Жестко-гибкое планирование задач

В основе техники лежит простая идея: свои повседневные дела следует выполнять в «окнах» (в промежутках) между встречами. Например, если встреча с Ивановым заканчивается в 10:00, а встреча с Петровым начинается в 11:00, то у нас будет целый час, который мы можем посвятить другим задачам.

Да, идея очень простая и даже банальная. Однако у самой техники планирования есть много нюансов, о которых мы сейчас и поговорим.

Виды задач в жестко-гибком планировании #

Прежде чем двигаться дальше, немного разберемся с терминами.

В технике жестко-гибкого планирования используются три вида задач: жесткие, гибкие и бюджетируемые. На иллюстрации ниже можно увидеть все три вида:

Теперь немного подробнее:

Жесткие задачи (или «встречи»). Это дела, которые нам нужно выполнять строго в определенное время. Например, если мы записались к врачу на 12 часов, то именно в это время мы и должны к нему явиться. К жестким задачам относятся деловые встречи, собрания, выступления, занятия на курсах.

Гибкие задачи. Это дела, которые мы выполняем тогда, когда нам это удобно. Например, мы можем в любой момент полить цветы, сходить за хлебом и проверить почту.

Бюджетируемые задачи. Это дела, на которые выделен определенный бюджет времени. Например, мы можем решить, что потратим на прогулку 1 час, а на статью — 3 часа. Проще говоря, мы устанавливаем для этих задач лимит времени, который нежелательно превышать.

Бюджетируемые задачи — это, по сути, разновидность гибких. Их тоже можно выполнить когда угодно, с той лишь разницей, что время на их выполнение ограничено.

Если мы выстраиваем день исключительно из жестких задач и расписываем все по минутам, мы занимаемся жестким планированием. Если наши задачи не привязаны ко времени, значит, мы используем гибкое планирование. А метод, который мы разбираем в этой статье, объединяет в себе оба подхода, поэтому он и называется жестко-гибким.

Алгоритм жестко-гибкого планирования #

Теперь переходим непосредственно к самой технике. Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из пяти этапов:

1. Список гибких задач
   Для начала составляем список дел, которые не привязаны к конкретному времени. Пока не думаем о важности этих задач: просто записываем все, что собираемся сегодня сделать.
   
2. Расстановка приоритетов
   Выбираем 2−3 главных задачи на сегодня и устанавливаем для них высший приоритет (горячие клавиши в SingularityApp — CTRL+1). Если с ходу не можем определиться с приоритетами, пользуемся матрицей Эйзенхауэра или методом АБВГД.
3. Бюджетирование времени
   Если среди приоритетных задач есть крупные, прикидываем, сколько времени они у нас займут. Бюджет времени удобно указывать прямо в формулировке задач.
   
4. Планирование жестких задач
   Теперь переходим в календарную сетку и планируем жесткие задачи: встречи и другие аналогичные мероприятия. Поскольку такие дела обычно планируются заранее, то они, скорее всего, уже будут там проставлены.
   При желании (но не обязательно) переносим в сетку приоритетные дела из предыдущего списка: так мы сразу увидим, помещаются ли они в ближайшие «окна». Если нет, эти задачи можно «разрезать» на части или перенести в следующие «окна».
   Прочие гибкие задачи лучше оставить в обычном списке. Пока неизвестно, дойдут ли до них руки, поэтому нет смысла планировать их более подробно.
5. Выполнение плана
   Жесткие задачи мы выполняем в запланированное время, а гибкие — в «окнах» между жесткими задачами. Гибкие задачи стараемся выполнять в порядке их важности начиная с самых главных. То, что не успели сделать сегодня, отменяем или переносим на завтра.

Приведенный выше алгоритм не является догмой. Этапы алгоритма жестоко-гибкого планирования можно менять местами или подгонять под свои нужды. Например, некоторые люди по этому же методу планируют сразу всю неделю.

Тонкости и нюансы #

1. Приоритетных задач не должно быть много: 2−3 более чем достаточно. Если все задачи у нас одинаково важны, то расстановка приоритетов теряет всякий смысл.
2. При бюджетировании времени рекомендуется закладывать резерв до 40% на непредвиденные дела и форс-мажоры. Например, если составление отчета обычно занимает 30 минут, мы планируем 40 минут на тот случай, если нас отвлекут от работы.
3. Чтобы сделать план более устойчивым, в список жестких задач можно добавить несколько зеленых зон. Зеленые зоны — это промежутки времени, на которые мы целенаправленно ничего не планируем. Если возникнут непредвиденные дела, мы выполним их за счет этого резерва, и расписание не пострадает.
4. При планировании жестких задач важно учитывать время на подготовку. Например, если мы назначили встречу в кафе, нам потребуется время, чтобы до этого кафе добраться.

Для техники жестко-гибкого планирования идеально подходит календарный режим отображения планов в SingularityApp.