Мы буквально живем в темнице ощущения, что не дотягиваем до какого-то воображаемого стандарта и всегда «можно лучше».
Откуда берется чувство, что ты всегда делаешь недостаточно #
1. Нет четкого и конечного списка задач на день. #
Мало кто сейчас имеет ограниченный и измеримый объем работы на сутки. Речь не о твоем туду листе, который может быть длиннее рулона обоев, а о реальном списке дел, после выполнения которых можно почувствовать, что ты молодец и день прошёл не зря.
Мы находимся в бесконечном круговороте коммуникаций и переключения контекста, нет строго определенных границ дня, нет «лимита для продуктивности» — например, выполню эти три задачи и могу смело отдыхать. Всегда есть что сделать еще — еще одно письмо, на которое можно ответить сейчас, еще одна встреча, на которой хорошо бы быть, еще одна идея, которую надо бы докрутить.
Так формируется бесконечный круг «можно больше и лучше». Неудивительно, что многие просто не могут перестать работать даже в свободное время и в выходные. Вирусом такой «продуктивности» поражаются не только рабочие задачи, но и личные проекты и хобби — все превращается в гонку за количеством.
2. Мы до сих пор подходим к идее продуктивности так, как будто работаем на заводе. #
Сделать как можно больше и быстрее — хороший показатель на конвейере. В современном мире, где большая часть работы связана с интеллектуальным трудом, этот подход приводит только к выгоранию. Забывая о приоритетах, о качестве, о точечном фокусе на задачах, мы лишаем себя возможности производить действительно ценный продукт и чувствовать удовлетворение от плодотворного дня. Вместо этого на первый план выходит одержимость «объемами производства» — зачеркнуть 50 дел в чеклисте, расчистить почтовый ящик под ноль и т.д. А ведь смысл личной эффективности не в этом.
Ценность себя и своего труда многие привязывают к количеству галочек в планировщике. В результате приложения для продуктивности начинают работать против нас, планирование превращается в гонку, и развивается настоящая зависимость от мелких задач. Браться за большие и приоритетные проекты уже не так интересно, потому что 1−3 задачи в туду листе выглядят не так весомо и значимо, как десятки переделанных мелочей.
3. Стерта грань между работой и личной жизнью. #
Свободное время, которое теперь вполне можно назвать таким в кавычках, тоже подвержено вирусу псевдопродуктивности и стремлению переделать как можно больше «в единицу времени». Каждая минута должна тратиться эффективно — такой девиз перебирается и на периоды, в которые мы в норме должны отдыхать и восстанавливаться после напряженного труда, а не продолжать гонку.
Все это в итоге приводит совсем не к впечатляющим результатам и успехам, а к противоположному эффекту. В конце дня, наполненного сотней мелких дел, ты чувствуешь усталость, но плодов труда как таковых практически нет. А все потому, что нет ни четкого понимания, сколько нужно сделать, чтобы «заслужить отдых», ни того самого отдыха, который омрачается целями провести время «с пользой».
Пять способов избавиться от стыда за «низкую эффективность» #
1. Переосмыслить понятие продуктивности #
Корень постоянного чувства «я делаю недостаточно» часто в искаженных представлениях о продуктивности. Если подходить к личной и профессиональной эффективности как к работе на заводском конвейере, то кажется, что чем больше мелких дел ты отштамповал за сутки — тем лучше.
Работники умственного труда по данным RescueTime проверяют свои мессенджеры и почту каждые 6 минут. Исследование, опубликованное в Human-Computer Interaction, показало, что сотрудники не фокусируются больше 20 минут подряд на одном занятии. Постоянная смена контекста серьезно сказывается на концентрации и способности доводить дела до конца.
Если привычка отвлекаться и рассеиваться на десятки мелких дел так сильно мешает жить, то почему мы не избавляемся от нее? Проблема в том, что такой образ жизни поощряется обществом. Ты «весь в делах», значит, важная часть социума.
Планировщик трещит от задач, календарь от созвонов в зуме, а мессенджеры от уведомлений — очевидно, что ты нужен и полезен другим людям. Раньше было принято демонстрировать свой статус через количество свободного времени, а сейчас многие гордятся своей загруженностью и трудоголизмом.
Планировщик перегружен задачами. Желание быть вечно занятым приводит именно к этому
На пути к избавлению от токсичных представлений о продуктивности нужно осознать три важных момента:
- тебе необязательно быть постоянно занятым, чтобы все успевать;
- нет никакой необходимости стремиться «успеть всё» — твой to-do-лист может без особой потери качества лишиться 30% (а то и больше) задач;
- если уж и быть занятым, то не большим количеством мелких дел, а тем, что важно и оказывает наибольшее влияние на твою жизнь как сейчас, так и долгосрочно.
| Занятость ради занятости | Здоровая продуктивность |
|---|---|
| всегда быть на связи, моментально отвечать на сообщения, добиваться пустых входящих; | проверять почту и мессенджеры несколько раз в день в выбранное заранее тобой время; |
| вычеркнуть как можно больше мелких дел из чеклиста за день; | сделать 1-3 ключевых задачи, которые ты выберешь с упором на свои цели и приоритеты; |
| провести как можно больше созвонов и встреч. | спланировать коммуникации так, чтобы не тратить время на лишние встречи, сгруппировать их все в отдельный блок, остальное время выделить на сфокусированную работу. |
Как писал Джеймс Клир, автор книги «Атомные привычки»: «Продуктивность не в том, чтобы делать как можно больше каждый день, а в том, чтобы на регулярной основе делать самое важное». Используй матрицу Эйзенхауэра, чтобы быстро разделить задачи на важные и те, от которых легко можешь отказаться.
2. Регулярно отслеживать прогресс #
Еще одна причина, которая приводит к недовольству своими результатами — отсутствие измеримого и видимого прогресса по проектам. Никому не хочется заниматься сизифовым трудом — толкать в гору камень, который каждый раз скатывается обратно.
Что приводит к отсутствию прогресса:
- Ты не ведешь никакого учета по ежедневным результатам. Слишком концентрируясь на конечной цели, можно забыть о том, что ее не достичь без регулярных небольших действий. Если держать в уме только «финишную линию», то проходя определенные этапы к ней каждый день, ты все равно будешь чувствовать, что ничего не добился, потому что конечного результата пока не видно.
- Ты переоцениваешь свою работоспособность и ставишь нереалистичные цели. Мешает необъективная оценка того, сколько ты можешь сделать и сколько это на самом деле занимает времени.
Например, мы привыкли планировать время с учетом формальных рабочих часов. Поэтому, если ты работаешь пятидневку по 8 часов, то кажется, что в неделю есть целых 40 часов. Однако исследования показывают, что в среднем работники умственного труда продуктивно используют только 12,5 часа в неделю.
Конечно, преувеличивая в три раза доступное тебе время, нельзя трезво распределить свою нагрузку. Когда в конце недели ты делаешь одну крупную задачу вместо намеченных пяти, накатывает разочарование. Кажется, что ты вообще никак не двигаешься и не выполняешь свои планы.
Мозг в целом склонен к слепоте по части оценки и прогнозов затраченного времени. Дело в когнитивном искажении, которое называют «ошибкой планирования». Для более точной оценки не стоит доверяться своим ощущениям, а пользоваться трекерами и таймерами.
Решение не в том, чтобы отказаться от значительных больших задач, этого как раз и хочет круг «можно больше и лучше». Достаточно всего лишь разделить приоритетные задачи на более мелкие этапы. Таким образом ты удовлетворишь свое желание вычеркивать побольше дел из to-do листа, но это будут не мелкие хаотичные действия, а небольшие шаги в сторону действительно важных целей. Выполняя проекты дозированными этапами, легче зарядиться мотивацией и увидеть прогресс. Также это поможет лучше понимать, сколько времени занимают конкретные задачи, чтобы в будущем планировать более точно.
3. Создать поддерживающую систему #
Если полагаться только на силу воли или мотивацию, то ты неизбежно придешь к чувству разочарования в собственных силах. Мотивация имеет свойство быстро и ярко загораться, неся тебя на волнах воодушевления, и так же быстро гаснуть. Сила воли исчерпаемый ресурс, которого хватает на пару важных решений за день.
Поэтому так важно иметь работающую систему, алгоритм действий, набор инструментов и техник, которые будут подталкивать тебя в сторону успешного выполнения дел.
Можно взять на вооружение любую технику продуктивности, которая придется тебе по душе. Для примера разберем, что включает в себя алгоритм работы с входящими задачами из системы GTD:
2. Разделить на подзадачи, которые будут иметь четкий посыл к действию. Например, вместо одного пункта «подготовить презентацию», добавить мелкие задачи типа «запросить информацию», «подготовить иллюстрации», «отредактировать тезисы».
3. Установить сроки и дедлайны — даже если их нет, то стоит поставить свои (реалистичные, не слишком короткие, чтобы снова не чувствовать себя виноватым, если не успеешь).
4. Отсортировать по типам и приоритетам — «сделать прямо сейчас», «делегировать и дождаться результата», «отложить и подумать» и т. д.
5. Оценить прогресс и внести изменения. Регулярно оценивай, как работает система на практике, что помогает, а что лучше поменять, где дедлайны сработали, а где ты просто переоценил свои возможности. Лучше выделять на это около часа каждую неделю.
Пользуясь своим алгоритмом, ты пропускаешь каждую задачу через фильтр, и более сознательно относишься к тому, чем занимаешься, а не просто берешься за все входящие дела.
4. Отключаться от работы #
Ложные представления о продуктивности толкают тебя к желанию оптимизировать каждый час свободного времени и потратить его «эффективнее». Надо учиться отключать в себе этот сверхпродуктивный режим, разделять периоды напряженного труда и отдыха более явно. Важно поставить барьер и определить для себя четкий конец рабочего дня.
Для этого включи три элемента в свою ежедневную рутину:
- Физически отдели себя от работы. Для офисных сотрудников это проще, но и при работе из дома можно создать необходимые барьеры. Как минимум закрыть рабочие приложения, отключить уведомления из чатов и т. д. Создай ритуал, который будет обозначать, что рабочий день закончен — например, выключи настольную лампу, символически закрой все вкладки в браузере. Выбери характерное действие, которое обозначит финиш и подаст сигнал для расслабления.
- Позволь мозгу расслабиться. В конце рабочего дня дай себе несколько минут расслабленного отдыха без отвлекающих факторов и гаджетов. Огради себя на время от внешнего шума, как физического, так и информационного.
- Переключись на хобби. Лучший отдых — это смена деятельности. Не бросай себя в вакуум безделья, его быстро заполнят мысли о работе и размышления, достаточно ли ты сделал за день. Вместо этого найди приятное занятие, которое увлечет и позволит разгрузить голову.
5. Регулярно определять для себя, сколько «достаточно» #
Ты можешь чувствовать разочарование от своей «неэффективности» еще и потому, что просто не имеешь определенного личного лимита. У тебя нет четких целей и ежедневного маршрута к ним. Важно определить для себя золотую середину загруженности на каждый день, которая с одной стороны не будет тебя выматывать, а с другой даст ощущение, что ты плодотворно поработал.
Установи минимальный порог продуктивности, который бы оставлял тебя удовлетворенным. Понятно, что мы всегда хотим большего. Но разочарование и стыд от невыполненных завышенных планов очень сильно снижает мотивацию, поэтому лучше ставить задачи помельче.
Постарайся сформулировать их в измеряемых значениях. Например, не «написать книгу», а «выделять 1 час каждый день на написание книги», «писать не меньше 500 слов за один подход» и т.д. Ты можешь и перевыполнить свой план на день, но при этом будет достаточно реалистичным, чтобы даже в тяжелый день тебе удалось преодолеть минимальную планку и не чувствовать себя неудачником.
Помни, что только ты сам вправе решать, какой объем работы на день, неделю или месяц является достаточным и продуктивным. Опирайся на свои цели, ресурсы и способности, не гонясь при этом за нереалистичными стандартами продуктивности, которые только изматывают.
Используй SingularityApp, чтобы планировать задачи, не загоняя себя в культ продуктивности.
.jpg.webp)
