В статье разберем 10 правил, которые помогают сделать задачи более понятными и выполнимыми.
- 1. Формулируйте задачу для будущего себя
- 2. Указывайте конкретные действия
- 3. Начинайте с глагола
- 4. Одна задача — одно действие
- 5. Будьте лаконичны
- 6. Избегайте отрицаний
- 7. Описывайте результат, а не процесс
- 8. Напоминайте себе о важном
- 9. Различайте задачи и проекты
- 10. Придерживайтесь единого стиля
- Несколько советов
1. Формулируйте задачу для будущего себя #
Первое правило: избегайте загадок и ребусов. Заметки-напоминалки вроде «чай НП» и «Саша док» уместны для входящих задач, которые вы собираетесь обработать в ближайшее время. Но когда вы переносите задачу в основной список дел, постарайтесь сделать ее максимально понятной.
Чем понятнее задача, тем меньше ментальных усилий вам требуется для ее восприятия. К тому же с неясной формулировкой всегда есть риск, что вы сами вскоре забудете, что имели в виду. Используйте простой тест: если задачу увидит другой человек, поймет ли он, о чем речь?
У меня в заметочнике есть отдельная страница, куда я перемещаю «потерянные» задачи и заметки. Выглядят они примерно так: «Гарри Поттер и невидимая рука рынка», «эффект грязной тряпки», «мотивация — оживление задач». Я сразу не расшифровал записи и теперь уже не могу вспомнить, что все это значит.
2. Указывайте конкретные действия #
Хорошо сформулированная задача подразумевает конкретное видимое действие. Это значит:
- Задача отвечает на вопрос «что именно нужно сделать?».
- Выполнение задачи можно наблюдать со стороны.
Например, «подумать о книге» — так себе формулировка. Вы можете делать фактически что угодно и сколько угодно, а потом засчитать выполнение задачи. «Записать 5 названий для книги» — гораздо лучше, поскольку выполнение такой задачи можно проверить.
Чтобы правильно сформулировать задачу, избегайте расплывчатых формулировок, абстракций, двусмысленности. Не используйте слова, показывающие неуверенность или необязательность (возможно, попробовать, постараться).
Неконкретные формулировки резко снижают шанс на выполнение задачи. Мозг теряется и не понимает, с чего начать — это вызывает стресс, прокрастинацию и желание «халтурить». Что же касается слов, выражающих неуверенность (постараться, попробовать), то они словно дают нам «индульгенцию» на невыполнение задачи.
3. Начинайте с глагола #
Как мы выяснили, задача должна отражать конкретное действие. Поэтому хорошая формулировка обычно начинается с глагола в неопределенной форме (инфинитива). То есть: купить, скачать, помыть, приготовить, написать, догнать, отобрать, перепрятать и т. д.
Для чего это нужно? Во-первых, глагол в начале повышает вероятность действия: без него задача выглядит скорее как заметка или «узелок на память». Во-вторых, глаголы позволяют привести задачи в единый формат, что значительно облегчает их восприятие.
4. Одна задача — одно действие #
Каждая задача должна подразумевать только одно действие. Если для достижения результата нужно несколько шагов, лучше создать отдельные задачи.
Разбивая комплексные задачи на отдельные действия, мы снижаем когнитивную нагрузку. Нам проще понять задачу, проще к ней приступить и проще контролировать ее выполнение.
5. Будьте лаконичны #
Хорошая формулировка задачи объясняет само действие и не содержит ничего лишнего. Нормальный размер задачи — до 5–6 слов. Если формулировка приближается к 9–10 словам, ее следует сократить.
Мы записываем задачи, чтобы знать, что именно нужно сделать. Если формулировка содержит избыточные детали, нашему мозгу приходится тратить время и силы, чтобы добраться до сути.
Если все-таки хочется указать детали, лучше не перегружать задачу, а воспользоваться возможностями своего планировщика. Во многих современных приложениях (например, в SingularityApp) к задачам можно добавлять заметки.
6. Избегайте отрицаний #
Задачи нужно формулировать в утвердительной форме, избегая частицы «не» и других отрицаний. Лучше сразу указывать то действие, которое нужно совершить.
«Негативные» задачи заставляют мозг совершать двойную работу: сначала он должен представить то, что делать не следует, а затем преобразовать это в нужное действие. Кроме того, «позитивную» задачу гораздо легче встроить в план на день, поскольку для нее можно указать время выполнения.
7. Описывайте результат, а не процесс #
Старайтесь в формулировке задач описывать результат, которого нужно достичь, а не процесс работы. Вместо расплывчатого «заниматься» или «работать» просто укажите то, что хотите получить в итоге.
Правило помогает избежать самообмана. Если формулировать задачи через процесс (как в примере слева), появляется соблазн засчитать их выполнение после любых, даже минимальных усилий. «Позанимался» 5 минут английским — и вроде бы можно ставить галочку. Если же задача сформулирована через результат, у вас появляется четкий критерий продуктивной работы.
8. Напоминайте себе о важном #
Добавляйте в формулировку критически важные детали, без которых задачу нельзя выполнить или нельзя выполнить правильно. Это может быть время, дата, контекст, приоритет, срочность, необходимые ресурсы — все, о чем нельзя забывать.
Особенно это правило важно для бумажных списков, где нет ни тегов, ни автоматических напоминаний. В электронных планировщиках многое можно указать в свойствах задачи или в заметках. Однако и здесь иногда лучше перестраховаться и добавить критически важную информацию прямо в название задачи.
Даже если задача уже находится в списке, важные детали могут вылететь из головы. Названия задач — это то, что мы видим всегда, поэтому напоминания лучше добавлять прямо в формулировку.
9. Различайте задачи и проекты #
Хорошая задача должна выполняться за один подход, без переносов на следующий день и без ущерба для других занятий. Если работа требует много времени или выполняется в несколько этапов — перед вами не задача, а проект.
Проекты в современном тайм-менеджменте планируют отдельно от обычных дел (в программах-планировщиках для этого предусмотрена отдельная панель). В список на день следует добавлять только отдельные задачи из этих проектов.
Разделение задач и проектов выполняет две функции. Во-первых, у нас снижается внутреннее сопротивление: простые задачи, в отличие от проектов, не пугают своей масштабностью. Во-вторых, разделение проектов на отдельные шаги позволяет более эффективно их планировать и встраивать в план на день.
10. Придерживайтесь единого стиля #
Однотипные задачи нужно формулировать по одному шаблону. Найдите свой формат для записи встреч, звонков, покупок и т. д., а потом используйте его последовательно во всех своих списках. Например:
Стандартизация упрощает работу со списками: мозг привыкает к одному формату и быстрее понимает суть задачи. Кроме того, единый стиль помогает быстрее находить задачи как визуально, так и с помощью поиска в планировщике. Например, поиск по слову «созвон» сразу покажет все запланированные разговоры.
Несколько советов #
Итак, мы выяснили, как правильно формулировать задачи. Напоследок еще несколько рекомендаций.
- Сохраняйте шаблоны типовых задач и проектов. Например: отправить КП клиенту, заказать товар у поставщика, сходить на родительское собрание, съездить на дачу и т. д. Это не только сэкономит вам время, но и обеспечит единообразие в описании задач. Для хранения шаблонов создайте в планировщике отдельный проект (например, «Стандартные задачи»). Появилась типовая задача? Копируете ее из списка шаблонов и вставляйте в список на день.
- Если какая-то задача постоянно откладывается, поменяйте формулировку — часто проблема именно в ней. Попробуйте уточнить задачу, упростить или повысить ее приоритет. Например:
- Договоритесь с коллегами о едином формате записи задач. Например: исполнитель + задача + дедлайн. Такие стандарты очень упрощают взаимодействие и взаимопонимание в коллективе.
