Что эффективнее — календарь или список дел?

Это очень удобно — создаем список в приложении или просто в «Заметках» на телефоне и по очереди вычеркиваем выполненные дела. Вычеркнули к вечеру все пункты списка — готово, вы прекрасны! Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что простота — это, пожалуй, единственный плюс в работе со списками. В остальном они не очень удобны — в статье подробнее рассмотрим, почему, и чем их заменить.

Что не так со списками?

Списки вызывают чувство вины и приводят к прокрастинации

Как мы уже отметили, заносить дела в списки — очень просто. Именно поэтому мы накидываем и накидываем пункты в свой список, а когда понимаем, что не успеваем выполнить их за день, то расстраиваемся и испытываем чувство вины. Позже это чувство притупляется и мы начинаем воспринимать незавершенные дела как должное. Отсюда — пренебрежение к своим обязанностям и вечное откладывание на потом.

В действительности же мы не можем выполнить всё запланированное, потому что списки не дают нам четкого осознания, сколько времени понадобится для того или иного дела. Мы расстраиваемся из-за своей кажущейся непродуктивности, но в действительности мы просто неправильно рассчитываем свои силы.

Списки отвлекают нас от важных дел

Как такое может быть? Ведь списки, наоборот, должны делать нас продуктивнее! На самом деле, в самом списке кроется ловушка. Просто выписав дела, мы часто не расставляем их по приоритетам и, конечно, начинаем наш день с наиболее легких и приятных.

Например, если в списке стоит «Составить маркетинговый план на месяц» и «Рассортировать документы в рабочей папке», то вероятнее всего, в первую очередь мы возьмемся за сортировку документов, потому что это проще. Наивно полагая, что такая простая задача не займет много времени, мы можем «убить» на нее целый день, так и не подступившись к маркетинговому плану.

В итоге, мы рискуем выполнить только небольшие дела, так и не начав важные и сложные. В конце дня нас будет ожидать список с множеством вычеркнутых пунктов, но при этом самое главное так и не будет сделано.

Списки приводят к стрессу

Представьте — вы прекрасно проводите время с семьей, вместе ужинаете и обсуждаете дела, общаетесь и веселитесь, но… Что-то не дает вам расслабиться и нормально отдохнуть. Что же это? Всего лишь пара невычеркнутых пунктов в вашем списке задач. Вы пытаетесь забыть о них и говорите себе, что ничего страшного, вы сделаете все позже. Но легче не становится — пара этих пунктов навязчиво стоит перед глазами, вызывая стресс. Так работает эффект Зейгарник.

Даже если вы отдыхаете, навязчивые мысли о невыполненных делах мешают вам отвлечься. В итоге, вы не чувствуете прилива сил после отдыха и остаетесь измотанными от постоянного стресса. Естественно, на продуктивности это сказывается не лучшим образом.

Есть ли альтернативы?

Списки диктуют нам, что нужно сделать. Но на самом деле, гораздо важнее сначала расставить приоритеты и выяснить, сколько времени займет та или иная задача. И в этом нам помогут календари. Можно использовать отдельное приложение, или календарь, встроенный в ваш планировщик задач.

Планируя свое время с помощью календаря, вы не просто составляете список важных дел — вы заранее просчитываете свою занятость. И вот как это сказывается на вашей продуктивности:

• Определив, в какое время вы будете выполнять задачу, вы избавитесь от чувства вины. Да, в списке ваших невыполненных дел все еще останется «Записаться к врачу» и «Купить продукты для субботнего ужина». Но если оба этих дела будут поставлены на завтра, вы ляжете спать со спокойной совестью, ведь у вас будет еще целый день впереди, чтобы выполнить ваши задачи.

• У вас пропадет соблазн выполнять сначала самые легкие дела. Поставьте на утро сложные задачи, которые требуют концентрации, а вечер отдайте простым делам, с которыми быстро справится даже уставший мозг.

• Вы станете меньше отвлекаться. Зная, что определенную задачу нужно выполнить за 2 часа, вы перестанете серфить в соцсетях, бесконечно пить кофе и отвлекаться на новостную ленту.

• И наконец, вы перестанете испытывать стресс во время отдыха. Если в вашем календаре не будет ничего запланировано на это время, вы вполне можете наслаждаться общением с семьей, прогулкой или просмотром фильма.

Как правильно планировать с помощью календаря

1. Скорее всего, если вы ни разу не использовали календарное расписание, вам будет сложно представить, сколько времени займет та или иная задача. Поэтому сначала ставьте на каждый день минимальное количество дел и подсчитывайте точное время по каждому. В дальнейшем вы сможете более точно определять трудозатраты по задачам.
2. В первую очередь планируйте приоритетные дела, а второстепенные оставляйте на вечер или вставляйте во временные промежутки между приоритетными.
3. Вписывайте в календарь не только рабочие задачи, но и личные. Тренировки, посещение родных, занятия английским — все это тоже должно быть запланировано. Так вы сможете лучше управлять свободным временем и быть продуктивнее.

Использование календарей реально делает нашу жизнь более структурированной и позволяет достигать целей быстрее. Неслучайно вся наша деятельность подчинена расписанию. Например, учебные и рабочие планы строятся с учетом определенных дат, карты в вашем смартфоне подсказывают длительность путешествия до конкретной точки, почтовые сервисы оповещают, когда придет ваша посылка. Зная точную дату и время, мы лучше ориентируемся среди бытовых задач.

Вписывая в календарь все задачи, даже личные, можно сделать эффективнее даже собственную «прокачку». Например, вы можете месяцами откладывать просмотр важных вебинаров, но внесите это дело в календарь — и вы их, внезапно, посмотрите. Просто потому, что у каждой задачи будет конкретная дата, время и длительность.

Возможно, вначале ваше сознание будет «бунтовать» против четких рамок и расписания, но со временем вы поймете, что отсутствие планов влечет за собой не свободу выбора, а нарушение вашего жизненного ритма. Сами знаете, если ничего не запланировать на выходные — скорее всего они пройдут впустую, а через неделю вы даже не вспомните, чем занимались.

Какие еще преимущества есть у календарей

Сравниваем

календарные онлайн-сервисы и приложения-планировщики

Напоминания

Современные приложения-календари позволяют ставить напоминания для важных событий. Вы можете настроить напоминания, например, за час или за день до предполагаемого события. Вы больше не забудете, что в четверг в 18:00 вы должны позвонить родителям и договориться о встрече на выходных.

Напоминания отлично подходят и для рутинных задач — например, чтобы вы не забыли о ежемесячной оплате квартиры, покупке очередного абонемента на фитнес или родительском собрании.

Достижение целей

Люди склонны откладывать на потом задачи по самостоятельному развитию — просмотр вебинаров, изучение языков, чтение и т. д. Если вы хотите начать читать хотя бы по полчаса в день, запланируйте это в своем календаре. А через месяц-два посмотрите, насколько вы продвинулись.

Эффективное планирование встреч

Это работает не только с деловыми, но и с личными встречами. Вспомните, сколько раз вы договаривались с друзьями «встретиться как-нибудь», но потом у всех постоянно возникали неотложные дела. Имея перед глазами календарь со своим расписанием, вы можете сразу написать собеседнику, в какое время вам было бы удобно встретиться.

Конечно, календарь — это не волшебное средство для продуктивности, которое моментально решит ваши проблемы с планированием. У вас могут возникать и задержки во времени, и форс-мажоры. Но календарь с расписанием либо список дел с привязкой к конкретному времени — точно эффективнее простого списка дел.

Люди склонны откладывать на потом задачи по самостоятельному развитию — просмотр вебинаров, изучение языков, чтение и т. д. Если вы хотите начать читать хотя бы по полчаса в день, запланируйте это в своем календаре. А через месяц-два посмотрите, насколько вы продвинулись.