Декомпозиция — это один из самых популярных приемов тайм-менеджмента. Сегодня мы расскажем, как пользоваться этим приемом и в каких ситуациях он может быть полезен.
Пример декомпозиции задачи #
Чтобы лучше понять, что такое декомпозиция задачи и для чего она нужна, разберем один небольшой пример.
Предположим, мы составили следующий план на выходной день:
Все дела в списке выглядят простыми и понятными, за исключением задачи «навести порядок». С этой задачей возникает сразу несколько проблем:
- Непонятно, что именно нужно сделать. Если мы просто протрем пыль со стола, будет ли задача выполнена? А если помоем чашку? Формально мы что-то запланировали, но по факту не запланировали ничего.
- В задаче сейчас легко допустить ошибку. Скорее всего, мы уже мысленно решили, что нужно сделать. Но поскольку этот план существует только у нас в голове, мы можем напрочь забыть о некоторых этапах уборки.
- В нынешнем виде задача выглядит сложной и расплывчатой. Именно такие задачи обычно и вызывают у людей внутреннее сопротивление и прокрастинацию. Давайте составим этот список снова, но на этот раз выполним декомпозицию сложной задачи:
Все перечисленные выше проблемы сразу исчезли. Во-первых, теперь мы четко понимаем, чем будем заниматься. Во-вторых, мы уже не забудем ни о фильтрах, ни о занавесках. В-третьих, у нас теперь не «одна сплошная задача», а несколько простых и легко выполнимых шагов.
Да, в результате получился еще один список дел. Но этот дополнительный список делает план на день более конкретным и выполнимым.
Виды декомпозиции #
В тайм-менеджменте используются три вида декомпозиции задач: последовательная, параллельная и одношаговая. Выбирайте тот вариант, который больше подходит для вашей ситуации.
Последовательная (поэтапная). Этот вариант предназначен для тех задач, которые выполняют строго в определенном порядке. Часто это задачи, связанные с созданием некого «продукта»: кулинарные рецепты, разработка сайтов, написание статей и т. д. Сюда же попадают различные «квесты», вроде замены паспорта и получения водительских прав.
Последовательная декомпозиция — это что-то вроде подробной пошаговой инструкции. Она хорошо подходит для выполнения сложных операций, в которых легко запутаться.
Параллельная. Используется для тех задач, которые можно выполнять в любом удобном порядке. Например: собрать домашнюю аптечку, навести порядок в квартире, подготовить ребенка к школе и т. д. Сюда же относится и список покупок — это, по сути, просто декомпозиция задачи «сходить в магазин».
Параллельная декомпозиция хорошо подходит для составления проверочных списков (чек-листов).
Предположим, вам нужно собрать чемодан перед командировкой, и эта командировка явно не последняя. В этом случае полезно выполнить декомпозицию задачи, а результаты сохранить в отдельный чек-лист. С его помощью вы сможете проверить себя перед следующей поездкой.
Одношаговая. Этот вариант подходит для тех случаев, когда мы имеем дело с непонятными задачами или действуем в условиях неопределенности.
Допустим, мы хотим составить план спортивных тренировок. Раньше мы этого никогда не делали и даже не знаем, с чего начать. Как быть?
В этом случае можно действовать так:
- Вычленяем из сложной задачи любой простой шаг, который можно выполнять уже сейчас. Например: посмотреть видеоролик о тренировках для начинающих.
- Заносим эту задачу в свой планировщик и выполняем.
- У нас появилась новая информация. На ее основе мы можем сформулировать следующий шаг. Например: найти и прочитать статью об ошибках начинающих спортсменов.
Повторяем пункты 2 и 3, пока задача не станет понятной или пока она не будет полностью выполнена.
Как декомпозировать задачи. Обзор инструментов
#
Бумажный блокнот #
Предположим, вы составили список дел на день. Вы смотрите на этот список и понимаете, что одну из задач не мешало бы разделить на подзадачи.
В этом случае нужно просто взять отдельный лист и составить еще один, дополнительный список. Например:
Программы для планирования #
В современных планировщиках декомпозицию задач можно выполнить сразу тремя способами:
Способ 1. Добавить подзадачи. Этот вариант подходит для тех случаев, когда вам нужно быстро уточнить порядок выполнения задачи прямо в процессе работы. Например:
Способ 2. Создать отдельный проект. Этот вариант подходит для крупных задач, которые нельзя выполнить за один день. Например: запустить сайт, спланировать ремонт, подготовиться к важному выступлению.
Способ 3. Прикрепить к задаче чек-лист. Хорошо подходит для повторяющихся задач, которые вам приходится выполнять снова и снова. Например, вы можете составить чек-лист еженедельной уборки в квартире или чек-лист публикации статьи.
Ментальные карты #
FreeMind, XMind, MindManager и другие аналогичные приложения — это, по сути, специальные программы для декомпозиции задач.
Ментальные карты позволяют не просто «раздробить» задачу, а провести полноценный мозговой штурм: набросать идей, собрать информацию, обдумать порядок действий и т. д. Например, вот так выглядел план этой статьи:
Однако выполнять задачи «по ментальным картам» не очень удобно. После завершения мозгового штурма его результаты лучше перенести в свой блокнот или планировщик.
Некоторые нюансы #
1. Правило Джорджа Миллера #
Теоретически задачу можно разбить на сколько угодно подзадач: 5, 10, 20, 30 и т. д. Однако в какой-то момент этот перечень перестает нормально восприниматься и превращается в одно сплошное месиво. Работать с ним сложно и неприятно.
Причина этого явления заключается в правиле Джорджа Миллера. Звучит оно так: человек не способен одновременно воспринимать более 7 объектов. Это число может колебаться от 5 до 9, но суть остается неизменной: у нас есть лимит, после которого мы перестаем нормально воспринимать свои задачи.
Если подзадач в вашем списке получилось больше семи, их полезно сгруппировать по какому-нибудь признаку. Например:
Если никаких идей по поводу группировки нет, можно просто механически разделить список на две части. Это уже сделает его более понятным и привлекательным.
2. Метод слона #
Это популярный прием тайм-менеджмента. Предположим, перед вами стоит крупная задача, которая пугает вас своим объемом. Например:
- Помыть окна в квартире
- Покрасить огромный забор
- Выучить 30 билетов к экзамену и т. д.
Такие задачи в тайм-менеджменте называются «слонами». Главная опасность «слонов» в том, что они способны вызывать у людей лютую прокрастинацию, из-за чего задачи начинают откладываться месяцами.
Есть известная присказка: «Как съесть слона? По кусочку!». Именно так и рекомендуют поступать с задачами-слонами: нарезать их на небольшие одинаковые кусочки («бифштексы») и выполнять каждый день. Например:
К некоторым «слонам» такой подход неприменим. Например, задачи «создать свой сайт» или «генеральная уборка» слишком уж разнородные по своему составу: их нельзя нарезать на одинаковые подзадачи.
В этом случае в качестве «бифштексов» можно использовать временные интервалы. Например, созданием своего сайта можно заниматься по полчаса каждый день. Если неукоснительно следовать этому плану, то в какой-то момент «слон» будет полностью съеден.
