Материал подготовлен совместно с Sign.Me — IT-компанией, которая с 2011 года разрабатывает сервисы для электронного подписания документов. Нам с ребятами по пути: мы за то, чтобы время тратилось на действительно важные вещи (а не на бесконечные правки, распечатки и пересылку документов). В Sign.Me придерживаются того же принципа и делают все, чтобы упростить подписание документов между компаниями и их клиентами, сотрудниками или контрагентами.
Работа с документами отнимает много времени и сил. Но если знать, где обычно что-то идет не так, можно значительно упростить себе жизнь. Вместе с командой Sign.Me мы собрали типичные ошибки, которые замедляют работу. В статье разберемся, как их избежать, навести порядок в документообороте и сэкономить время на рутинных задачах.
- Кейсы: как электронная подпись влияет на эффективность компаний
- Типичные ошибки при работе с документами и как их избежать
- Итоги
Кейсы: как электронная подпись влияет на эффективность компаний
Расскажем про реальные кейсы. Мы попросили ребят из Sign.Me поделиться яркими примерами, чтобы лучше понять, какой профит дает электронная подпись. Примеры нам понравились — делимся с вами.
1. Банк
Проблема:
В банке сотрудники тратили большую часть своего времени не на работу с клиентами, а на бесконечную подготовку и печать документов, оформление бумаг и проверку рукописных подписей, а также организацию и хранение документации в архивах. В итоге клиенты нервничали, а сотрудники «в мыле» занимались бюрократией.
Решение: внедрили УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись).
Эффект:
- Сократилось время обслуживания клиентов с 12 до 2 минут.
- Увеличили «средний чек» и повысили лояльность клиентов (избавились от возни с документами → появилось время на общение с клиентом).
- 80% документов теперь подписываются и хранятся в электронном виде.
2. Агентство недвижимости
Проблема:
В агентстве недвижимости сделки занимали в среднем 1,5 часа. Бумажный документооборот замедлял процессы. Задержки в оформлении документов не только снижали скорость работы, но и уменьшали лояльность клиентов.
Решение: внедрили УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись).
Эффект:
- Электронная регистрация сделки теперь занимает 15 минут, а рекордные сделки проводятся за 5–7 минут.
- Число сделок увеличилось с 50 до 2 500 в месяц.
- Клиенты получили возможность подписывать документы в любое удобное время.
Впечатляет? Нас — да. Но, как показала практика, одних только электронных подписей недостаточно, чтобы решить все проблемы с документооборотом. Вместе с Sign.Me мы выделили 3 самые частые ошибки, которые мешают компаниям наладить работу с документами. И вместе нашли решение, как избежать этих проблем. Давайте разбираться.
Типичные ошибки при работе с документами и как их избежать
Ошибка № 1. Откладывание на потом
Бывает, документ уже согласован, лежит перед глазами — осталось только подписать. Но вы заняты, руки не доходят, да и вроде бы не горит. «Займусь позже», — говорите себе. А потом — забыли. Или документ потерял актуальность. Или срочно понадобился, а его нет.
📌 Пример: в логистической компании сотрудники постоянно откладывали подписание документов «на потом». Бумаги неделями лежали на столах, не передавались контрагентам вовремя. Итог — задержки оплат, срывы сроков, испорченные отношения с партнерами. Репутация пошла вниз, клиенты начали уходить. Все из-за того, что кто-то «просто не успел подписать».
✅ Решение:
- Поставьте напоминания и назначьте время для подписания документов. Это такая же задача, как и все остальные, и она заслуживает вашего внимания. Внесите ее в расписание, укажите конкретное время, когда нужно выполнить задачу, и настройте напоминания. Электронные календари, трекеры задач — используйте то, что вам привычно. Главное — не держать задачу в голове, а зафиксировать, чтобы не забыть.
- Используйте электронную подпись. Это значительно упрощает процесс: вам не нужно искать ручку, распечатывать или сканировать документы, а тем более отправлять их курьером и ждать доставку. Подписать можно прямо с телефона в один клик. Когда все так просто, откладывать подписание становится сложнее, а вы не тратите лишнее время. Это ускоряет работу и помогает быстрее завершать важные задачи.
«Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог рукописной подписи. В российском законодательстве выделяют 3 вида ЭП:
- Простая (ПЭП) — подходит для базовых подтверждений действий, например, при подписке на email-рассылку или входе в учетную запись с помощью логина и пароля.
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП) — ее можно выпустить онлайн, и она применяется для подписания большинства повседневных документов бизнеса.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП) — наиболее строго регламентированный вид ЭП, который необходим для передачи информации в госорганы».
Ошибка № 2. Игнорирование важности структуры и порядка
Вы хоть раз теряли важный документ? И искали его потом по всем папкам, чатам и рабочим столам? Это происходит не потому, что вы невнимательны, а потому что документы без системы — как вещи без шкафа. Кажется, что помните, где что лежит, но в нужный момент найти невозможно.
📌 Пример: в мебельной мастерской, где делают изделия на заказ, с документами был полный хаос. Что-то на бумаге, что-то в почте, что-то на флешке, часть в мессенджерах, часть в «папке на рабочем столе». В результате терялись заказы, срывались сроки, клиенты нервничали, а сотрудники тратили кучу времени, чтобы просто понять, что уже сделано, а что — нет.
✅ Решение:
- Выстроите систему хранения. Определите, где будут храниться все документы. Это может быть облачное хранилище, корпоративная система или специализированный архив. Главное — чтобы документы хранились централизованно и были доступны сотрудникам, которые несут за них ответственность.
- Создайте четкую классификацию. Систематизировать документы можно по их типам (например, договоры, счета, акты), по клиентам или по датам. Чем проще и логичнее будет структура, тем быстрее можно будет найти нужный файл. Используйте ту же структуру и в планировании работы с документами. Например, добавляйте теги в планировщике.
- Используйте электронный архив. После подписания документа ЭП он направляется в электронный архив. Такой архив позволяет не только хранить документы, но и фиксировать всю основную информацию об участниках сделки, дате и времени ее заключения. Электронный архив с возможностью поиска документов по ключевым словам или тегам — это намного быстрее и проще, чем куча папок на компьютере.
- Регулярно наводите порядок. В электронном архиве все автоматически упорядоченно. А если вы все еще ведете бумажный архив, то не ждите, пока он станет похож на свалку. Регулярно избавляйтесь от старых и ненужных файлов, обновляйте классификацию, делайте проверку, что все на месте. Лучше потратить полчаса на порядок раз в месяц, чем ждать, пока у вас не уйдет полдня на поиски нужного документа.
Ошибка № 3. Отсутствие правил работы с документами
Когда в компании нет понятных правил, кто и как работает с документами, начинается импровизация. Один подписывает все сам, не имея на то прав, другой — пересылает договоры туда-сюда между отделами, третий — вообще забыл о необходимости подписания закрывающих документов.
📌 Пример: в медицинской организации регламентов по работе с документами просто не было. Сотрудники путались: кто что должен подписывать, куда отправлять, какую подпись использовать? Ошибки случались постоянно, документы приходилось переделывать, сроки сдвигались, а риски и материальная ответственность компании росли.
✅ Решение:
- Настройте единый рабочий процесс. Важно, чтобы все сотрудники знали, через какие этапы проходит документ: кто его готовит, кто согласовывает, кто подписывает и куда отправляется финальная версия. Чтобы упростить этот процесс и повысить прозрачность, заведите отдельную Канбан-доску в вашей CRM-системе или планировщике. Так для каждой задачи будет наглядно виден текущий этап документа: «Подготовка», «Согласование», «Подписание» и так далее. Если процесс будет одинаков для всех и понятен каждому, это значительно сократит количество ошибок и ускорит работу.
- Добавьте прозрачность. В электронных системах легко отслеживать статусы подписания: кто и когда отправил документ, прокомментировал или поставил подпись. Это исключает спорные ситуации вроде «я не видел» или «не знал, что нужно подписать». Все будет зафиксировано в электронном виде, и вы всегда сможете проверить, на каком этапе находится документ.
Итоги
Пока вы бегаете за подписями и правками, время уходит не на работу, а на бюрократические проволочки. Когда годами работа с документами крутится по одной и той же схеме, сложно остановиться и сказать: «А может, есть способ получше?» Принцип «если работает — не трогай» мешает увидеть, что часть нагрузки давно можно было снять с себя. Мы продолжаем работать «по накатанной» — даже если это неудобно, долго и выматывающе.
Не бойтесь взглянуть на рутину под другим углом. Пробуйте инструменты, которые могут упростить жизнь. Заведите привычку выгружать в планировщик все регулярные задачи — не просто записывать, а ставить напоминания, приоритеты, теги. Найдите удобный сервис электронной подписи — чтобы не тратить время на работу с бумагами и не терять важные документы.
Пробуйте и ищите то, что подойдет именно вам. Чтобы освободить время для действительно важного.
Сингулярность ближе, чем вы думаете. И это хорошо :)
