4 645
30 августа 2022

Календарное планирование: гайд

Некоторые сомневаются в эффективности списков дел. Мол, вся наша жизнь подчинена времени: встречи, приемы у врачей и в МФЦ назначаются на конкретные часы, учреждения работают строго по часам, даже таблетки иногда пить нужно в конкретное время!

Другой аргумент неэффективности списков — они никак не помогают формировать привычки: то ли дело календарь! Каждый день в 7 утра ты идешь на пробежку, а в 10 вечера читаешь книгу на ночь — в списках дел всё это ненаглядно, зато в календаре всё чётко.

Так вот, приверженцы календарного планирования в чём-то правы: оно действительно имеет кучу плюсов. Каких — подробнее разберемся сегодня, а заодно узнаем о лайфхаках при работе с календарем-планировщиком в SingularityApp.

Плюсы календарного планирования#

Адекватно оцениваешь свои возможности

В списке дел все задачи выглядят одинаково, но по факту на их выполнение уходит разное количество времени. Спланировав их в календаре, можно получить более реалистичное представление, сколько времени займет каждая из них и сколько вообще ты способен сделать дел за день.

Перестаёшь срывать сроки и всюду опаздывать

У большинства из нас плохая способность предсказывать, сколько времени уйдет на конкретное дело. Особенно, пока оно просто висит в списке задач. Из-за этого можно опаздывать на встречи, не укладываться в дедлайны и копить дела снежным комом. Когда задания спланированы в календаре по времени, проще заложить лишние 15 минут на плотный траффик, увидеть, что за день 16-часовую задачу не сделать и что надо бы перенести дедлайн.

Избавляешься от эффекта Зейгарник

Пока незавершенные дела роятся в голове или висят в списке дел, ты беспокоишься о них. Но стоит назначить им конкретные даты и распланировать по дням — тревоги как ни бывало.

Перестаешь прокрастинировать

Когда дела запланированы, для прокрастинации почти нет шансов — потому что есть конкретные задания, четкие временные промежутки для них и реальные сроки. Поэтому ты не задаешься вопросом «что делать дальше!?»: просто открываешь календарь и смотришь своё расписание.

Про воскресенье пока ничего не понятно, а суббота уже расписана: бездельничать некогда!

Лайфхаки для планирования в календаре#

Казалось, календарь — штука простая: бери да добавляй задачки во временные промежутки. Но есть несколько хитростей:

1. Корректировать время на задачу постфактум

Например, ты планировал справиться с задачей за 30 минут. По факту получилось 45. Растягиваем событие в календаре так, чтобы оно отражало фактическое время выполнения задачи. Это пригодится в будущем при оценке времени на выполнение схожих задач.

Постфактум ясно, что 1 час на встречу с клиентом — маловато. В следующий раз надо закладывать больше.

2. Для незнакомых задач — удваивать время на выполнение

Если ты впервые берешься за какое-то дело, стоит подстраховаться — подсчитай, сколько времени оно может занять, а затем удвой свою оценку. Комфортнее иметь запас, чем опаздывать и нервничать из-за этого. Но помни: работа занимает всё отведенное на неё время — поэтому аккуратнее с оценками.

3. Раскрасить задачи

В цветовое кодирование можно «зашить» разные обстоятельства: например, задачи из дома — одним цветом, задачи на рабочем месте — другим, спортзал — третьим. Так при беглом взгляде всегда видно, сколько и каких задач на день запланировано.

Как может выглядеть цветовое кодирование

Для кодирования можно придерживаться психологии цвета:

  • красный: страсть, гнев, энергия — самые срочные задачи;
  • синий: умиротворение и спокойствие — перерывы или легкие, приятные задачи;
  • белый: простота и потенциал — задачи, связанные с планированием;
  • серый: тонкость и гибкость — предварительные задачи, у которых могут быть изменения;
  • фиолетовый: загадочность, чувственность, экзотичность — творческие задачи вроде мозгового штурма;
  • зеленый: традиционно ассоциируется со здоровьем и богатством — задачи вроде похода в тренажерный зал, перерывов на обед или визитов к врачу, а также задачи по созданию клиентской базы, исследованию цен или поиску новых бизнес-решений;
  • оранжевый или желтый: счастье, радость, волнение — подходит для хобби, особых событий и прочих волнительных задач.
Пример цветового кодирования в таск-менеджере с календарем SingularityApp: красным — рабочие задачи, сиреневым — личные, бирюзовым — обещания и встречи, серым — связанные с автомобилем.

4. Держать календарь всегда на виду

Нет смысла бороться с прокрастинацией, если каждое новое действие нужно долго уточнять. Пусть календарь будет виден на рабочем столе в плавающем окне или вкладке браузера — например, в открытой веб-версии планировщика задач с календарем SingularityApp.

5. Не разбивать календарь на личный и рабочий

Лучше собрать все задачи из всех источников в одном месте — чтобы точно найти место в своём расписании для планирования годовщины свадьбы, поездки на техобслуживание или бронирования отеля для отпуска.

6. Не пытаться спланировать вообще всё

Жизнь по расписанию не стоит того, чтобы её жить — это всегда похоже на бесконечную гонку, в которой ты обязательно проиграешь. Когда всё спланировано до минуты, нет возможности проявить спонтанность. А ведь подчас именно она дарит нам лучшие впечатления в жизни. Поэтому лучше не планировать плотно, а оставлять промежутки — на Мёрфи и внезапные приятности.

7. Использовать режим просмотра

Ещё один лайфхак — синхронизировать рутинные события из внешних календарей в режиме просмотра: тогда они не превращаются в задачи, а служат справочной информацией и выводятся в папке «Сегодня» списком сверху. Если у таких задач в Google Calendar назначено конкретное время, ты увидишь их в своём расписании — в SingularityApp они отображаются полупрозрачными и с иконкой Гугла.

«Справочные» задачи с конкретным временем выводятся в расписании. Подвинуть или переместить их не получится, зато можно будет планировать свой день с учетом этих событий из Гугла

8. Составить повторяющийся план на каждый день

Пустой календарь на день? Ой, отлично, куча времени на дела и приятные хотелки. Как бы не так: обычно в такой ситуации мы медлим, отвлекаемся на чепуху, откладываем приемы пищи и забываем про тренировки. Сталкиваясь с изобилием времени, нам становится сложно управлять этим ресурсом, и мы пускаемся во все тяжкие: скроллим соцсети, откладываем важное на потом и в итоге — ничего не успеваем.

Способ справиться с иллюзией уймы времени — создать для себя структуру: повторяющиеся временные слоты на день с плюс-минус похожими задачами. Например:

  • утром — пара часов на серьезную работу;
  • запланированные перерывы на еду и отдых;
  • после обеда — время на рутинные задачи (почта, созвоны, работа по дому);
  • запланированное время на физические активности;
  • свободные пару часов вечером на общение с близкими.
Как может выглядеть такой шаблон календаря на каждый день

Для утреннего слота — свои, довольно жесткие требования, чтобы тот прошел действительно эффективно:

  • сосредоточиться на одной конкретной цели и работать над ней всё отведённое время;
  • скрыть уведомления, всплывающие окна и убрать телефон в ящик стола или в другую комнату;
  • предупредить окружающих не ждать быстрых ответов в это время — оставить им канал для связи или способ связаться в экстренной ситуации, остальное точно может подождать.

Иногда события могут накладываться друг на друга — нестрашно: просто выбираем то, что приоритетнее, а второе переносим на другой день. Потому что выбирать придётся постоянно: пригласили на встречу — придется пожертвовать чем-то из расписания. Тренировки трижды в неделю — значит, на рутину в эти дни нужно потратить меньше времени.
В SingularityApp события не накладываются друг на друга. Поэтому ты всегда видишь спланированные промежутки для разных задач слева (серым), а справа можешь накидывать реальные дела, которые впишутся в эти интервалы.

Одинаковый ежедневный план подозрительно похож на нудную рутину, но это только на первый взгляд: когда ты четко знаешь, что и в какое время делать, то можешь погружаться в задачу на 100% и выполнять её быстрее и качественнее. Особенно, если под рукой будет таймер Помодоро.

9. Планировать на волнительные задачи больше времени

Даже короткие встречи и дела могут вызывать тревогу. Тревогу до их старта — например, когда грядут важные переговоры, выступление перед публикой или другие ответственные вещи. И тревогу после их завершения, смешанную с рефлексией: мозг прокручивает произошедшее и частенько вызывает синдром самозванца или ощущение, что ты недостаточно хорош.

Если с тобой такое случается — планируй время на задачу с учетом такой тревоги: оставляй несколько минут до её старта и несколько после завершения, чтобы это чувство не мешало приступить к следующему заданию.

Пара дополнительных задач, чтобы прийти в себя

10. Меньше — значит больше

Напоследок лайфхак от КЭПа: чем меньше задач в календаре на день, тем больше шансов выполнить их все. Эмпирический опыт показывает, что иногда задачи занимают больше времени, чем ты предполагал.

Если у тебя запланировано на день 5 больших задач, ранжируй каждую от 1 до 10: можно по степени важности, а можно по степени риска, что дело затянется дольше обычного. 20% задач из списка с самым низким рангом можно смело выбросить или пометить как необязательные: сделаешь — хорошо, не сделаешь — отложи до завтра.

Документы по типографии не горят, и для них вряд ли найдется время сегодня — не проблема, откладываем до завтра

Коротко о главном#

  • Календарное планирование — иногда удобнее списков, потому что в календаре видно, сколько времени на какую задачу уйдёт и сколько всего задач за день можно успеть выполнить.
  • Планирование дел в календаре помогает избавиться от эффекта Зейгарник, прокрастинации, опозданий и срывов дедлайнов.
  • Чтобы эффективно пользоваться календарем в таск-менеджере, стоит использовать цветовое кодирование, держать календарь на виду, не забывать про планирование личных дел и не пытаться спланировать всё на свете.
  • А здесь мы сравнили, что же удобнее — онлайн-календари или приложения-планировщики. Выбирайте и пользуйтесь.

Попробуй календарное планирование в SingularityApp прямо сейчас!