Как эффективно организовать рабочие процессы с помощью чек-листов

Виталий Белоусов

Дела в планировщике можно условно разделить на простые задачи и задачи-процессы. Простые задачи состоят из одного действия: помыть посуду, вынеси мусор, проверить почту. Процессы, в свою очередь, состоят из множества последовательных действий. Например, чтобы написать статью, нужно обдумать тему, составить план, набросать черновик и т. д.

С первыми задачами все относительно просто. А вот с процессами связаны две проблемы:

Во время выполнения таких задач всегда приходится думать о следующем шаге. Выбрали тему статьи — что дальше? Составили план — что дальше? Из-за такого «фонового планирования» мы постоянно отвлекаемся от самой работы и теряем время.
Если шагов в задаче много, возникает риск что-нибудь упустить. Например, мы можем написать статью, но забыть проверить ее на ошибки.

Самый простой способ избавиться от перечисленных проблем — выполнять такие задачи с помощью чек-листов. Нужно составить для процессов что-то вроде пошаговых инструкций и сверяться с ними во время работы.

Этот метод может применяться в самых разных сферах жизни. Вот лишь несколько примеров:

Пример 1. Рецепт для хлебопечки. На то, чтобы заложить в хлебопечку ингредиенты и запустить программу, уходит не более 2 минут. К сожалению, даже за эти 2 минуты можно «накосячить»: забыть про воду, дрожжи, масло и т. д. Чтобы не ошибаться, составьте для себя пошаговую инструкцию:

Пример 2. Публикация статьи. Предположим, вы публикуете статьи в своем блоге на Дзене. Здесь главную сложность составляют не крупные этапы работы, а важные «мелочи», вроде подписей к иллюстрациям. Чтобы ни о чем не забыть, вынесите все шаги в отдельный чек-лист:

Пример 3. Постановка SMART-целей. Техника SMART очень популярна в тайм-менеджменте. Чтобы быстро преобразовывать свои цели в этот формат, можно пользоваться пошаговой инструкцией в виде вопросника:

Полезные приемы #

Заботливые формулировки. Формулируйте чек-листы так, чтобы вам не приходилось лишний раз ни о чем думать или вспоминать. Если во время выполнения задачи вы «споткнулись» на каком-нибудь пункте, сделайте инструкцию более понятной и удобной.
Хранилище для чек-листов. Чтобы каждый раз не искать свои чек-листы, храните их в одном месте. Если вы пользуетесь электронным планировщиком (например, SingularityApp), выделите под них отдельную папку или проект.
Копипаста. Иногда можно не набирать чек-листы вручную, а пользоваться уже готовым текстом. Например, чтобы создать кулинарный чек-лист, просто скопируйте пошаговый рецепт из интернета.
Улучшение процессов. Чек-листы позволяют прямо на ходу улучшать и ускорять работу. Узнали новую фишку? Сразу добавьте ее в чек-лист. Совершили ошибку? Тут же измените свой чек-лист так, чтобы больше ее не повторять.
Делитесь чек-листами. Если делегируете сотруднику сложную задачу, прикрепите к ней инструкцию, чтобы облегчить работу. Также вы можете делиться полезными чек-листами с коллегами, друзьями или читателями своего блога. В SingularityApp для обмена чек-листами удобно использовать совместный доступ к проектам или доступ по ссылке.