В статье разберемся, что такое проект, какие они бывают, и как умение выделять проекты из кучи дел поможет лучше управлять своей жизнью.
- Что такое проект: определение и признаки
- Виды проектов: какие они бывают
- Проекты вокруг нас: почему важно их видеть
- Шпаргалка: как использовать проектный подход в обычной жизни
- Итоги
Что такое проект: определение и признаки #
Есть классическое определение проекта из менеджмента: проект — это временная деятельность, направленная на достижение конкретного результата. Звучит расплывчато, поэтому перейдем от понятий из учебника к более простым формулировкам и примерам.
Какие есть основные признаки проекта:
- Цель — что хотим получить в итоге? У каждого проекта своя цель, после достижения которой он заканчивается.
- Сроки — когда должно быть готово? Проект всегда ограничен по времени.
- Ресурсы — что нужно для выполнения? Например, деньги, люди, оборудование.
Чем проект отличается от задачи #
Проекты часто путают с задачами и процессами. В чем разница?
Задача — это короткий этап, один шаг внутри проекта, который можно закрыть за один присест. Процесс — то, что мы делаем регулярно и получаем повторяющийся результат.
Например:
- 💡 Поменять лампочку на кухне — это задача. Чтобы ее выполнить, достаточно встать на табуретку, выкрутить старую лампочку, вкрутить новую — на всё про всё минут 5-10.
- 🍳 Регулярно готовить завтрак — это процесс. Вы встаете по утрам, делаете овсянку с омлетом, завариваете кофе. Результат в виде вкусного завтрака есть каждый день, но процесс продолжается.
- 🛠 Сделать на кухне ремонт — это проект. У него есть сроки, цели, этапы выполнения, а для результата нужны ресурсы — материалы, рабочие руки, деньги и так далее.
То что является процессом для одних, может быть проектом или задачей для других. Например, для кондитера выпечка тортов будет процессом, а для человека, который никогда раньше не включал духовку, но вдруг захотел порадовать друзей чизкейком, — это настоящий проект.
В чем отличие проекта от цели #
Цель — это конечный результат, которого вы хотите. Цель формулирует, что должно быть сделано, но не описывает, как именно.
Проект — это набор конкретных шагов, задач и ресурсов, которые нужны для достижения цели. Он отвечает на вопрос как достичь цели.
Вот несколько примеров:
По сути, проекты — это инструменты для достижения целей.
Виды проектов: какие они бывают #
Проекты можно поделить на разные категории:
- Личные — сделать ремонт, сыграть свадьбу, переехать в новый город, поступить в университет.
- Рабочие — разработать новый продукт, запустить рекламную кампанию.
- Групповые — организовать мероприятие, подготовиться к общему празднику.
- Долгосрочные и краткосрочные — переезд можно организовать за месяц, а получить новую профессию — за несколько лет.
- С высокой и низкой степенью неопределенности и рисков — плановый ремонт vs стартап с непредсказуемым исходом.
Проекты вокруг нас: почему важно их видеть #
Мы не всегда осознаем, что нас окружают проекты (большие и маленькие, важные и не очень) и мы ведем их почти каждый день.
- Поездка в отпуск — нужно спланировать маршрут, купить билеты, забронировать жилье.
- Подготовка к важному экзамену — разбить материал на части, составить расписание, сделать конспекты.
- Поиск новой работы — написать резюме, отправить заявки, пройти собеседования.
Все вышеперечисленное — это проекты, у которых есть конкретные цели, временные рамки и этапы.
Если относиться к важным делам, как к проектам, будет проще:
- Оценивать сроки реалистично — не загонять себя в стресс, пытаясь сделать все слишком быстро или, наоборот, не откладывать реализацию надолго.
- Видеть этапы, последовательность задач, необходимые ресурсы — можно составить себе поэтапный план действий и не топтаться на месте.
- Избегать хаоса, например, когда начинаешь делать одно, бросаешь, хватаешься за другое и так далее.
Вот как это выглядит на примере Миши и Пети — двух друзей, которые по-разному подходят к делам.
Петя затеял ремонт спальни без плана. Купил краску для стен, дома осознал, что сначала нужно избавиться от старых обоев. Начал их снимать, устал, остановился на середине и решил отложить на потом, а пока заняться полом. Заказал ламинат, но стелить его пока нельзя — надо разобрать и вынести мебель, а инструментов нет.
Через неделю Петя купил красивую люстру, но вспомнил, что сначала надо покрасить потолок. Пошел за кисточкой в магазин, отвлекся на распродажу и купил новые обои, забыв про потолок и кисточку. Так прошел месяц. В комнате куча стройматериалов и хаос, в котором сложно жить. Результата пока не видно, а денег Петя уже потратил прилично.
Миша подошел к ремонту как к проекту: составил подробный план, определил бюджет, установил сроки и разбил работу на этапы. Он на старте определил, что сделает сам, а что проще будет поручить специалистам.
Миша выполнял проект поэтапно: закупился в гипермаркете по списку, выделил целый день на то, чтобы освободить комнату и вынести мебель, сам снял старые обои, а покраску стен и потолка доверил рабочим, которых заранее нашел через знакомых. В итоге за три недели неспешной работы Миша без лишней нервотрепки получил результат, на который рассчитывал.
Шпаргалка: как использовать проектный подход в обычной жизни #
Вы тоже можете пользоваться преимуществами проектного подхода и минимизировать хаос в своей жизни. Для этого следуйте простой поэтапной шпаргалке:
- Выделите проект среди рутинных дел. Задайте вопрос: «Это разовая задача, постоянный процесс или есть признаки проекта?»
Для примера представьте, что вам нужно организовать свой день рождения в домашней обстановке с друзьями, без спешки и чтобы все остались довольны. Это вполне себе проект — создаем его в планировщике или выписываем на лист бумаги.
-
Сформулируйте цель (можно воспользоваться техникой SMART). Выделите сроки, обозначьте условия и необходимые ресурсы.
Например, вместо «отметить день рождения» пишем «организовать домашний праздник 15 марта на 10 человек в бюджете 30 тыс. рублей».
-
Разбейте проект на этапы. Чтобы не запутаться или не начать отчаянно прокрастинировать, разделите проект на небольшие последовательные части.
Например, «пригласить гостей», «составить меню», «купить продукты, напитки и украшения».
Такими могут быть этапы подготовки ко дню рождения — в Сингулярити проект можно делить на секции -
Составьте список задач для каждого этапа. Установите дедлайны для задач, поставьте напоминания в планировщике, чтобы ничего не пропустить.
Внутри секций-этапов в планировщике — список задач с дедлайнами и приоритетами
- Контролируйте процесс (но в меру). Следить за ходом выполнения проекта, ставьте галочки, актуализируйте списки. Но не зацикливайтесь слишком на мелочах и не тратьте много времени на сам процесс отслеживания. Помните, что это все-таки ваш инструмент, а не самоцель.
Итоги #
Проекты есть у всех нас. Полезно выделять их среди задач и процессов, чтобы планировать все более эффективно.
Если научиться видеть проекты в обычной жизни и правильно их организовывать, можно успевать делать важные вещи вовремя, чувствовать больше контроля над жизнью, снижать стресс и избегать хаоса.
