Полезных сервисов и приложений много не бывает. Одни облегчают документооборот, другие дают доступ к классному функционалу, а третьи делают жизнь проще, упорядоченнее и счастливее. И многие из таких сервисов своим сотрудникам оплачивает работодатель — потому что это улучшает качество работы, а также повышает ценность компании в глазах сотрудника.
Но часто бывает, что сотрудники стесняются просить оплатить нужный сервис. Платная нейросеть? Да есть же бесплатные. Платные системы документооборота? Да можно и так обойтись (и по-прежнему тратить кучу времени, нервов и бумаги на отправку документов по почте).
Из-за таких убеждений многие платят за удобные сервисы сами. Но в какой-то момент подписок становится слишком много — расходы растут, и это начинает раздражать. При этом вместо честного разговора с работодателем об оплате подписки на нужные инструменты и сервисы сотрудники часто продолжают молчать в тряпочку и злиться. Не надо так.
В статье разберем алгоритм, как предложить работодателю оплатить нужные вам сервисы, если:
- вы уже оплачиваете софт, которым пользуетесь для себя и для работы;
- вы хотите использовать платный сервис для работы, но не готовы оплачивать подписку сами и не знаете, как поговорить с работодателем.
В конце материала дадим образец письма, с которым можно прийти к работодателю с подобной просьбой.
- Шаг 1. Подготовиться и проверить:
- Шаг 2. Сформулировать запрос
- Шаг 3. Продумать план «Б»
- Шаг 4. Составить письмо
- Что дальше?
Шаг 1. Подготовиться и проверить: #
1. Что уже оплачивается для других сотрудников #
Если работодатель охотно тратит деньги на обучение и внерабочие плюшки вроде компенсации занятий в спортзале или ДМС, то шансов на оплату нужного вам сервиса больше, чем если компания со скрипом оплачивает вам даже канцелярские товары.
Также стоит поспрашивать коллег — возможно, кому-то уже оплатили какой-то сервис для рабочих нужд (скажем, дизайнерам купили доступ к платным фотостокам, а копирайтерам или кодерам — к платному ChatGPT). Если так — шансы удваиваются. Но если ничего подобного у ваших коллег не было, не отчаивайтесь раньше времени — возможно, вы станете первопроходцем, который всё изменит.
2. Что момент подходящий и вы на хорошем счету #
Перед важным разговором с начальством неплохо бы удостовериться, что момент — подходящий. Большинство из нас находит миллион отговорок: например, истории коллег, которым отказали, или приближающиеся выставки, из-за которых начальству будто бы не до подобных просьб. А может, неудачи на последних проектах и задачах, из-за которых теперь кажется, что начальство никогда и ни в чем не пойдет вам навстречу. Попробуйте поискать свои причины — и увидите, что мозг их подкидывает на раз-два.
Действительно, отговорок придумать можно целую пачку, но ни одной из них не стоит слепо доверять. Вот всего два варианта, когда ваша просьба оплатить сервис может быть неуместной:
- у компании сейчас реальные финансовые трудности, что аж чай в пакетиках вы из дома с собой приносите (хотя, если работа в сервисе может улучшить ситуацию — можно и в таком случае получить одобрение руководства на оплату подписки);
- вы откровенно налажали в последние пару месяцев и получили жесткий выговор от руководства (тут точно стоит подождать).
Шаг 2. Сформулировать запрос #
Вы должны четко представлять, что и зачем вам нужно. Будет здорово, если вы и здесь подготовитесь и подробно распишете:
- Зачем вам нужен конкретный сервис: приведите примеры задач, которые он поможет решить (например, он ускорит время вашей работы за счет грамотного планирования, а ещё вы сможете удобнее делегировать задачи другим). Если уже чем-то пользуетесь и до этого оплачивали такой сервис своими деньгами, соберите кейсы и примеры, как софт уже смог помочь вам в работе и в чем ещё может пригодиться дальше при платной подписке.
- Почему вам нужен именно он, а не другой: сравните с аналогами и подсветите преимущества вашего (например, в вашем есть таймер Помодоро и режим совместной работы, а в других — нет, а стоят они примерно одинаково). Если компания уже использует что-то подобное, докажите, что ваш сервис лучше заточен под ваши рабочие задачи (например, он умеет считать точное время, потраченное на конкретное дело из списка).
- Может ли сервис быть полезен ещё кому-то в вашей команде — если подписка сразу для нескольких сотрудников улучшит рабочие процессы (уменьшит время согласований, ускорит планирование или поможет укладываться в сроки), то шансов на оплату сервиса руководством становится больше. Даже если командная подписка стоит чуть дороже.
Шаг 3. Продумать план «Б» #
Ещё на берегу стоит предусмотреть вариант, что работодатель не пойдёт вам навстречу. Лучше сразу предугадать такой сценарий и продумать альтернативы:
- например, предложить оплатить стоимость подписки на сервис частично: скажем 50/50 с вами;
- узнать у руководителя, можно ли вернуться с вопросом позже — бывает, что бюджет на подобные расходы планируется заранее, и вам стоит напомнить о себе накануне определенной даты.
Шаг 4. Составить письмо #
Вряд ли вы сразу отправитесь к руководителю обсуждать такую просьбу лично или будете излагать её, пока едете с ним в лифте. Лучше отправить письмо, в котором вы либо сразу обозначите, зачем нужен конкретный сервис и в чем его плюсы, либо предложите рассмотреть возможность оплаты и личный разговор.
Мы подготовили несколько шаблонов на разные случаи, для примера взяв в качестве платного сервиса планировщик SingularityApp. Вы можете составить подобное письмо, взяв шаблон за основу.
Письмо руководителю, когда нужно прощупать почву #
Если вы никогда не просили руководство об оплате каких-то сервисов и/или в компании нет подобной практики среди коллег, для начала можно отправить письмо-запрос на разрешение обсудить возможность подобных платных подписок.
|
Тема: Возможность оплаты подписки на сервис планирования |
|---|
|
Альберт Альбертович, здравствуйте! Подскажите, есть ли в нашей компании возможность оформления платной подписки на сервисы, которые будут использоваться для рабочих задач и помогут в решении рабочих вопросов? Сейчас сталкиваюсь с несколькими проблемами в планировании и распределении времени — специализированный сервис планирования поможет их решить и повысить производительность нашего отдела. Какие проблемы наблюдаю:
Есть ещё несколько пунктов, которые хотелось бы оптимизировать, чтобы задачи выполнялись качественно и в срок, и чтобы каждый сотрудник отдела понимал, что от него ожидается по каждому из проектов. Я сравнил по нескольким параметрам пять популярных сервисов, которые могут закрыть эти проблемы, и выбрал вариант, который кажется лучшим. Он поможет собрать все задачи, календари и проекты в одном месте, давать объективные оценки для задач в будущем и в целом ускорит и упростит работу: мою и — потенциально — менеджерского отдела из 5 человек. Будет ли у вас 15 минут на этой неделе, чтобы я мог рассказать детали и показать сервис?
С уважением, |
В этом письме вы проявляете себя как активный сотрудник, которому не всё равно на результат работы. Вариантов развития событий здесь два: либо начальник одобрит просьбу и выделит вам нужное время на обсуждения, либо он вежливо откажет (например, сошлется на нехватку времени).
Если вы получили отказ, уточните, как лучше поступить — вернуться с этим вопросом через пару недель или прислать информацию о сервисе текстом. Если последнее — используйте один из шаблонов ниже.
Письмо руководителю, когда вы знаете, что оплата сервисов в компании — возможна #
Если вы знаете, что ваша компания практикует оплату сервисов сотрудникам, можете использовать один из шаблонов ниже:
- первый шаблон — краткий, с запросом на личное обсуждение: подходит, если вы знаете, что ваш руководитель предпочитает решать подобные вопросы лично и на словах, либо если впереди намечается планерка, и вы на ней хотите поднять вопрос об оплате сервиса;
- второй шаблон — подробный, который пригодится, если вы точно знаете, что руководитель предпочитает сначала ознакомиться со всеми деталями в тексте, а уже потом что-либо обсуждать.
Шаблон письма № 1 — краткий #
Задача этого шаблона — обозначить тему письма, дать возможность руководителю быстро понять суть просьбы и требуемый бюджет, а также показать готовность обсудить детали подробнее.
|
Тема: Оплата подписки на сервис планирования |
|---|
|
Альберт Альбертович, здравствуйте! Знаю, что в нашей компании есть практика оплачивать подписки на сервисы, нужные для рабочих задач. Столкнувшись с некоторыми проблемами в рабочих процессах, я сравнил по нескольким параметрам пять популярных сервисов для планирования, которые могли бы их закрыть, и выбрал вариант, который считаю лучшим — это Сингулярити. Сервис поможет:
Цена решения — 2499 рублей за пользователя в год. Если решим купить Сингулярити на всю компанию, то на 15 годовых лицензий получим скидку 10%. Готов обсудить детали с вами лично — подскажите, будет ли у вас 15–20 минут на этой неделе?
С уважением, |
Шаблон письма № 2: подробный #
Задача этого шаблона — выдать руководителю конкретику: плюсы, возможности, цена сервиса, чтобы можно было принять решение без всяких обсуждений. Если можете показать работу в сервисе скриншотами — здесь очень пригодится такая презентация.
|
Тема: Оплата подписки на сервис планирования |
|---|
|
Альберт Альбертович, здравствуйте! Знаю, что в нашей компании есть практика оплачивать подписки на платные сервисы, нужные для рабочих задач. Столкнувшись с некоторыми проблемами в рабочих процессах, я сравнил по нескольким параметрам пять популярных сервисов планирования, которые могли бы их закрыть, и выбрал вариант, который кажется лучшим — это Сингулярити. Сервис поможет:
Цена: 2499 рублей в год за пользователя. Если решим купить продукт на всю компанию, то при оплате от 15 годовых лицензий получим скидку 10%. Дополнительные плюсы:
Если у вас остались вопросы по сервису, готов ответить на них лично.
С уважением, |
Если спустя неделю вы не получили ответ от руководителя, не бойтесь о себе напомнить: вполне может быть, что тот посмотрел письмо бегло, пометив его заново непрочитанным и отложив на момент, когда появится время вдумчиво рассмотреть просьбу. Вы можете вернуться к краткому шаблону и на его основе продублировать запрос.
Ну и будьте готовы, что может понадобиться обсудить просьбу лично, если у начальства так и не найдется времени для вдумчивого чтения. Интровертам — не пасовать!
Бонус-шаблон* Если вы уже пользуетесь сервисом для работы и хотите попросить его оплатить #
|
Тема: Оплата подписки на сервис планирования |
|---|
|
Альберт Альбертович, здравствуйте! Знаю, что в нашей компании есть практика оплачивать подписки на платные сервисы, нужные для рабочих задач. Прошу рассмотреть возможность оплаты планировщика Сингулярити для нашего менеджерского отдела из 5 человек. Я уже полгода пользуюсь им для личных и рабочих целей. В работе Сингулярити уже помог мне:
Цена: 2499 рублей в год за пользователя. Если решим купить продукт на всю компанию, то при оплате от 15 годовых лицензий получим скидку 10%. Дополнительные плюсы:
Если у вас остались вопросы — готов ответить лично, а также провести демонстрацию работы в сервисе.
С уважением, |
Приведенные выше шаблоны — не волшебная таблетка, но могут помочь вам грамотно изложить свои мысли в письмах и не забыть про важное. Не советуем использовать их слепо без адаптации под конкретного руководителя: ведь только вам известны все его управленческие черты и взгляды на рабочие процессы.
Что дальше? #
Если, несмотря на всю подготовку, работодатель вам отказал — не отчаивайтесь. А главное, не роняйте себя в его глазах: не стоит проводить параллелей с другими коллегами, которым что-то уже оплачивали, манипулировать угрозами уволиться или давить на жалость, что без вот той вот подписки вы не справляетесь со своей работой.
Вместо этого лучше подготовиться и прийти снова чуть позже. А пока — оплатить сервис самостоятельно. Или попросить подписку на Сингулярити (или любой другой продукт) в подарок от близких или коллег на один из праздников — да, так тоже можно было :)
И главное — не стесняйтесь просить руководство о том, что улучшает вашу работу.
Успехов!
.jpg.webp)
