440
27 июня 2022

Профессия: организатор свадеб

Без четких таймингов хорошую свадьбу не организуешь — наша героиня знает об этом не понаслышке. В ее портфолио — сотни отзывов счастливых молодоженов и их довольных гостей.

Мы вручили Маше онлайн-планировщик SingularityApp, чтобы она могла фиксировать все свои задачи: от выбора площадки и ведущего до координации самого торжества. О том, как устроена профессия организатора свадеб — читайте в статье.

Имя: Мария Сидорова
Возраст: 23 года
Профессия: организатор мероприятий, специализация — свадьбы
Задачи и условия планирования: много долгосрочных проектов, отсутствие четкого графика и высокая мобильность
Особенность: организовала свадьбы более чем 100 парам

Я безумно люблю планировать. Если задачу можно поставить в календарь / добавить напоминание в телефон / вписать в заметки, — обязательно это сделаю. В SingularityApp собраны функции всего множества приложений, которыми я пользовалась. Да, подписка платная, но если вы цените свое время и фанатеете от планирования, как и я, то оно того стоит.

Планы на год вперед#

Уровень моей занятости зависит от времени года и от масштабности проекта. Если проект небольшой, работаю в одиночку. Если задач много и их нужно реализовать за короткий промежуток — делю проект с другим организатором. Тогда мы ведем дела параллельно, а в день мероприятия находимся на разных локациях с разными парами.

Стабильного графика у меня нет, и из-за работы я постоянно все переношу: занятия с тренером, уроки английского. Если ты организатор и хочешь все успевать, придется быть мобильным. Единственное, что стабильно в моем графике, — даты свадеб, их я всегда знаю за год вперед.

Недавно был случай: у друга день рождения, а я не могу приехать — свадьба. Пишу ему, извиняюсь, на что он мне: «Маш, вечно ты не можешь. Посмотри в календаре, в следующем году у тебя в этот день еще не занято?»

С чего начинается подготовка#

Со стороны клиента чаще всего организацией свадьбы занимается невеста или пара вместе. И очень редко — жених. Но кстати, сейчас у меня есть такой клиент.

Сначала мы с молодоженами проводим встречу и обозначаем базовые шаги, которые можно прописать на этом этапе: в течение месяца мы определимся с площадкой, еще неделя уйдет на выбор ведущего и т. д. Сразу фиксирую все задачи в Сингулярити и составляю план. Чтобы не запутаться, для каждой свадьбы создаю свой проект и присваиваю ему название: дата, имена молодоженов + название площадки. К каждой задаче ставлю дедлайн и настраиваю напоминания. Меня это не раз спасало.

Организационные моменты#

Площадка и ведущий — это 70% успеха свадьбы. Каким бы красивым ни был декор, какой бы вкусной ни была еда — если ведущий и площадка не «зайдут» гостям и паре, свадьба испорчена. Помимо прочего в мои задачи входит соблюдение единого дизайна: в декоре, программе, площадке; подбор фотографа и видеографа. Спросите меня, каких подрядчиков подбирает организатор? Всех!

Площадка

Выбор места — одна из самых трудозатратных задач для организатора. Пара рассказывает мне о своих предпочтениях в площадке: на природе / в лофте / за городом / в его черте, — и обозначает бюджет. Теперь мне нужно обзвонить подходящие площадки, узнать, какие из них свободны, просчитать примерное меню и дополнительные затраты. Например, если на площадках нет света и звука (а они очень важны на свадьбе), это увеличит бюджет.

Пара выбирает 3−4 площадки, и мы вместе едем их смотреть. Чтобы организаторы на площадке не обманули пару с ценой и условиями, рядом должен быть человек, который в этом разбирается.

Ведущий

Дальше я начинаю поиск ведущего — узнаю, чего примерно ожидает пара, и, исходя из общего бюджета, подбираю 15 кандидатов. Тут важно, чтобы паре ведущий был приятен и по манере общения, и по голосу, и внешне. Есть у меня один ведущий в базе, который картавит. На свою свадьбу я бы его позвала, потому что ведет он правда круто. Но многих картавость смущает.

Когда из списка ведущих пара выбрала 3−4 человек, мы вживую встречаемся с каждым из них и выбираем того самого. Он отправляет молодоженам анкеты, по ответам из которых и будет организован вечер. На этом этапе в мои задачи входит контроль дедлайнов.

Декоратор

Вместе с парой мы выбираем декоратора, отправляем ему референсы, он ориентирует нас по цене. Частый вопрос от молодоженов на этом этапе — почему букет невесты гораздо дороже обычного букета? Я должна объяснить им, что для букета невесты декоратор всегда покупает несколько пачек цветов и выбирает из них только самые лучшие. К тому же, у свадебных букетов сложная сборка, которую не все умеют делать, — это тоже повышает цену.

Когда основные подрядчики подобраны, приступаем к дополнительным: мы рекомендуем молодоженам, где купить платье, туфли, фондан, фейерверки, фуд-станции с горячим мороженым и т.д.

Если у пары в процессе подготовки что-то случилось и они вынуждены сократить бюджет — мы всегда подскажем, на чем можно сэкономить. Например, заказать фотографа не на всю свадьбу, а только на пару часов или отказаться от видеографа и вложиться в свет, ведущего, декор.

За несколько дней до свадьбы#

Настало время составить тайминги:

  • для ведущего
  • для выноса блюд на площадке
  • общий тайминг дня

Они не должны пересекаться — чтобы ведущий не позвал гостей на сцену в то время, когда вынесут горячее.

В день X#

На самой свадьбе я никогда не работаю в одиночку — за всем уследить просто невозможно, нужны помощники-координаторы: отдельный человек для работы на площадке и еще один— для утра невесты. Потому что свадебный день начинается задолго до самого торжества :)

Декорации и торт

Сначала на площадку едет декоратор — его нужно встретить и проконтролировать установку декораций. За это отвечает первый координатор.

Для организатора важная задача на площадке — принять торт. Когда мы сами заказываем его и доставляем проверенными службами, обычно проблем не возникает. Но если пара решила взять на себя, есть риски: курьер может привезти помятым или даже всмятку. Тут начинается самая жесть — организатору нужно как можно скорее придумать, как выпутаться из этой ситуации:

  • либо кондитер, который привозит торт на месте его «ремонтирует»;
  • либо мы в срочном порядке заказываем новый торт;
  • либо вызываем знакомых кондитеров на площадку и уже они чинят торт на месте.

Важно, чтобы на каждой свадьбе торт привозили на площадку за 6 часов до подачи, чтобы в случае чего решить ситуацию. Вариантов масса, главное — опытный организатор :)

Утро невесты

Когда стилист уже собрал невесту к свадьбе, к ним приезжает второй координатор. Ему обязательно нужно отпарить платье (обычно оно хотя бы в одном месте, да помнется) и получить букет для невесты.

Организатор заранее просчитывает время таким образом, чтобы дорога между локациями занимала не больше 15 минут — иначе из-за пробок и прочих форс-мажоров мы рискуем сдвинуть все тайминги.

И наконец, свадьба

Гости начинают прибывать на площадку, начинается первый интерактив — «велком». Координатор уже стоит на входе и встречает их, рассказывает, что сейчас будет. Обычно организаторы и ведущий придумывают для «велкома» что-нибудь интересное. Например, предлагают гостям сфотографироваться на полароид и приклеить фотографию в книгу пожеланий.

После «велкома», когда гости перекусили и выпили, ведущий приглашает гостей к молодоженам — это самый долгожданный момент. Начинается выездная регистрация. Как сказал один из моих клиентов, «цирк для гостей, которые не были в загсе».

Основные акцентные точки свадьбы для организатора: первый танец, букет и подвязка, торт и бенгальские огни. В эти моменты организатор должен быть начеку, потому что именно ему нужно вынести тот самый букет и ту самую подвязку и дать команду запустить салют. Все должно быть как по маслу, все всяких заминок.

У организатора на свадьбе должен быть с собой специальный чемоданчик с вещами на любой случай: иголки, нитки, булавки, ножницы, перекись водорода, губка для обуви, пластырь, батарейки, колготки… С какой бы просьбой пара или гость ни подошли к тебе, ты должен это достать для них или хоть бы узнать, где достать.

Если сами молодожены будут решать все возникающие во время свадьбы проблемы — им никакого праздника не захочется. Тем более учитывая, как все волнуются в этот день. Для этого и нужны организаторы и координаторы: даже если невесте нужно помочь сходить в туалет — ты идешь и помогаешь, потому что нет никого главнее в этот день, чем невеста и жених.

Нужен ли SingularityApp организатору свадеб?#

Абсолютно точно да! Работая в сфере ивентов, ты подстраиваешься под молодоженов и подрядчиков, нормированного графика у тебя нет — и важно все фиксировать, чтобы не запутаться. С SIngularityApp у меня отпала необходимость переключаться между десятком разных приложений: календарем, заметками, командами и т. д. В нем собрано почти все, чем я привыкла пользоваться.

Единственное, чего не хватает, — статистики выполнения задач и скорости их закрытия. Мне было бы очень кстати фиксировать задачи, которые приходится выполнять в самые кратчайшие сроки и при горящих дедлайнах. Например, вчера мне в 10 вечера написал жених: «Маша, помоги!» Я судорожно открываю чат, ожидая все худшее, — оказывается, они не могли определиться с выбором платья. Пришлось помогать :)