Разбираемся, в чем преимущества и недостатки системы kanban и смотрим на примерах, кому она облегчит жизнь, а кого может нагрузить еще сильнее.
Преимущества канбана #
Начнем с позитива и перечислим основные плюсы канбана. Посмотрим, как они раскрываются и в рабочих задачах команды, и в личных делах.
Гибкость и простота #
🤝 В команде: основной плюс канбана в том, что это простая система — не надо быть гением планирования и проектного менеджмента, чтобы ее внедрить и научить сотрудников. Есть нюансы, тонкости и правила, но чтобы начать достаточно трех стандартных колонок — «сделать», «в процессе», «готово». Например, в планировщике Сингулярити они создаются автоматически.
Это хороший старт, чтобы не потеряться в новой для команды системе, а дальше уже можно «наращивать мясо» и добавлять всякие разные фишки.
✍️ В личных делах: проблема многих систем личного планирования в их сложности — столько деталей, что страшно подобраться, руки опускаются (или тянутся к банальному списку в ежедневнике). С доской несложно разобраться, хотя бы для того чтобы попробовать и понять, подойдет она вам или нет.
Все прозрачно и наглядно #
🤝 В команде: весь процесс — перед глазами, каждый участник проекта видит, кто на каком этапе, кто чем занят, как в целом идут дела. Это еще и здорово упрощает коммуникации: не надо звонить и спрашивать про сроки и на каком этапе работа — все видно на доске. Участники могут фиксировать контекст задачи внутри карточки.
Еще один плюс канбана с его наглядностью — на уровне участников команды понятно, у кого сколько задач в работе, можно ли дать новые или человек и так уже жонглирует кучей карточек. Это помогает равномернее распределять работу и не попадать в ситуации, когда кто-то в аврале, а кто-то сидит без дела.
✍️ В личных делах: можно выгрузить все из головы и разложить весь хаос по колоночкам (вместо полочек). Часто это удобнее и приятнее, чем делать один огромный to-do лист.
Сразу видны узкие места #
🤝 В команде: преимущество канбан-доски в том, что она подсвечивает этапы, на которых застревает процесс.
🔍 Пример: в онлайн-журнале написано много новых статей, но они не публикуются, потому что на этапе верстки завал. Здесь открываются возможности для оптимизации: узнать, в чем дело, предложить помощь, разгрузить сотрудника, поручить эти задачи кому-то еще.
✍️ В личных делах: показывает, где вы буксуете в своих задачах. Плюс kanban в том, что он подсветит слабые зоны, а дальше уже можно поискать способы, как не застревать на одном этапе слишком долго.
🔍 Пример: Маша завела простой канбан с тремя колонками «сделать», «в процессе» и «готово». Она сразу накидала карточек в первую — «закончить презентацию», «выбрать новый мощный ноутбук», «сделать персональную стратегию», «снять видео для личного блога». Каждую задачу Маша честно начала и с удовольствием подвинула карточки в колонку «в процессе».
Но спустя месяц в «готово» все еще было пусто, потому что она прыгала с одной задачи на другую, слишком много думала, готовилась, анализировала и тонула в прокрастинации и перфекционизме. Плюс канбана — доска помогла увидеть проблему: Маша строит амбициозные планы, бодро начинает, берется за все сразу, но не может довести до конца.
Помогает не заваливать себя задачами #
🤝 В команде: классическая фишка и преимущество системы канбан — это ограничение на объем работы в процессе (WIP — work in progress). Система не позволяет взваливать на один этап целую гору задач, нужно приоритизировать и выбирать главное. Лимиты у всех свои: обычно это 3–5 задач для одного этапа в команде, но можно подстраиваться под свои условия. Главное не делать в одной из колонок безразмерный чек-лист — тогда система просто не сработает.
✍️ В личных делах: помогает тем, кому все дела кажутся важными и нужными — «добавлю еще вот это и это, и еще с этим надо бы разобраться». Ограничение работы в процессе помогает концентрироваться и, как результат, меньше прокрастинировать и тревожиться. Сознание рисует страшные картинки про то, «как у меня всего много и я ничего не успею». А доска показывает, что в фокусе сейчас всего три задачи и надо просто планомерно и с чувством довести их до конца.
Минусы системы канбан #
От позитива перейдем к слабым сторонам и посмотрим, какие у kanban недостатки.
Не учитывает взаимосвязь задач #
🤝 В команде: канбан показывает прогресс по этапам процесса, но не отражает неявные зависимости между задачами. Например, на доске есть карточка «сделать баннер для акции». Она может пройти все стадии от ТЗ до размещения на сайте. Но фактически баннер нельзя опубликовать, пока не будет готова страница самой акции, на которую он ведет. Недостаток канбана в том, что система упускает это из вида. Команде придется вручную отслеживать подобные связи.
✍️ В личных делах: нужно как-то дополнительно учитывать и организовывать последовательность действий, иначе можно запутаться и вложить силы не туда. Пока ключевые задачи грустно копятся в стороне.
🔁 Как обходить: #
- Добавлять в карточки ссылки на связанные задачи.
- Прописывать зависимость в описании карточки.
- Создать колонку «Ждет других задач», чтобы сразу видеть, какие «застряли».
Слабо работает с повторяющимися задачами #
🤝 В команде: еще один минус канбан — непонятно, что делать с регулярными задачами. Создавать разные карточки каждый раз или двигать одни и те же туда-сюда по кругу? Участники проекта могут путаться, если нет четких инструкций на этот счет.
✍️ В личных делах: не продуманы сценарии для повторов, например, как двигать ежедневную йогу или занятия по английскому. Система хороша для разовых личных проектов и задач, но для рутины ее нужно будет как-то усиливать другими инструментами.
🔁 Как обходить: #
- Для регулярных задач создавать карточки-шаблоны.
- Сделать колонку «Рутина» и перемещать туда ежедневные мелкие дела, чтобы не смешивать их с основными проектами.
Создает иллюзию продуктивности #
🤝 В команде: минус канбана в том, что без должного контроля он станет отличным инструментом в руках любителей «имитировать деятельность». Участники команды могут передвигать карточки с не самыми приоритетными задачами, чтобы показать, что «процесс идет». На самом деле создается только видимость и прогресса нет.
✍️ В личных делах: можно обманывать себя и создавать иллюзию продуктивности по типу «вот я что-то подвигал за день, вроде бы дела идут». За доской надо следить, чтобы не плодить на ней «карточки ради карточек» и не слишком увлекаться процессом их перемещения.
🔁 Как обходить: #
- Задать правило: на доску добавляем только то, что имеет реальную ценность для проекта, а не «задачи ради задач».
- Фокусироваться на реальных результатах, а не на количестве «передвинутых» карточек.
- Регулярно просматривать доску и убирать старые и неактуальные карточки, чтобы они не создавали видимость занятости.
Требует дисциплины и постоянных апдейтов #
🤝 В команде: если участники не будут поддерживать актуальность доски, система может рассыпаться. Необходимость обновлять канбан может показаться для команды дополнительной задачей, которую постоянно нужно держать в уме и которая отъедает «оперативку» мозга.
✍️ В личных делах: скорее всего не подойдет хроническим прокрастинаторам и в целом людям, для которых самодисциплина не самая сильная сторона. Может принести больше тревожности, чем пользы, потому что есть риск почувствовать себя немного в плену у канбан-доски.
🔁 Как обходить: #
- Любая система требует того, чтобы за ней кто-то следил. Чтобы это давалось легче, встройте актуализацию доски в ежедневный процесс. Например, с помощью регулярных стендапов (как в команде, так и в личном планировании).
- Выработайте привычку обновлять доску сразу же после завершения задачи, а не «копить» карточки.
Сложно оценить реальную загрузку #
🤝 В команде: да, один из плюсов канбана — это возможность оценить загрузку членов команды. Но при этом один из минусов — трудности с той самой оценкой загрузки. В чем парадокс?
С одной стороны наглядно видно, кто чем занят и на ком сколько карточек, но с другой — каждая карточка имеет под собой разный вес. В одной — задача на три минуты работы, в другой — на неделю. Но визуально у каждого участника проекта по одной карточке. Чтобы прикинуть, насколько каждая задача сложная и продолжительная, надо всматриваться в детали и сроки. Так просто с одного взгляда это не считать.
✍️ В личных делах: сложно выбрать загрузку на день и измерить ее «в штуках». Например, не получится ставить себе цель «продвинуть сегодня три карточки», потому что у них разная значимость и сложность. Нужны дополнительные визуальные маркеры, теги, приоритеты — что-то, что позволит оценить реальный объем работы.
🔁 Как обходить: #
- Фиксировать «вес» задачи тегами. Например, можно воспользоваться «размерной сеткой» — XS, S, M, L, XL, XXL. Так вы не возьмете на себя или не дадите сотруднику слишком много «оверсайзов» за раз.
Кому подходит и не подходит канбан #
Плюсы и минусы kanban раскрываются в полную силу в зависимости от размера команды, типа задач и процессов, а также личных особенностей человека, который внедряет систему. Разберемся, в каких ситуациях она будет незаменимой, а в каких лучше поискать альтернативы.
Кому канбан будет полезен: #
👥 Небольшим командам с гибкими процессами #
Пример: Есть маленький стартап приложения с командой из пяти человек. Проект развивается, участники команды генерят новые идеи, получают обратную связь от пользователей и тут же «допиливают» продукт.
Почему канбан подходит: команде нужна гибкая система, которая поможет быстрее адаптироваться к обратной связи, совершенствовать приложение и видеть, на каких этапах происходит «затык». Система дает визуализацию и помогает не затягивать процесс лишними встречами и созвонами.
👤 Фрилансерам и специалистам с проектной занятостью #
Пример: Петя — автор-фрилансер, он работает сразу над несколькими статьями для разных заказчиков. Собирает факты, согласует темы с редакторами, вносит правки: все это в разное время и по нескольким проектам.
Почему канбан подходит: работа Пети фрагментирована, требует системы и последовательности: надо успевать в срок, не терять важную информацию, умело жонглировать сразу 3-4 проектами. При этом Петя хочет видеть свои слабые места и понимать, почему некоторые статьи застревают на месте: например, сегодня он потратил много времени на ресерч для статьи, из-за чего не успел начать черновик.
В канбане у Пети пять колонок: «темы» → «ресерч» → «черновик» → «редактура» → «на согласовании» → «готово». Он не создает отдельную доску для каждого клиента, а систематизирует задачи по этапам, на которых они находятся.
Чтобы видеть, что «горит», а где еще есть запас времени — Петя ставит дедлайны и теги с приоритетами. Еще доска удобна для него тем, что в каждой карточке хранятся все ссылки и файлы, которые нужны для конкретной задачи. Это помогает экономить время и не путать данные по разным проектам.
📊 Командам с потоком предсказуемых параллельных задач #
Пример: в компании есть команда SMM-щиков — каждый месяц они создают контент, согласовывают с его с руководителем, постят, запускают рекламу, собирают аналитику по результатам и так далее.
Почему канбан подходит: команда работает по процессу, который состоит из заранее спланированных этапов. На этих этапах есть много параллельных задач, которые не так остро зависят друг от друга. Если одна задача не будет сделана вовремя, весь процесс не «встанет».
👁️ Визуалам, которым важно видеть перед глазами всю картину #
Пример: Женя живёт насыщенной жизнью — у него спорт, личные проекты, быт, встречи, разные рандомные хотелки по типу «выучить японский» или «научиться жонглировать». Женя визуал и ему сложно держать все в голове или просто выписывать «в столбик» на бумаге — нужно видеть полную картину и «двигать» задачки.
Почему канбан подходит: доска даёт ощущение контроля и помогает разгрузить мозг. Женя сделал пять колонок: «идеи», «на этой неделе», «сегодня», «в процессе», «сделано». Так ему проще пускать свои идеи в ход, а не просто копить их.
🔥 Если у вас большой поток входящих срочных задач, которые нужно быстро подхватывать и выполнять. В таком случае доска будет быстро терять актуальность и необходимость ее постоянно обновлять может раздражать.
Пример: Вася контент-менеджер в интернет магазине, каждый день он закрывает множество мелких задачек, чтобы держать сайт в актуальном состоянии. Пока Вася правит описание товара, в рабочий чат прилетает еще пять срочных дел. В итоге доска не успевает за реальностью, карточки устаревают.
🔗 Задачи строго связаны между собой и важно соблюдать эту последовательность, чтобы все не посыпалось. Система не очень хорошо работает с такими сценариями.
🧩 Много мелких задач — канбан перегружается и пугает, если на доску выносить 15-20-30 небольших задач, которые можно закрыть за несколько минут. Они будут визуально создавать картину «завала».
⚖️ Нужна четкая приоритизация задач или понимание, насколько одна задача сложнее/объемнее другой — все карточки в канбане визуально равны, с его помощью сложно расставлять приоритеты.
Итоги #
Мы разобрались с основными плюсами и минусами системы канбан. Кто-то жить не может без ее наглядности и простоты, а кого-то раздражает, что на доске сложно учесть взаимосвязь задач или с первого взгляда понять их реальных «вес». Поэтому, как и любой инструмент, канбан нужно тестировать — внимательно и с привязкой к командным или личным целям. Чтобы система работала на вас, а не вы на нее. Но будьте осторожны: передвигание карточек туда-сюда может вызывать привыкание 🙂
