Не бояться планировать и решать задачи
Как сделать свой рабочий день менее тревожным
Просыпаясь утром, ты видишь перед собой гору задач, не знаешь, за что хвататься. Внимание рассеивается, ты похож на человека, который пытается удержать в руках сотню маленьких шариков и не уронить их, при этом еще и балансируя на канате. Настоящий праздник для тревожности.
Как привычный взгляд на планирование и решение задач повышает твою тревогу
Причина 1: «Сделать как можно больше»
Нам всегда хочется сделать больше, чем мы можем. Сказывается целая гора факторов: ошибка планирования, повышенные требования к себе, давление общества, нездоровый культ продуктивности, перфекционизм. Кажется, что если ты не расписываешь каждый свой день в сто строк задач, то ты лентяй, теряешь даром ценное время, не пользуешься своим потенциалом на все 100% и проигрываешь в продуктивности.
Такой майндсет повышает тревожность. Она буквально дышит в спину людям с перегруженными to-do листом на день. Само собой, к вечеру со всеми делами разобраться не удается, они переносятся на завтра и перемешиваются с новым бесконечным списком.
Такой майндсет повышает тревожность. Она буквально дышит в спину людям с перегруженными to-do листом на день. Само собой, к вечеру со всеми делами разобраться не удается, они переносятся на завтра и перемешиваются с новым бесконечным списком.
Причина 2: «Планировать и решать здесь и сейчас»
Тревожности добавляет и необходимость постоянно решать, какую задачу сделать дальше, что может подождать, а что требует мгновенного внимания. Если ты вынужден решать «в режиме онлайн», то еще на середине рабочего дня твои когнитивные способности (да и настроение в целом) будут на троечку.
Причина 3: «Делать всё одновременно»
Многозадачность — это одна из самых злых ловушек современного подхода к работе. Тебе кажется, что если делать одновременно несколько дел, то успеешь больше. Но человек просто физически не может совмещать задачи, фокус внимания всегда перескакивает с одного процесса на другой.
Переключение может происходить в доли секунды и поэтому незаметно, но усталость и расход ресурса концентрации от этого меньше не становится. Многозадачность выматывает и понижает продуктивность.
Переключение может происходить в доли секунды и поэтому незаметно, но усталость и расход ресурса концентрации от этого меньше не становится. Многозадачность выматывает и понижает продуктивность.
Как менять подход, чтобы снизить тревогу
1. Не брать больше, чем «вмещает» твой мозг
Для многих это задача из раздела фантастики. Сказывается ошибка планирования — оценивая будущие задачи, мы почти всегда лучшего мнения о своей скорости и продуктивности, чем есть на самом деле. «Будущий я справиться со всем блестяще» — традиционное когнитивное искажение.
Чтобы помочь себе не переоценивать свои способности, посмотри на ситуацию метафорически. Твоя рабочая память имеет ограниченную емкость. Исследователи склоняются к тому, что человек может эффективно обрабатывать в течение дня не больше 3−5 задач. То есть у тебя есть только несколько слотов на день, в которые можно поместить проекты.
Внутри проектов могут быть более мелкие сгруппированные задачи, но не выходящие за его рамки. Например, у автора статьи есть проект «написать материал». В него входят более мелкие задачи — собрать фактуру, подготовить черновик, отредактировать вступление и т. д. Все они подчиняются главной цели проекта — работе над статьей. А значит, лежат в одном «слоте». Ошибкой будет учитывать здесь только рабочие задачи, забывая личные дела и быт, которые тоже расходуют свободное место внутри твоей головы. Сгруппируй все задачи на день по проектам и посмотри, сколько их — если больше 3−5, то явно пора разгрузиться.
Чтобы помочь себе не переоценивать свои способности, посмотри на ситуацию метафорически. Твоя рабочая память имеет ограниченную емкость. Исследователи склоняются к тому, что человек может эффективно обрабатывать в течение дня не больше 3−5 задач. То есть у тебя есть только несколько слотов на день, в которые можно поместить проекты.
Внутри проектов могут быть более мелкие сгруппированные задачи, но не выходящие за его рамки. Например, у автора статьи есть проект «написать материал». В него входят более мелкие задачи — собрать фактуру, подготовить черновик, отредактировать вступление и т. д. Все они подчиняются главной цели проекта — работе над статьей. А значит, лежат в одном «слоте». Ошибкой будет учитывать здесь только рабочие задачи, забывая личные дела и быт, которые тоже расходуют свободное место внутри твоей головы. Сгруппируй все задачи на день по проектам и посмотри, сколько их — если больше 3−5, то явно пора разгрузиться.

2. Не планировать по ходу дела
Ты будешь справляться с ежедневными задачами спокойнее, если выделишь для планирования отдельное время. Откажись от схемы «начну и в процессе решу, что и как делать». Планирование и действие — это два абсолютно разных режима работы твоего мозга, эффективнее разносить их по времени, а не совмещать.
Еще одна простая метафора — если ты хочешь, чтобы программа успешно работала, сначала ее нужно написать, а потом запустить, но никак не писать по ходу дела.
Еще одна простая метафора — если ты хочешь, чтобы программа успешно работала, сначала ее нужно написать, а потом запустить, но никак не писать по ходу дела.

3. Делать в первую очередь самые сложные и значимые задачи
Вместо того чтобы проводить свой день под давлением отложенных задач, начни его с самой сложной. На это есть как минимум три причины:
- В начале дня у тебя больше сил и концентрации, поэтому ты быстрее и эффективнее разделаешься с трудным делом.
- Если начинать с мелких задач, то есть большой риск погрязнуть в них и под конец дня так и не разобраться с приоритетными, которые будут давить и вызывать фоновую тревогу.
- Решив самые важные задачи, ты получишь мощный буст мотивации, на волнах которого будет проще довести день до конца продуктивно. Нет ничего прекраснее ощущения, когда на часах еще только обед, а ты уже закрыл главное и можешь работать дальше без нервов в спокойном ритме.

4. Визуализировать этапы работы и прогресс
Здесь поможет чек-лист с галочками или канбан с поэтапным переносом карточек — что ты уже сделал, что в процессе, что пока на стадии согласования с другими людьми и т. д.
Визуализация отлично спасает от тревожности или ощущения потерянности в куче дел. Они не крутятся у тебя в голове, а аккуратно вынесены наружу и ты можешь следить за их состоянием. К тому же, поставить галочку рядом с задачей — всегда приятно и добавляет игровой момент в твой день.
Визуализация отлично спасает от тревожности или ощущения потерянности в куче дел. Они не крутятся у тебя в голове, а аккуратно вынесены наружу и ты можешь следить за их состоянием. К тому же, поставить галочку рядом с задачей — всегда приятно и добавляет игровой момент в твой день.

5. Делить дела на категории и приоритизировать
Когда на тебя нападает куча маленьких задач, они все кажутся важными и тянут одеяло на себя. Мозг видит твой to-do лист как список одинаково важных дел, охватить которые сразу никак не получается. А это — рецепт для паники. Поэтому выбери для себя подходящий подход к приоритизации и группировке задач. Например, можно разделить входящие на категории:
- Самые «горящие» задачи — то, что важно прямо сейчас и никак нельзя отложить. Этой группой лучше заниматься в первую очередь, выделять на нее основное и самое ресурсное время рабочего дня.
- Ежедневные мелкие задачи — рутина, без которой не обойтись. Например, проверить почту, отправить документы, ответить в рабочих чатах. Занимает не так много времени, если держать под контролем и выделять специальный слот в дне, в который ты будешь концентрированно «щелкать» задачку за задачкой.
- Нерегулярные, но важные задачи. Здесь то, что нужно делать время от времени. Эти задачи не требуют постоянного внимания, но ты все равно можешь переживать и тревожиться, что забудешь о них. Вынеси дела такого плана в отдельный список, на привязанные к датам поставь напоминания, а остальные просто время от времени просматривай, держа руку на пульсе. Это поможет разгрузить голову.

Заключение
Увидеть гору задач, свалившихся на твои плечи, и первым делом запаниковать — нормально. А дальше нужно действовать с умом. Разобраться с делами и снизить тревожность — вполне выполнимая задача. Не пренебрегай планированием: выделив на него полчаса, ты сэкономишь уйму времени в течение рабочего дня и сохранишь свои нервы. Поможет тебе в этом SingularityApp — не просто таск-трекер, а мощный планировщик с множеством функций для укрощения хаоса.
Скачать приложение
Установи SingularityApp на все устройства и список дел будет всегда под рукой
Подарочные карты
SingularityApp
Больше интересных статей