателей времени — соцсети и мессенджеры. В среднем пользователь смартфона проводит 3−5 часа за потреблением контента с экрана. А это столько же, сколько в среднем может длиться продуктивная работа, пока мозг не начинает терять концентрацию. Проверь свою статистику через специальные счетчики экранного времени, которые можно найти в настройках твоего устройства.
Что делать #
Если ты «сливаешь» много времени впустую каждый день, то вряд ли получится за сутки научиться расходовать его умно и продуктивно. Это почти как с финансовой грамотностью, действовать придется постепенно. Отними у праздного листания соцсетей сначала хотя бы лишний час и вложи его в одно из полезных дел, которые ты долго откладываешь.
Отдача в виде прогресса и удовольствия от сделанного смотивирует тебя повторить этот результат. Таким образом постепенно переинвестируй время на действительно важные и приятные дела.
3. Понять, что перфекционизм — это не круто #
Если ты все еще считаешь, что быть перфекционистом — это сильная сторона, то у нас плохие новости. Романтизированный образ из сериалов и книг, в которых лучший в своем деле профессионал оттачивает каждую деталь часами, создавая совершенство, далек от реальности.
Результативные специалисты делают много черновиков, не боятся показывать неудачные драфты и дорабатывать их по мере необходимости. Одержимость идеей «сделать все и сразу идеально» только парализует и заставляет топтаться на месте.
Перфекционисты часто фокусируют свое внимание на незначительных деталях, направляя туда время и нервы. В результате они не делают работу лучше, чем их «обычные» коллеги. Так что если ты хочешь быть результативным в профессии, пора понять, что перфекционизм — это не преимущество, а тормозящий якорь.
Что делать #
Если тебе свойственен перфекционизм, попробуй постепенно сдвигать свое восприятие задач с «я должен сделать это идеально» до простого «я должен это закончить». Да, твоя задача в том, чтобы выполнить свою работу и дать другим людям решать, насколько она хорошо сделана. В подавляющем количестве ситуаций деталь, о несовершенстве которой ты переживаешь, даже не будет замечена посторонним взглядом. Кстати, собственный свежий взгляд тоже отрезвляет — научить смотреть на свои результаты через день-два, оценивая работу как бы со стороны.
4. Планировать заранее и с учетом форс-мажоров #
Чем яснее ты видишь картину действий по будущим задачам, тем выше вероятность, что ты с ними справишься и не начнешь прокрастинировать. Велик соблазн составить себе подробный идеальный план, в котором ты доблестно и без заминок расправляешься с одной задачей за другой, почти как персонаж компьютерной игры. Во-первых, мы уже выяснили, что идеальные картинки и перфекционизм — это враг продуктивности, а во-вторых, реальность обязательно вмешается в твои планы, поэтому надо готовиться к этому заранее.
Что делать #
- Составляй план на день накануне вечером — ты заранее настроишься на продуктивную работу, имея наутро готовый алгоритм действий. Планировать заранее также полезно, чтобы сократить растрату волевых ресурсов на принятие решений в течение дня.
- Сделай чек-лист или список подзадач по каждому делу — чем подробнее, тем лучше.
- Ликвидируй любую неясность сразу — если для решения задачи тебе нужна обратная связь от коллеги или чья-то помощь, укажи это в своем плане, чтобы задача не казалась «подвешенной в воздухе».
- Не планируй впритык — оставляй после каждого блока задач по свободному часу. Именно в эти отрезки времени ты сможешь разобраться с тем, что успело пойти не по плану.
Много дней заканчиваются с нулевым результатом, просто потому что одна задача наложилась на другую, что-то пошло не так и автор плана решил «попробовать завтра снова». Твоя задача не в том, чтобы отыграть идеальный сценарий своего продуктивного дня, а в том, чтобы добиться результатов. Пользуйся «запасным» временем, чтобы перестроиться и продолжить свою работу, даже если случился форс-мажор или ты выпадаешь из расписания.
5. Практиковать гиперфокус или состояние потока #
Если ты отследишь количество сделанного за отрезок времени, то удивишься, как сильно ты можешь продвинуться по задаче даже за 30−60 минут сфокусированной работы. Представь, какого прогресса можно достичь в отрезке от двух до четырех часов! Но исключительно, если тебя никто не отвлекает, ты не перескакиваешь с задачи на задачу, не проверяешь свой телефон и не зависаешь время от времени на Ютубе.
Мозгу в среднем требуется 30 минут, чтобы полноценно включиться в работу, дальше он действует по инерции, которую еще называют «состоянием потока». Если не останавливать себя и не отвлекаться, то на этой инерции можно разобраться с серьезным куском проекта, а иногда и закрыть дело полностью.
Что делать #
- Используй таймер Помодоро правильно. Если просто отвлекаться и переключаться каждые 15−25 минут, работая над одной задачей, то ты так и не сможешь войти в режим фокусировки. Помодоро помогает на начальном этапе, когда еще сильно сопротивление, не хочется начинать работать, а хочется закрыть всё и отложить до лучших времен. Маленький стартовый отрезок времени поможет тебе безболезненно втянуться в работу.
- Спрячь телефон. Убедись, что твой смартфон не в зоне видимости, так у тебя будет меньше соблазнов проверять уведомления и выпадать из состояния фокуса. После быстрого ответа на сообщение в мессенджере или реакции на лайк в соцсетях, тебе снова придется проходить через те самые 30 минут, чтобы сконцентрироваться.
- Постепенно увеличивай периоды фокусировки. Если сразу сложно проработать подряд два часа, начни с часа. Но не останавливайся специально, делай, пока задача вызывает у тебя интерес и затягивает.
Когда мысли начнут разбегаться и выбрасывать тебя из состояния потока, сделай небольшой перерыв, но не переключайся на другие источники информации, и ни в коем случае не открывай соцсети и мессенджеры. Вместо этого пройдись по комнате, разомнись, выпей воды или кофе, просто посмотри в окно. Таких простых действий вполне достаточно, чтобы освежить свое внимание.
