Полезных сервисов и приложений много не бывает. Одни облегчают документооборот, другие дают доступ к классному функционалу, а третьи делают жизнь проще, упорядоченнее и счастливее. И многие из таких сервисов своим сотрудникам оплачивает работодатель — потому что это улучшает качество работы, а также повышает ценность компании в глазах сотрудника.
Но часто бывает, что сотрудники стесняются просить оплатить нужный сервис. Платная нейросеть? Да есть же бесплатные. Платные системы документооборота? Да можно и так обойтись (и по-прежнему тратить кучу времени, нервов и бумаги на отправку документов по почте).
Из-за таких убеждений многие платят за удобные сервисы сами. Но в какой-то момент подписок становится слишком много — расходы растут, и это начинает раздражать. При этом вместо честного разговора с работодателем об оплате подписки на нужные инструменты и сервисы сотрудники часто продолжают молчать в тряпочку и злиться. Не надо так.
В статье разберем алгоритм, как предложить работодателю оплатить нужные вам сервисы, если:
- вы уже оплачиваете софт, которым пользуетесь для себя и для работы;
- вы хотите использовать платный сервис для работы, но не готовы оплачивать подписку сами и не знаете, как поговорить с работодателем.
В конце материала дадим образец письма, с которым можно прийти к работодателю с подобной просьбой.
- Шаг 1. Подготовиться и проверить:
- Шаг 2. Сформулировать запрос
- Шаг 3. Продумать план «Б»
- Шаг 4. Составить письмо
- Что дальше?
Шаг 1. Подготовиться и проверить:
1. Что уже оплачивается для других сотрудников
Если работодатель охотно тратит деньги на обучение и внерабочие плюшки вроде компенсации занятий в спортзале или ДМС, то шансов на оплату нужного вам сервиса больше, чем если компания со скрипом оплачивает вам даже канцелярские товары.
Также стоит поспрашивать коллег — возможно, кому-то уже оплатили какой-то сервис для рабочих нужд (скажем, дизайнерам купили доступ к платным фотостокам, а копирайтерам или кодерам — к платному ChatGPT). Если так — шансы удваиваются. Но если ничего подобного у ваших коллег не было, не отчаивайтесь раньше времени — возможно, вы станете первопроходцем, который всё изменит.
2. Что момент подходящий и вы на хорошем счету
Перед важным разговором с начальством неплохо бы удостовериться, что момент — подходящий. Большинство из нас находит миллион отговорок: например, истории коллег, которым отказали, или приближающиеся выставки, из-за которых начальству будто бы не до подобных просьб. А может, неудачи на последних проектах и задачах, из-за которых теперь кажется, что начальство никогда и ни в чем не пойдет вам навстречу. Попробуйте поискать свои причины — и увидите, что мозг их подкидывает на раз-два.
Действительно, отговорок придумать можно целую пачку, но ни одной из них не стоит слепо доверять. Вот всего два варианта, когда ваша просьба оплатить сервис может быть неуместной:
- у компании сейчас реальные финансовые трудности, что аж чай в пакетиках вы из дома с собой приносите (хотя, если работа в сервисе может улучшить ситуацию — можно и в таком случае получить одобрение руководства на оплату подписки);
- вы откровенно налажали в последние пару месяцев и получили жесткий выговор от руководства (тут точно стоит подождать).
Шаг 2. Сформулировать запрос
Вы должны четко представлять, что и зачем вам нужно. Будет здорово, если вы и здесь подготовитесь и подробно распишете:
- Зачем вам нужен конкретный сервис: приведите примеры задач, которые он поможет решить (например, он ускорит время вашей работы за счет грамотного планирования, а ещё вы сможете удобнее делегировать задачи другим). Если уже чем-то пользуетесь и до этого оплачивали такой сервис своими деньгами, соберите кейсы и примеры, как софт уже смог помочь вам в работе и в чем ещё может пригодиться дальше при платной подписке.
- Почему вам нужен именно он, а не другой: сравните с аналогами и подсветите преимущества вашего (например, в вашем есть таймер Помодоро и режим совместной работы, а в других — нет, а стоят они примерно одинаково). Если компания уже использует что-то подобное, докажите, что ваш сервис лучше заточен под ваши рабочие задачи (например, он умеет считать точное время, потраченное на конкретное дело из списка).
- Может ли сервис быть полезен ещё кому-то в вашей команде — если подписка сразу для нескольких сотрудников улучшит рабочие процессы (уменьшит время согласований, ускорит планирование или поможет укладываться в сроки), то шансов на оплату сервиса руководством становится больше. Даже если командная подписка стоит чуть дороже.
Шаг 3. Продумать план «Б»
Ещё на берегу стоит предусмотреть вариант, что работодатель не пойдёт вам навстречу. Лучше сразу предугадать такой сценарий и продумать альтернативы:
- например, предложить оплатить стоимость подписки на сервис частично: скажем 50/50 с вами;
- узнать у руководителя, можно ли вернуться с вопросом позже — бывает, что бюджет на подобные расходы планируется заранее, и вам стоит напомнить о себе накануне определенной даты.
Шаг 4. Составить письмо
Вряд ли вы сразу отправитесь к руководителю обсуждать такую просьбу лично или будете излагать её, пока едете с ним в лифте. Лучше отправить письмо, в котором вы либо сразу обозначите, зачем нужен конкретный сервис и в чем его плюсы, либо предложите рассмотреть возможность оплаты и личный разговор.
Мы подготовили несколько шаблонов на разные случаи, для примера взяв в качестве платного сервиса планировщик SingularityApp. Вы можете составить подобное письмо, взяв шаблон за основу.
Письмо руководителю, когда нужно прощупать почву
Если вы никогда не просили руководство об оплате каких-то сервисов и/или в компании нет подобной практики среди коллег, для начала можно отправить письмо-запрос на разрешение обсудить возможность подобных платных подписок.
|
Тема: Возможность оплаты подписки на сервис планирования |
|---|
|
Альберт Альбертович, здравствуйте! Подскажите, есть ли в нашей компании возможность оформления платной подписки на сервисы, которые будут использоваться для рабочих задач и помогут в решении рабочих вопросов? Сейчас сталкиваюсь с несколькими проблемами в планировании и распределении времени — специализированный сервис планирования поможет их решить и повысить производительность нашего отдела. Какие проблемы наблюдаю:
Есть ещё несколько пунктов, которые хотелось бы оптимизировать, чтобы задачи выполнялись качественно и в срок, и чтобы каждый сотрудник отдела понимал, что от него ожидается по каждому из проектов. Я сравнил по нескольким параметрам пять популярных сервисов, которые могут закрыть эти проблемы, и выбрал вариант, который кажется лучшим. Он поможет собрать все задачи, календари и проекты в одном месте, давать объективные оценки для задач в будущем и в целом ускорит и упростит работу: мою и — потенциально — менеджерского отдела из 5 человек. Будет ли у вас 15 минут на этой неделе, чтобы я мог рассказать детали и показать сервис?
С уважением, |
В этом письме вы проявляете себя как активный сотрудник, которому не всё равно на результат работы. Вариантов развития событий здесь два: либо начальник одобрит просьбу и выделит вам нужное время на обсуждения, либо он вежливо откажет (например, сошлется на нехватку времени).
Если вы получили отказ, уточните, как лучше поступить — вернуться с этим вопросом через пару недель или прислать информацию о сервисе текстом. Если последнее — используйте один из шаблонов ниже.
Письмо руководителю, когда вы знаете, что оплата сервисов в компании — возможна
Если вы знаете, что ваша компания практикует оплату сервисов сотрудникам, можете использовать один из шаблонов ниже:
- первый шаблон — краткий, с запросом на личное обсуждение: подходит, если вы знаете, что ваш руководитель предпочитает решать подобные вопросы лично и на словах, либо если впереди намечается планерка, и вы на ней хотите поднять вопрос об оплате сервиса;
- второй шаблон — подробный, который пригодится, если вы точно знаете, что руководитель предпочитает сначала ознакомиться со всеми деталями в тексте, а уже потом что-либо обсуждать.
Шаблон письма № 1 — краткий
Задача этого шаблона — обозначить тему письма, дать возможность руководителю быстро понять суть просьбы и требуемый бюджет, а также показать готовность обсудить детали подробнее.
|
Тема: Оплата подписки на сервис планирования |
|---|
|
Альберт Альбертович, здравствуйте! Знаю, что в нашей компании есть практика оплачивать подписки на сервисы, нужные для рабочих задач. Столкнувшись с некоторыми проблемами в рабочих процессах, я сравнил по нескольким параметрам пять популярных сервисов для планирования, которые могли бы их закрыть, и выбрал вариант, который считаю лучшим — это Сингулярити. Сервис поможет:
Цена решения — 2499 рублей за пользователя в год. Если решим купить Сингулярити на всю компанию, то на 15 годовых лицензий получим скидку 10%. Готов обсудить детали с вами лично — подскажите, будет ли у вас 15–20 минут на этой неделе?
С уважением, |
Шаблон письма № 2: подробный
Задача этого шаблона — выдать руководителю конкретику: плюсы, возможности, цена сервиса, чтобы можно было принять решение без всяких обсуждений. Если можете показать работу в сервисе скриншотами — здесь очень пригодится такая презентация.
|
Тема: Оплата подписки на сервис планирования |
|---|
|
Альберт Альбертович, здравствуйте! Знаю, что в нашей компании есть практика оплачивать подписки на платные сервисы, нужные для рабочих задач. Столкнувшись с некоторыми проблемами в рабочих процессах, я сравнил по нескольким параметрам пять популярных сервисов планирования, которые могли бы их закрыть, и выбрал вариант, который кажется лучшим — это Сингулярити. Сервис поможет:
Цена: 2499 рублей в год за пользователя. Если решим купить продукт на всю компанию, то при оплате от 15 годовых лицензий получим скидку 10%. Дополнительные плюсы:
Если у вас остались вопросы по сервису, готов ответить на них лично.
С уважением, |
Если спустя неделю вы не получили ответ от руководителя, не бойтесь о себе напомнить: вполне может быть, что тот посмотрел письмо бегло, пометив его заново непрочитанным и отложив на момент, когда появится время вдумчиво рассмотреть просьбу. Вы можете вернуться к краткому шаблону и на его основе продублировать запрос.
Ну и будьте готовы, что может понадобиться обсудить просьбу лично, если у начальства так и не найдется времени для вдумчивого чтения. Интровертам — не пасовать!
Бонус-шаблон* Если вы уже пользуетесь сервисом для работы и хотите попросить его оплатить
|
Тема: Оплата подписки на сервис планирования |
|---|
|
Альберт Альбертович, здравствуйте! Знаю, что в нашей компании есть практика оплачивать подписки на платные сервисы, нужные для рабочих задач. Прошу рассмотреть возможность оплаты планировщика Сингулярити для нашего менеджерского отдела из 5 человек. Я уже полгода пользуюсь им для личных и рабочих целей. В работе Сингулярити уже помог мне:
Цена: 2499 рублей в год за пользователя. Если решим купить продукт на всю компанию, то при оплате от 15 годовых лицензий получим скидку 10%. Дополнительные плюсы:
Если у вас остались вопросы — готов ответить лично, а также провести демонстрацию работы в сервисе.
С уважением, |
Приведенные выше шаблоны — не волшебная таблетка, но могут помочь вам грамотно изложить свои мысли в письмах и не забыть про важное. Не советуем использовать их слепо без адаптации под конкретного руководителя: ведь только вам известны все его управленческие черты и взгляды на рабочие процессы.
Что дальше?
Если, несмотря на всю подготовку, работодатель вам отказал — не отчаивайтесь. А главное, не роняйте себя в его глазах: не стоит проводить параллелей с другими коллегами, которым что-то уже оплачивали, манипулировать угрозами уволиться или давить на жалость, что без вот той вот подписки вы не справляетесь со своей работой.
Вместо этого лучше подготовиться и прийти снова чуть позже. А пока — оплатить сервис самостоятельно. Или попросить подписку на Сингулярити (или любой другой продукт) в подарок от близких или коллег на один из праздников — да, так тоже можно было :)
И главное — не стесняйтесь просить руководство о том, что улучшает вашу работу.
Успехов!
