Такой принцип однажды сформулировал Вильфредо Парето, а потом на его основе разработали одноименную диаграмму. В статье рассказываем, чем и кому она полезна, какие бывают виды и как построить диаграмму Парето.
Что такое диаграмма Парето
Диаграмма Парето показывает, какие причины или действия сильнее остальных влияют на результат. Она основана на известном принципе (или законе) Парето: 20% усилий дают 80% результата. Причем, и хорошего, и не очень. Например, 20% товаров магазина приносят 80% выручки или работа 20% сотрудников приводит к 80% жалоб клиентов.
Принцип диаграммы Парето помогает в первую очередь направлять силы в области, которые дадут существенную отдачу, и не отвлекаться на малозначительные вещи
Диаграмма Парето имеет вид гистограммы: причины или категории отображают в виде столбцов слева направо по убыванию. Например, если компания анализирует жалобы клиентов, то первым столбцом может быть «долгое ожидание на линии», вторым — «плохая работа операторов», третьим — «проблемы с оплатой» и так далее.
Над столбцами рисуют линию (ее называют «кривая Парето») — она показывает, сколько процентов проблем накапливается после добавления каждой следующей причины. Это визуализирует, какие 2-3 причины приносят 80% проблем и куда стоит направить силы в первую очередь.
Для чего нужна диаграмма Парето и в каких сферах ее применять
Вот несколько полезных задач, которые можно закрыть с помощью диаграммы Парето:
✅ Найти коренные причины проблемы.
✅ Снизить расходы и сократить количество ошибок.
✅ Правильно расставить приоритеты и направить внимание на самые «результативные» направления.
✅ Повысить качество своих услуг и продуктов.
✅ Принимать решения в бизнесе и личных делах с опорой на факты и данные, а не на предположения.
Диаграмма будет полезна, например, в промышленности, производстве, бизнесе, маркетинге, IT-разработке, логистике и везде, где важно повышать качество, снижать брак и налаживать процессы. Кстати, диаграмма Парето — один из инструментов метода управлением качеством 6 sigma.
Виды диаграммы Парето
Можно построить диаграмму Парето двух видов:
- По результатам — про то, что случилось. Здесь все внимание на последствия или «симптомы»: например, дефекты, убытки, жалобы.
- В типографии 75% заказов возвращают из-за смещения цвета и шрифтов.
- В доставке еды 85% причин жалоб на то, что еда остыла или помялась.
- На заводе по производству стиральных машинок 80% брака приходятся на неработающие кнопки и трещины на корпусе.
- По причинам — про то, почему это случилось. Фокус в такой диаграмме на главных факторах, которые приводят к проблемам. Здесь источники результатов:
- На заводе «стиралок» больше всего дефектов из-за перерабатывающих операторов и бракованных деталей от одного из поставщиков.
- В типографии слетают шрифты и цвета, потому что новый дизайнер ошибается с версткой и над ним нет никакого контроля по качеству.
- В доставке еда приезжает холодной и мятой из-за старых термосумок, которые не защищают ее при перемещении ни от деформации, ни от остывания.
Для полного эффекта лучше использовать обе эти диаграммы:
- Начать с результатов — посмотреть на то, что есть, и определить, какие проблемы повторяются чаще всего или приносят больше всего убытков.
- А потом перейти к причинам этих проблем, чтобы понять, как их можно устранить самым эффективным образом.
То есть сначала собрать «симптомы», а потом наметить 2-3 ключевых направления, чтобы их «вылечить».
Как построить диаграмму Парето
Построение диаграммы Парето может показаться слишком сложным процессом, но на деле это как сборка конструктора — главное следовать инструкции. Пройдемся подробно по всем шагам.
Шаг 1: Определитесь с проблемой
Прежде чем что-то анализировать, нужно четко понять, что именно вы хотите улучшить. Этот первый шаг самый важный, потому что он задает направление всей работе.
Что делать: сформулируйте проблему максимально конкретно. Вместо общего «у нас плохой сервис» — «увеличилось количество жалоб на доставку». Вместо «я ничего не успеваю» — «какие задачи съедают больше всего моего рабочего времени?».
Почему это важно: четкая постановка проблемы помогает сосредоточиться и собрать правильные данные. Вы будете искать причины не «всего плохого», а конкретного сбоя.
В бизнесе:
- Какие причины брака на производстве?
- На что чаще всего жалуются клиенты?
- Какие статьи расходов съедают основную долю бюджета?
- Какие у меня пожиратели времени?
- Какие факторы чаще всего отвлекают от важных целей?
- Какие основные причины, почему я не расту в доходе?
Шаг 2: Соберите данные
Теперь, когда у вас есть проблема, нужно собрать факты. Анализ без данных — это просто догадки.
Что делать: составьте полный список всех возможных причин или факторов, связанных с вашей проблемой. Затем соберите по ним статистику за определенный период (например, неделя, месяц, квартал).
Выберите период. Определите промежуток времени, который будет показательным. Для частых событий хватит и недели, для редких лучше взять квартал или год. Главное, чтобы период был для всех причин одинаковым.
Соберите статистику. Посчитайте, сколько раз возникла каждая причина. Информацию можно брать, например, из CRM-системы, отчетов отдела качества, опросов клиентов или даже просто ваших личных наблюдений в блокноте.
Например, производитель футболок хочет составить диаграмму Парето, в качестве проблемы выбирает брак. Период для сбора статистики: один месяц.
Причины, которые удалось определить и их частота за период:
- Не тот цвет: 25
- Дырка на ткани: 10
- Неровный шов: 60
- Неправильный размер: 5
Шаг 3: Ранжируйте данные
Сырые данные — это набор цифр и причин. Чтобы увидеть полную картину, их нужно упорядочить.
Что делать: отсортируйте причины по убыванию — от самой частой причины к самой редкой. Удобнее всего сделать это в виде таблицы.
Этот шаг сразу показывает лидеров нашего антирейтинга. Уже видно, что неровный шов — главная беда.
Шаг 4: Рассчитайте проценты
Чтобы оценить вклад каждой проблемы в общий хаос, нужно перевести абсолютные цифры в относительные — то есть, в проценты.
Что делать: в таблицу нужно добавить ещё два столбца: «Доля в %» и «Накопленный %».
Доля в %: для каждой причины считаем её долю от общего числа. Формула простая:(Количество случаев по причине / Итого) * 100%
Накопленный % (или нарастающий итог): это самый интересный показатель. Для первой строки он равен её доле. Для второй — сумма её доли и доли первой. Для третьей — сумма её доли и двух предыдущих, и так далее. Последняя строка всегда должна равняться 100%.
Шаг 5: Нарисуйте оси диаграммы
Пришло время визуализировать наши расчеты. Для диаграммы Парето нужны три оси.
- Горизонтальная ось (ось X) — здесь будем откладывать причины. Важно расположить их в том же порядке, что и в таблице — от самой значимой к наименее.
- Левая вертикальная ось (ось Y) — показывает количество случаев. Масштаб должен начинаться с 0 и доходить до числа, которое немного больше самой частой проблемы (в нашем примере — чуть больше 60).
- Правая вертикальная ось (тоже ось Y) — всегда одинаковая и показывает накопленный процент. Её масштаб от 0% до 100%.
Шаг 6: Постройте гистограмму и кривую
Финальный штрих построения диаграммы Парето — наносим данные на оси.
Что делать:
- Постройте столбцы (гистограмму). Для каждой причины на горизонтальной оси рисуем столбец. Его высота должна соответствовать количеству случаев по левой вертикальной оси. Самый высокий столбец будет слева, самый низкий — справа.
- Проведите кривую Парето. Теперь работаем с правой осью — над каждым столбцом поставьте точку, которая соответствует значению накопленного процента из таблицы. Для «неровного шва» это 60%, для «не того цвета» — 85% и так далее.
Затем плавно соедините все эти точки линией (ее называют кривой Лоренцо или кривой Парето).
Итак, диаграмма Парето готова. Что делать с ней дальше, как анализировать результат и работать над улучшениями?
Анализ диаграммы Парето
Анализировать готовую диаграмму Парето проще, чем ее строить. Не нужны никакие формулы или специальные знания — вся суть уже перед глазами.
1. Найдите «главных виновников»
Первое, что нужно сделать — найти те самые «жизненно важные немногие» причины, которые создают большинство проблем.
- Посмотрите на левую часть графика. Самые высокие столбцы там — главные болевые точки.
- Теперь проследите за линией накопленных процентов (кривой Парето). Найдите на правой шкале отметку в 80% и мысленно проведите от нее горизонтальную линию до пересечения с вашей кривой. От этой точки опустите взгляд вниз на горизонтальную ось.
Все причины, которые оказались слева от этой точки, и есть те самые 20% усилий, которые принесут 80% результата. В нашем примере с футболками вы увидите, что «неровный шов» и «не тот цвет» вместе дают 85% брака. Именно с ними и нужно работать в первую очередь. Остальные проблемы («дырка на ткани», «не тот размер») сейчас не так важны.
2. Оцените «крутизну» кривой
Форма самой кривой тоже может многое рассказать.
Если кривая очень круто взмывает вверх, а потом становится почти плоской (как в нашем примере) — это классический случай проявления закона Парето. Значит, в причинах есть явные «лидеры». Устраните всего 1-2 причины — и ситуация кардинально улучшится.
Если кривая более плавная и пологая, без резкого изгиба. У вас нет одной-двух доминирующих проблем, а есть множество мелких, которые вносят примерно одинаковый вклад. Это не значит, что диаграмма Парето бесполезна. Она всё равно покажет, какие проблемы чуть более значимы. Но придётся поработать с большим количеством причин, чтобы добиться заметных улучшений.
3. Переходите от анализа к действиям
Можно сколько угодно строить красивые диаграммы и рисовать кривые. Без действий никакой магии не будет. Поэтому как только вы определили ключевые направления и трудности, начинайте работать над планом их решения.
Необязательно сразу же переходить к масштабным проектам, сначала подумайте: как я могу повлиять на одно направление прямо сейчас и с наименьшими вложениями? Здесь тоже можно применять принцип Парето: какие 20% действий дадут мне 80% результата в решении этой одной трудности?
Удобно сразу набросать себе список задач в планировщике по конкретной сфере в рамках диаграммы Парето. А потом дробить их на подзадачи, создавать чек-листы, ставить контрольные точки с дедлайнами и двигаться четко по плану. Иначе есть риск потратить совсем не 20% усилий, а просто потеряться в куче факторов и усложнить себе жизнь.
Покажем на примере, как можно пустить в дело результаты анализа Парето по личным пожирателям времени.
Маша честно отслеживала, куда сливается её время кроме работы, сна и обязательных дел (вроде готовки и уборки) в течение недели. Результат получился такой:
Вывод анализа — почти 21 час в неделю (это почти целые сутки!) уходит на три вида активности: короткие видео, длинные видео на YouTube и соцсети. Вместе они составили 84% всех пожирателей времени. Именно здесь «зарыт» ресурс времени на хобби, спорт, обучение или общение с близкими.
Теперь Маше нужно перевести этот вывод в конкретный план. Цель — не запретить себе всё, а вернуть контроль над своим временем и прийти к более качественному отдыху.
Вот как может выглядеть часть плана её действий:
Вместо заключения
Диаграмма Парето поможет перестать тушить мелкие пожары и сосредоточиться на том, что принесет максимальную отдачу. Главное — не распыляться, держать фокус и последовательно разбираться с проблемами. Тогда эффект закона Парето начнет проявляться в вашей жизни. :)
