Что эффективнее — календарь или список дел?

Стремление к продуктивности и четкому тайм-менеджменту — вот, что отличает нашу эпоху. С появлением различных техник по управлению временем в нашу жизнь пришли они — списки дел.

Это очень удобно — создаем список в приложении или просто в «Заметках» на телефоне и по очереди вычеркиваем выполненные дела. Вычеркнули к вечеру все пункты списка — готово, вы прекрасны! Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что простота — это, пожалуй, единственный плюс в работе со списками. В остальном они не очень удобны — в статье подробнее рассмотрим, почему, и чем их заменить.

Как мы уже отметили, заносить дела в списки — очень просто. Именно поэтому мы накидываем и накидываем пункты в свой список, а когда понимаем, что не успеваем выполнить их за день, то расстраиваемся и испытываем чувство вины. Позже это чувство притупляется и мы начинаем воспринимать незавершенные дела как должное. Отсюда — пренебрежение к своим обязанностям и вечное откладывание на потом.

В действительности же мы не можем выполнить всё запланированное, потому что списки не дают нам четкого осознания, сколько времени понадобится для того или иного дела. Мы расстраиваемся из-за своей кажущейся непродуктивности, но в действительности мы просто неправильно рассчитываем свои силы.

Как такое может быть? Ведь списки, наоборот, должны делать нас продуктивнее! На самом деле, в самом списке кроется ловушка. Просто выписав дела, мы часто не расставляем их по приоритетам и, конечно, начинаем наш день с наиболее легких и приятных.

Например, если в списке стоит «Составить маркетинговый план на месяц» и «Рассортировать документы в рабочей папке», то вероятнее всего, в первую очередь мы возьмемся за сортировку документов, потому что это проще. Наивно полагая, что такая простая задача не займет много времени, мы можем «убить» на нее целый день, так и не подступившись к маркетинговому плану.

В итоге, мы рискуем выполнить только небольшие дела, так и не начав важные и сложные. В конце дня нас будет ожидать список с множеством вычеркнутых пунктов, но при этом самое главное так и не будет сделано.

Представьте — вы прекрасно проводите время с семьей, вместе ужинаете и обсуждаете дела, общаетесь и веселитесь, но… Что-то не дает вам расслабиться и нормально отдохнуть. Что же это? Всего лишь пара невычеркнутых пунктов в вашем списке задач. Вы пытаетесь забыть о них и говорите себе, что ничего страшного, вы сделаете все позже. Но легче не становится — пара этих пунктов навязчиво стоит перед глазами, вызывая стресс. Так работает эффект Зейгарник.

Даже если вы отдыхаете, навязчивые мысли о невыполненных делах мешают вам отвлечься. В итоге, вы не чувствуете прилива сил после отдыха и остаетесь измотанными от постоянного стресса. Естественно, на продуктивности это сказывается не лучшим образом.

Списки диктуют нам, что нужно сделать. Но на самом деле, гораздо важнее сначала расставить приоритеты и выяснить, сколько времени займет та или иная задача. И в этом нам помогут календари. Можно использовать отдельное приложение, или календарь, встроенный в ваш планировщик задач.

Планируя свое время с помощью календаря, вы не просто составляете список важных дел — вы заранее просчитываете свою занятость. И вот как это сказывается на вашей продуктивности:

• Вы станете меньше отвлекаться. Зная, что определенную задачу нужно выполнить за 2 часа, вы перестанете серфить в соцсетях, бесконечно пить кофе и отвлекаться на новостную ленту.

• И наконец, вы перестанете испытывать стресс во время отдыха. Если в вашем календаре не будет ничего запланировано на это время, вы вполне можете наслаждаться общением с семьей, прогулкой или просмотром фильма.

Использование календарей реально делает нашу жизнь более структурированной и позволяет достигать целей быстрее. Неслучайно вся наша деятельность подчинена расписанию. Например, учебные и рабочие планы строятся с учетом определенных дат, карты в вашем смартфоне подсказывают длительность путешествия до конкретной точки, почтовые сервисы оповещают, когда придет ваша посылка. Зная точную дату и время, мы лучше ориентируемся среди бытовых задач.

Вписывая в календарь все задачи, даже личные, можно сделать эффективнее даже собственную «прокачку». Например, вы можете месяцами откладывать просмотр важных вебинаров, но внесите это дело в календарь — и вы их, внезапно, посмотрите. Просто потому, что у каждой задачи будет конкретная дата, время и длительность.

Возможно, вначале ваше сознание будет «бунтовать» против четких рамок и расписания, но со временем вы поймете, что отсутствие планов влечет за собой не свободу выбора, а нарушение вашего жизненного ритма. Сами знаете, если ничего не запланировать на выходные — скорее всего они пройдут впустую, а через неделю вы даже не вспомните, чем занимались.

Современные приложения-календари позволяют ставить напоминания для важных событий. Вы можете настроить напоминания, например, за час или за день до предполагаемого события. Вы больше не забудете, что в четверг в 18:00 вы должны позвонить родителям и договориться о встрече на выходных.

Напоминания отлично подходят и для рутинных задач — например, чтобы вы не забыли о ежемесячной оплате квартиры, покупке очередного абонемента на фитнес или родительском собрании.

Люди склонны откладывать на потом задачи по самостоятельному развитию — просмотр вебинаров, изучение языков, чтение и т. д. Если вы хотите начать читать хотя бы по полчаса в день, запланируйте это в своем календаре. А через месяц-два посмотрите, насколько вы продвинулись.

Это работает не только с деловыми, но и с личными встречами. Вспомните, сколько раз вы договаривались с друзьями «встретиться как-нибудь», но потом у всех постоянно возникали неотложные дела. Имея перед глазами календарь со своим расписанием, вы можете сразу написать собеседнику, в какое время вам было бы удобно встретиться.

Конечно, календарь — это не волшебное средство для продуктивности, которое моментально решит ваши проблемы с планированием. У вас могут возникать и задержки во времени, и форс-мажоры. Но календарь с расписанием либо список дел с привязкой к конкретному времени — точно эффективнее простого списка дел.

Люди склонны откладывать на потом задачи по самостоятельному развитию — просмотр вебинаров, изучение языков, чтение и т. д. Если вы хотите начать читать хотя бы по полчаса в день, запланируйте это в своем календаре. А через месяц-два посмотрите, насколько вы продвинулись.