Но давайте будем честными: когда уборка растягивается на три часа, а ответ на письмо превращается в часовой марафон, никакие списки дел и матрицы Эйзенхауэра тут не помогут. Причина медлительности обычно не в организации задач, а в том, как мы их выполняем.
Сегодня разберем четыре секрета, которые помогают избавиться от медлительности и ускорить выполнение любой работы.
- Секрет № 1. Скорость — это наш выбор
- Секрет № 2. Скорость — это привычка
- Секрет № 3. Скорость — это правильная мотивация
- Секрет № 4. Скорость — это фокусировка на результате
- Заключение. Что еще важно
Секрет № 1. Скорость — это наш выбор #
Проведем мысленный эксперимент. Представьте, что вам нужно вручную перемыть стопку грязной посуды (если у вас посудомоечная машина, представьте, что она в ремонте).
Наверняка у вас есть привычный темп выполнения этой задачи, например, две тарелки в минуту. Это ваша комфортная скорость, своего рода «режим по умолчанию».
Теперь подумайте: способны ли вы мыть посуду медленнее? Конечно! Вы легко можете снизить темп до одной тарелки в минуту или даже одной тарелки за две минуты.
А что насчет увеличения скорости? Тоже не проблема. Вы можете включить режим «я опаздываю» и вымыть за минуту 3, а то и 4 тарелки (главное — ничего не разбить).
Схематически это можно показать так:
Так устроен любой процесс: от написания отчетов до похода по магазинам. Скорость выполнения задачи может варьироваться в определенном диапазоне, а самое главное — мы способны ею управлять.
Наша продуктивность — как беговая дорожка с регулируемой скоростью. При этом мы сами обычно не замечаем, как выбираем тот или иной режим. Медлительные люди подсознательно выставляют минимальные обороты, даже если могут быстрее. Быстрые люди настраивают свой темп чуть выше нормы (но так, чтобы не страдало качество).
Отсюда вывод:
Для этого не нужно суетиться или пытаться установить мировой рекорд: достаточно просто действовать чуть быстрее, чем вы привыкли.
Секрет № 2. Скорость — это привычка #
Когда я собрал и включил свой первый компьютер («Искра»), мне сразу захотелось набрать какой-нибудь текст. Выбор пал на начало «Евгения Онегина». Я печатал впервые в жизни, поэтому очень долго искал на клавиатуре нужные буквы. На то, чтобы «натыкать» одним пальцем первые четыре строчки, ушло около 10 минут.
Сейчас, спустя много лет, я набрал тот же текст за 13 секунд.
Что изменилось за это время? Разумеется, я уже давно освоил слепой метод печати — мои пальцы сами знают, где находятся нужные клавиши.
Но куда важнее другое: все эти годы я сознательно поддерживал высокую скорость набора текста, и она стала привычной. Я больше не могу печатать медленно — для меня это неестественно.
Это относится к любым задачам. Если вы регулярно делаете что-то в быстром темпе, этот темп становится для вас привычным. И наоборот: выполняя задачу медленно, вы закрепляете медлительность на уровне рефлексов.
Это касается не только общего темпа работы, но и отдельных задач. Почти у каждого человека есть свои «дела-криптониты», на которые уходит неоправданно много времени. Такие задачи следует выявлять и прорабатывать по отдельности.
Возникает закономерный вопрос: а откуда у нас берется привычка работать медленно? Давайте разберемся.
Секрет № 3. Скорость — это правильная мотивация #
За каждым нашим действием стоит определенный мотив. Например, мы моем посуду, чтобы на кухне было чисто, и ходим на работу для самореализации (ну, или ради зарплаты).
Скорость выполнения задач тоже зависит от мотивации. Если есть стимул работать быстрее — мы ускоряемся, если нет — замедляемся. Например, в обычных обстоятельствах мы можем очень неторопливо заниматься уборкой, но если с минуты на минуту ожидаем гостей, у нас включается «турборежим».
На первый взгляд кажется, что высокая скорость работы выгодна всегда. Быстрее справился с задачей — быстрее достиг цели, больше заработал, почувствовал себя профессионалом и т. д. Если вы уже мыслите такими категориями — замечательно.
Однако на практике у большинства людей преобладает противоположная мотивация — стремление работать медленнее. И на это есть несколько причин.
Первая причина медлительности — «наказание работой». Представьте: вы за полчаса справились с задачей, на которую обычно тратите два часа. Что вы получите в награду? Чаще всего — новую задачу из списка.
В компаниях за скорость тоже редко платят премии, зато охотно нагружают дополнительными обязанностями. Неудивительно, что мозг непроизвольно следует принципу «солдат спит — служба идет». Так проще и безопаснее.
Вторая причина медлительности — привычка оценивать ценность работы через время. Задача, выполненная за два часа, воспринимается как более серьезная и значимая, чем задача, выполненная за 15 минут. Примеры:
Под влиянием этих факторов у людей формируется устойчивая тенденция тянуть время. Для этого их мозг использует не только снижение скорости, но и другие уловки: отвлечения, имитацию бурной деятельности, необоснованный перфекционизм и т. д. В результате люди привыкают к медленному темпу и воспринимают его как единственно возможный способ работы.
Мы уже знаем, что скорость — это привычка (секрет № 2), которую можно выработать сознательно (секрет № 1). Но чтобы окончательно избавиться от медлительности в работе, нужно создать правильную мотивацию и «перепрограммировать» мозг со стремления тянуть время на стремление к результату. Давайте посмотрим, как это можно сделать.
Секрет № 4. Скорость — это фокусировка на результате #
В свое время я перепробовал множество техник, помогающих справиться с медлительностью. Самой эффективной оказалась техника «мини-планов» (или «мини-результатов»). После ее внедрения моя скорость выполнения задач увеличилась более чем в два раза (!).
Техника выполняется в два этапа:
Этап 1. В начале каждого рабочего часа (или «помидора», если пользуетесь этим методом) сформулируете конкретный результат, которого хотите достичь за это время. В первые месяцы мини-планы лучше записывать — на листок или в планировщик. Примеры записей:
- Отредактировать раздел № 3 — 1 помидор
- Выполнить дела по дому — до 12:00
- Написать отчет — 2 помидора
Этап 2. Оценивайте каждый час («помидор») принципу: достигнут результат или нет. Для отслеживания прогресса можно использовать такую таблицу:
Если вы достигли результата, а времени осталось еще много (больше 5 минут), нужно сделать еще что-нибудь полезное. В противном случае час нельзя считать продуктивным — скорее всего, вы просто занизили планку.
Если до конца часа остается меньше 5 минут, смело берите перерыв — вы его честно заработали. Эти стандарты, естественно, можно подогнать под себя.
Главный плюс техники в том, что она очень быстро «перепрошивает» мозг. Вы перестаете ориентироваться на время («мне нужно просидеть над этим час») и начинаете фокусироваться на достижении результата («мне нужно закончить эту задачу»).
Техника помогает избавиться не только от медлительности. Попутно у вас сами собой исчезают все типичные проблемы самодисциплины: отвлечения, прокрастинация, перфекционизм, имитация работы и т. д. Все это мешает вам достичь цели, а мозг теперь заточен именно на ее достижение.
После нескольких месяцев практики привычка закрепляется настолько, что ничего записывать уже не требуется. Вы просто мысленно намечаете результат в начале часа, а потом стараетесь его получить.
И еще один важный момент: любая работа должна заканчиваться отдыхом (перерывом, вечерним досугом, выходными). Мозгу нужна твердая уверенность, что если он «сделал дело», то может «гулять смело». Без этой уверенности он начинает тянуть время, и никакие техники не помогут.
Заключение. Что еще важно #
То, что мы разобрали в статье — это базовый сценарий избавления от медлительности. Однако существуют и другие важные факторы, которые нельзя игнорировать.
Первый — это здоровье и самочувствие. Иногда причина медлительности кроется в банальном переутомлении или недосыпе. В таких случаях нужно забыть про продуктивность и срочно заняться восстановлением режима сна и отдыха.
Если же скорость работы снизилась резко и без видимых причин — это повод обратиться к врачу. Медлительность может быть симптомом серьезных проблем со здоровьем.
Второй фактор — организация рабочего процесса. Даже самый быстрый человек будет работать медленно, если использует неэффективные алгоритмы. Например, если он вручную нумерует строки в Excel, а не пользуется автозаполнением, то никакое физическое ускорение ему не поможет.
Напоследок я подготовил для вас небольшой чек-лист с основными приемами оптимизации труда. Рекомендую разобрать с его помощью свои регулярные задачи — возможно, вы найдете способы выполнять их быстрее и эффективнее.
