Когда инструменты повышения продуктивности делают только хуже

Мы редко осознаем эту миссию, которую на них подсознательно возлагаем. Поэтому нам вечно кажется, что инструменты — не справляются. Мы часто разочаровываемся, бросаем их и бежим искать новые. Или стыдим себя за то, что недостаточно хорошо ими пользуемся. Или просто ходим по кругу от избегающего пофигизма к мазохизму, мучая себя уведомлениями, счетчиками и напоминалками.

А что, если вместо этой вечной призрачной гонки наладить отношения с самими собой? Тогда есть шанс действительно достигать большего, а не бороться с ветряными мельницами.

Зачем нам инструменты планирования: ожидания и реальность

Списки дел

Мы составляем списки задач, чтобы отслеживать их выполнение. Очевидно, но слишком поверхностно. На деле списки снижают навязчивое чувство страха упустить что-то важное или не выполнить свои обязательства. Если не осознавать такую их функцию и то, что этот страх вообще не зависит от количества выполняемых задач — ты всегда будешь бояться. И постоянно будешь фокусироваться на том, что что-то упустил или не использовал весь свой потенциал.

Увы, списки дел — полезный, но всё-таки недостаточный инструмент для противостояния страху. С ними ты всегда вынужден бежать всё быстрее и быстрее от самого себя, который неосознанно боится накосячить или что-то прошляпить.

Принцип пустого инбокса

Да, внешне пустой инбокс — это своевременная обратная связь людям и порядок в почте, мессенджерах и планировщике. На самом деле это больше про то, чтобы дать себе ощущение контроля над ситуацией и чувствовать себя хладнокровно и собранно, даже когда вокруг всё в огне. Но и здесь есть подвох: пока ты используешь эту технику первые пару недель, кажется, что она действительно работает. Увы, эффект длится недолго. Страх что-то упустить или о чем-то забыть всё равно догонит и покусает.

Такое «двойное дно» есть у любого инструмента продуктивности, пока мы не осознаём, зачем в действительности он нам нужен. А получить от каждого инструмента мы ожидаем, по большому счету, всего две вещи:

1. Уменьшение чувства страха;
   
2. Выброс дофамина и эмоциональное вознаграждение.
   

Инструменты продуктивности как средство борьбы со страхом

Мы все хотим уменьшить чувство страха и снизить тревожность. Люди, одержимые продуктивностью, обкладывают себя пачкой инструментов для её повышения в попытке избавиться от страха насовсем. Превращают себя в трудоголиков-мазохистов с целым арсеналом болезненных методов: от жалящих уведомлений до порицательных счётчиков невыполненных дел.

Или в вечных неудачников, которых постоянно одолевает ноющее чувство, что они — всегда отстают. Их преследует мысль, что они, возможно, пропустили какую-то важную задачу. И даже в те дни, когда они чекают все дела из списка, они всё равно помнят про дни, когда им это не удалось: «Ну конечно, сегодня всё он выполнил! А про аврал неделю назад забыл, ага?! Лошара!». Самое худшее для них — не выполнить какое-то обязательство (стыд и позор!).

Если ты чувствуешь себя как-то так впервые, возможно — это просто какая-то из стадий на пути к просветленному планированию. Но если эти круги адского самобичевания всё время повторяются, дело может быть в другом.

Иногда причина не в тебе, а в твоем глубоком убеждении, что ты какой-то «неправильный» и вообще не соответствуешь требованиям нынешней жизни. Например, недостаточно «просветленный», «осознанный» или ещё какой-то, чтобы быть продуктивным. Причин такой убежденности — много.

Иногда действительно виновата работа мозга: все мы разные, и из-за этих различий кто-то чаще других будет забывать про задачи, неправильно оценивать время, упускать мелкие детали или не выполнять запланированное. Но часто чувство собственной неполноценности и катастрофической несобранности усваивается ещё в раннем возрасте и то и дело подкрепляется родителями, сверстниками и учителями.

При таком раскладе кажется, что для достижения намеченных целей нужна система — именно она позволит взять всё под контроль и поможет с выполнением задач. Да, в чем-то она поможет, но просто взять и вычеркнуть страх из списка твоих дел с ней не получится.

Если внутри ты убежден, что с тобой «что-то не так», списки дел или календари не помогут, а скорее, закопают тебя ещё глубже в проблеме. Ты будешь вечно критиковать себя за саботаж внешней системы и остро реагировать на людей, которые напоминают тебе о твоей необязательности. А может быть, стыд из-за невыполненных задач заставит тебя уйти в себя, ещё больше откладывать дела на потом — и гори оно всё синим пламенем. Заядлые прокрастинаторы и пофигисты, привет!

Что делать

Как говорится, осознание проблемы — первый шаг к её решению. Если поймешь, что на самом деле используешь инструменты продуктивности для борьбы со страхом что-то не успеть, пропустить или выглядеть абсолютным лохом для окружающих, тебе откроется больше возможностей этот страх победить.

Например, ты можешь пойти дальше и попытаться выяснить, откуда вообще берется этот страх и для чего он тебе нужен. Может быть, в тебе говорят когнитивные искажения или тебе мама в детстве говорила, что ты всегда про всё забываешь (если так — велкам в психотерапию).

Другой вариант — ты можешь научиться жить с этим страхом и смотреть ему прямо в глаза, пока он не убежит восвояси, поджав хвост: «Да, боюсь опоздать на встречу и перепутать время созвона с двумя клиентами. Поставлю напоминания в планировщике». Раунд!

Может быть, ты научишься сосредотачиваться на том, чтобы двигаться к важному, а не бежать от пугающего: «Да, я боюсь забыть про какое-то дело. Но у меня всегда под рукой быстрые инструменты постановки задач: если забуду, могу тут же записать, где бы я ни был. А пока можно поработать над важными задачами».

А может быть, ты решишь, что этот страх — лучший мотиватор, и продолжишь его использовать, но уже намеренно: «Да, страшно очкую накосячить во время презентации. Поставлю на завтра задачу на утро проверить всё ещё раз на свежую голову».

Инструменты продуктивности как дофаминовый наркотик

Иногда мы используем инструменты продуктивности не ради того, чтобы повысить свой КПД, а лишь чтобы получить дофаминовый заряд и больше ничего не делать.

Это про тебя, если тебе нравится инструмент первые пару недель, а потом в нем случается «затык», ты разочаровываешься и идешь искать новый, тем самым вечно прыгая от одного инструмента к другому. Или если ты тратишь дни для создания чрезвычайно сложных условий или параметров, чтобы облегчить выполнение задачи, но в итоге ими не пользуешься, а задачу — не выполняешь. Например, ищешь «тот самый» ежедневник в полосочку с желтыми страничками и «достаточно красной» мягкой обложкой, чтобы записывать туда пять своих достижений за день. А потом он лежит и пылится без дела полтора года.

Да, новые инструменты всегда воодушевляют. И какое-то время это действует. Мы полны надежды, решимости и мотивации. Наш список задач чист. Мы энергичнее, чем обычно. В наших глазах горит огонь. Мы легко плывем по волнам наших дел, а не против их течения. Мотивация и когнитивные способности для выполнения задач в разы выше обычного только потому, что мы используем новый инструмент и тем самым стимулируем свою дофаминовую систему. И конечно, кайф от нового инструмента перечеркивает негатив от предыдущего, который уже стал привычным и начал ассоциироваться с промедлением и кучей невыполненной работы.

Но как только ты привыкаешь к новому, мотивации — как ни бывало, а выполненных дел всё меньше. А всё лишь потому, что случилось привыкание, и дофамин больше не вырабатывается.

Что делать

Как только ты поймешь, что постоянно гонишься за дофамином и пытаешься всё новыми инструментами продуктивности простимулировать его высвобождение в своем мозгу, у тебя появится больше возможностей для выбора.

Например, ты можешь использовать этот эффект намеренно, чтобы взбодрить себя в «унылом болотце»: зная, что новый инструмент даст всплеск производительности, с ним ты сможешь переделать всё то, что годами лежало нетронутым. Или попробуешь трансформировать кайф от поиска нового инструмента в кайф от выполнения задач в старом. Когда понимаешь, что на самом деле делаешь и почему, действовать — проще.

Как это использовать

Мы постоянно думаем, что действуем рационально. И постоянно заблуждаемся, потому что подсознание часто сильнее нас :) На деле мы — множество различных подсистем, работающих одновременно в одном теле. И всё, что нужно сделать для большей продуктивности — научиться замечать в себе то скрытое, что обычно не осознаётся, и грамотно это использовать в своём распорядке дня. Кстати, это не только продуктивности касается :)