Замечу, что некоторые приемы создавались еще в эпоху бумажных ежедневников. Если в современном планировщике что-то можно сделать проще, я об этом обязательно упомяну.
1. Перенос задачи
Перед тем как перенести невыполненную задачу на завтра, добавьте к ней какой-нибудь значок — апостроф, решетку, восклицательный знак. Задачи, которые часто откладываются, сразу начнут бросаться в глаза.
2. Задачи с продолжением
Если задача требует дальнейших действий (например, она является частью более крупного проекта), отметьте ее звездочкой — так вы не забудете запланировать следующую задачу.
3. Префиксы контекста и кайроса
Для выполнения некоторых задач нужны конкретные условия (контекст) или благоприятные обстоятельства (кайрос). Чтобы не упустить подходящий момент, укажите эти условия и обстоятельства непосредственно перед задачей.
4. Префиксы исполнителя
Укажите перед задачей, кому вы хотите ее поручить. Если задача уже поручена, поставьте перед исполнителем плюс — знак, что выполнение задачи нужно проконтролировать.
5. Важность
Можно дополнительно подчеркнуть важность задачи с помощью одного или нескольких восклицательных знаков. И наоборот: если необходимость выполнения задачи вызывает сомнение, поставьте знаки вопроса.
6. Метки приоритета
Если вы используете буквенную систему расстановки приоритетов (например, матрицу Эйзенхауэра или метод АБВГД), можете добавлять буквы прямо в формулировку — перед задачей или после нее.
В планировщике такая маркировка позволит быстро находить задачи с нужным приоритетом. Чтобы упростить поиск, возьмите буквы в какие-нибудь особые скобки — квадратные, угловые, фигурные.
Обратите внимание: для матрицы Эйзенхауэра зачастую удобнее использовать не метки, а специальные теги.
7. Задачи в работе
В бумажном списке: приступая к задаче, поставьте перед ней точку. Точка поможет сразу найти в списке текущую задачу, а в случае отвлечения — быстро вспомнить, чем вы занимались.
В планировщике, разумеется, тоже можно ставить точки. Однако гораздо удобнее использовать специальный тег «в работе»: он позволит отфильтровать список дел и оставить в нем только выполняемые сейчас задачи (подробнее об этом приеме).
8. Сноски для задач
Предположим, вы составили список дел и вдруг вспомнили важную деталь для какой-нибудь задачи. Если места для записи не осталось, добавьте к задаче «сноску»:
В электронном планировщике: просто добавьте к задаче подзадачу с уточнением (лучше подзадачу, а не заметку — подзадача сразу бросается в глаза).
9. Альтернативы
Допустим, у вас появилась задача: купить орехи для выпечки и, желательно, миндаль. Если не будет миндаля, можно взять фундук, а если не будет фундука — кешью. Подобные квесты можно записывать так:
10. Шкала прогресса
Если задача состоит из однотипных шагов, можно добавить к ней самодельный прогресс-бар для мотивации и чувства «движения вперед».
11. Ссылка на информацию
Если для выполнения задачи нужна конкретная информация, напомните себе, где она находится. Обратите внимание: в электронном планировщике к задаче можно добавить веб-ссылки и заметки с любой информацией.
12. Бюджет времени
Время, отведенное на задачу, лучше указывать прямо в формулировке, чтобы о нем не забывать. Например:
13. Параллельные процессы
Многозадачность — зло. Однако некоторые задачи все же полезно совмещать. Например:
14. Метки регулярности
Это классический прием для бумажных ежедневников с разметкой страниц. Укажите после задачи, в какие дни ее нужно повторять. Например: ежедневно, по вторникам, 10-го числа каждого месяца. После выполнения задачи вычеркните ее и сразу запишите на следующую по плану дату.
В современных программах достаточно один раз настроить повторение задачи, и она сама будет появляться в списке в нужные дни:
15. Усилители мотивации
Чтобы повысить мотивацию или напомнить себе о важности задачи, укажите, что вы получите после ее выполнения. Это может быть полезный результат или награда, которые вы сами себе придумали.
16. Задачи с ветвлением
Для некоторых ситуаций полезно предусмотреть несколько вариантов развития событий. Оформлять такие ветвления удобно с помощью подзадач (в бумажном списке тоже).
17. Задачи-вопросы
Некоторые задачи нужно скорее проверять, чем выполнять. Чтобы визуально отделить такие задачи от остальных, их можно записывать в вопросительной форме. Мозг будет сразу понимать алгоритм действий: проверить — если надо, выполнить.
18. Личная тайнопись
Иногда у нас появляются задачи, не предназначенные для посторонних глаз: интимные или секретные. Если опасаетесь, что эти задачи может кто-то увидеть, придумайте для них свою систему обозначений. Это может быть как простая аббревиатура задачи, так маскировка под что-то повседневное и не привлекающее внимания.
19. RPG-формулировки
Чтобы разнообразить список дел и сделать его чуть более интересным, подберите для задач фантастические или фэнтезийные аналоги.
20. Индикатор прогресса
Если внедряете полезную привычку, выполняете челлендж или «едите слона по кусочкам», добавляйте к задачам прогресс в цифрах — это очень мотивирует. Можно указывать общее количество сделанных шагов, число шагов за период (например, за месяц) или соотношение сделанных и оставшихся задач. Например:
На этом все. Рекомендую также посмотреть подборку полезных тегов для списка задач.
