Все помнят мем «ожидание vs реальность», но не все знают, как преодолевать разницу между тем, что у вас есть сейчас и тем, куда вы хотите прийти. Сделать это можно с помощью гап-анализа — несложной методики из стратегического планирования, которая подойдет как для профессиональных, так и для личных целей.
- Что такое gap-анализ
- Зачем нужен gap-анализ
- Типы gap-анализа
- Этапы проведения gap-анализа
- Плюсы и минусы gap-анализа
- Техники выполнения гэп-анализа
- Что такое матрица gap-анализа и где ее создать
- Подведем итоги
Что такое gap-анализ #
Gap-анализ — это метод, который помогает определить разницу между текущим состоянием и желаемым результатом. Он позволяет увидеть, чего не хватает, чтобы добиться поставленных целей, какие есть слабые зоны, что нужно улучшить.
Как расшифровывается gap-анализ: иногда название принимают за аббревиатуру, но оно произошло от английского «gap» — разрыв. Неизвестно, кто разработал метод gap анализа впервые, но его концепция зародилась в стратегическом менеджменте и бизнес-аналитике в середине двадцатого века и применяется до сих пор.
Зачем нужен gap-анализ #
Гэп-анализ подсвечивает проблемы и препятствия, которые мешают вам прийти в нужную точку. Метод применяют для стратегического планирования в бизнесе, маркетинге, продажах, разработке IT-продуктов и во множестве других сфер.
Пример: gap-анализ компании, которая хочет повысить конверсию на сайте.
IT-компания запустила новый сервис и заметила, что из 10 000 посетителей сайта только 50 человек оформили подписку (конверсия 0,5%). Желаемая конверсия — не менее 5%. Есть разрыв в 4,5%, потому что форма с подпиской сложная и предложение недостаточно убедительное для пользователей. Они пока не особо доверяют новому продукту, чтобы отдавать за него деньги.
Еще гап-анализ полезен для личного планирования и развития. Например, чтобы достичь финансовых целей, улучшить физическую форму, развить новые навыки или даже полностью изменить свою жизнь.
Типы gap-анализа #
🏙️ Стратегический — определяет разрыв между текущей стратегией компании и желаемыми бизнес-целями.
Когда применяют: gap-анализ предприятия проводят, например, при выходе на новый рынок или изменении бизнес-модели.
💰 Финансовый — анализирует разницу между целевыми и текущими финансовыми показателями (доход, прибыль, рентабельность).
Когда применяют: финансовый gap-анализ организации помогает, например, когда планируемый доход не совпадает с реальным, есть потребность оптимизировать расходы или проанализировать маржинальность отдельных продуктов.
🛠️ Анализ продукта — помогает найти разницу между теми характеристиками продукта, которые есть сейчас и ожиданиями пользователей или целями компании.
Когда применяют: например, при падении продаж, для повышения конкурентоспособности, при частых жалобах от клиентов и так далее.
📈 Маркетинговый — показывает разрыв между реальным положением бренда на рынке (например, какой процент узнаваемости, какую долю рынка занимает, насколько высокая лояльность клиентов) и целевыми результатами. Помогает найти слабые стороны в позиционировании и продвижении.
⚙️ Операционный — определяет, в чем несоответствие между текущими бизнес-процессами и показателями эффективности «в идеале» (это могут быть сроки производства, уровень качества, скорость доставки и так далее).
Когда применяют: если компания хочет сократить издержки, повысить операционную эффективность и найти слабые места в процессах.
💡 Персональный — показывает разрывы между навыками, которые есть сейчас и теми, которые нужны для достижения личных целей.
Когда применяют: чтобы перейти в новую профессию или прокачаться в текущей сфере, повысить доход, оптимизировать разные личные процессы.
Этапы проведения gap-анализа #
Процесс gap-анализа состоит из пяти последовательных этапов.
-
Определить желаемый результат. Гап-анализ начинается с понимания цели. Например, занять 15% рынка, получить конверсию в заявку 7%, повысить прибыль, разработать приложение, которое все будут скачивать и ставить «пять звезд».
-
Оценить, что есть сейчас. Дальше нужно посмотреть, как идут дела в реальности — например, сколько пользователей сейчас зарегистрировались в сервисе, сколько продаж сделали за месяц, какой доход получили. На этом этапе нужны конкретные данные, а не ощущения или предположения.
-
Найти разрыв. Сравните свои цели и реальную картину и определите, чего не хватает, чтобы все было как в планах. Например, продажи низкие, потому что ваш продукт не знаком пользователям — экономили бюджет на маркетинге и рекламе, поэтому узнаваемость пока очень слабая. Или: клиенты жалуются на медленную доставку, потому что не хватает сотрудников для быстрой обработки заказов.
-
Составить план, как убрать разрывы. Нужен пошаговый план — что делать, чтобы преодолеть разницу между текущим и желаемым положением дел. Например, увеличить бюджет на маркетинг, расширить штат, оптимизировать расходы, изменить стандарты качества сервиса и донести их до сотрудников.
-
Выполнить план. На последнем этапе дело «за малым» — начать действовать и закрывать разрыв между ожиданием и реальностью. За выполнением плана обязательно нужно следить и измерять результаты на контрольных точках: например, как показатели изменились через два месяц внедренных изменений, есть ли положительная динамика? План можно корректировать в процессе выполнения, сверяясь с практическими результатами.
Плюсы и минусы gap-анализа #
Как и любая методика, гап-анализ имеет свои сильные стороны и слабые места (как их компенсировать — расскажем дальше).
| 👍 Плюсы | 👎 Минусы |
|---|---|
|
|
Техники выполнения гэп-анализа #
Чтобы свести на нет минусы на разных этапах проведения гап-анализа, а также учесть все факторы, можно использовать несколько полезных техник.
-
Метод «5 почему» — помогает добраться до сути и понять, в чем настоящая причина проблемы. Для этого нужно пять раз подряд последовательно задавать вопрос «почему». В гэп-анализе этот метод будет полезен, чтобы разобраться в причинах разрывов, не останавливаясь на самом поверхностном ответе.
Подробнее: Метод «5 почему»: как найти настоящую причину проблемы
-
Цикл Деминга (PDCA) — методика постепенного улучшения процессов. В нем четыре этапа: «Plan (Планируй) — Do (Делай) — Check (Проверяй) — Act (Действуй)». Сначала планируем, что менять, потом пробуем, проверяем результат и исправляем ошибки. В gap-анализе это помогает не просто увидеть разрыв, а шаг за шагом его устранить.
Подробнее: Цикл Деминга (PDCA) — что это такое и как применять в жизни?
-
SWOT-анализ — помогает посмотреть на ситуацию с разных сторон. Он показывает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. В gap-анализе полезен, чтобы понять, какие ресурсы есть для устранения разрыва и какие внешние факторы могут помешать.
Подробнее: Что такое SWOT-анализ и как он помогает достигать целей
-
Метод SMART — нужен, чтобы ставить понятные и достижимые цели, без которых gap-анализ не провести. С помощью SMART можно точно определить и сформулировать, каким должен быть результат.
Подробнее: Методика постановки целей по SMART. Как превратить мечты в понятный план действий
Что такое матрица gap-анализа и где ее создать #
Гап-анализ удобно проводить с помощью специальной матрицы. Она состоит из трех колонок:
- Текущее состояние: показатели, которые отражают, как у вас сейчас идут дела.
- Желаемый результат: к чему вы хотите прийти в итоге, ваши цели.
- Разрыв: чего для этого не хватает, какие сейчас есть проблемы и препятствия.
Есть несколько способов создания таблицы gap-анализа:
- Бумага — набросать от руки на листочке таблицу с тремя колонками и вписать все показатели, которые станут известны в процессе анализа.
- Специальный бланк — использовать уже готовый шаблон со всеми колонками. Получится аккуратнее, чем рисовать всё самостоятельно, а ещё — его проще и приятнее заполнять.
- Шаблон в табличках Excel или Гугл — занести данные в электронную таблицу. Удобнее обмениваться файлом или редактировать в команде.
- Планировщик задач — полезнее других вариантов тем, что сюда можно сразу выгрузить задачи, которые появятся в процессе анализа.
%201.jpg.webp)
Конкретный способ реализации будет зависеть от функций приложения. Например, в Сингулярити можно создать проект и поделить его на три раздела.
В разделе с разрывом перечислить все проблемы, добавить к ним подзадачи с решениями, поставить сроки.
В SingularityApp есть бесконечная вложенность задач и подзадач, поэтому можете дробить каждый шаг сколько угодно. А потом отмечать прогресс, наблюдать за результатами, при необходимости — корректировать задачи.
Также в Сингулярити для гап-анализа можно использовать режим канбана. Для этого создайте три колонки:
- «Текущее состояние» — сюда добавляем карточки с текущими процессами.
- «Желаемый результат» — здесь будут карточки с целями.
- «Разрыв» — а тут карточки с проблемами и план решений.
Можно также создать отдельную колонку «Решение» и переносить туда постепенно задачи, над которыми работаете сейчас для преодоления разрыва.
Подведем итоги #
Gap-анализ — это полезная и несложная в реализации методика, с помощью которой можно увидеть, что отделяет вас от того самого идеального результата (в бизнесе, профессиональном развитии или в личной жизни). А потом построить пошаговый план, который поможет убрать разницу между ожиданием и реальностью.
Чтобы минимизировать слабые стороны методики, заручитесь помощью еще парочки полезных подходов — например, ставьте цель по SMART или копайте вглубь проблемы с методом пяти «почему». И, конечно же, используйте по-максимум всю пользу планировщика Сингулярити: в него можно выгрузить все задачи для преодоления разрыва, «щелкать» их поэтапно и наблюдать за прогрессом.
