Что такое зеленые зоны в тайм-менеджменте

Виталий Белоусов

«Зеленые зоны» — это прием , который используется при планировании дел на день. Идея состоит в том, чтобы добавлять в свое расписание специальные блоки времени, на которые ничего не запланировано.

Схематически это можно изобразить так:

«Зеленые зоны» помогают сделать наш план более надежным, защитить его от непредвиденных дел и форс-мажоров. Давайте посмотрим, как они работают.

Для начала представим, что мы составили вот такой план на день:

Здесь все задачи жестко привязаны к конкретному времени и идут впритык друг к другу. И в таком расписании нет ничего необычного: именно так планируют свой день многие предприниматели и менеджеры.

Главная беда таких планов в том, что они очень неустойчивы. Встреча заняла больше времени, чем ожидалось? Прилетела новая задача? Мы попали в пробку? Все, наше расписание начинает стремительно разваливаться.

Результат предсказуем. Нам приходится массово сдвигать задачи, передоговариваться, извиняться и т. д. Из-за этого мы весь день испытываем стресс и чувство вины.

Теперь давайте перестроим расписание так, чтобы в нем появились «зеленые зоны». Другими словами, добавим в него несколько промежутков времени, на которые у нас ничего не будет запланировано.

Сейчас наш план получил дополнительный запас прочности. С помощью этих резервов мы сможем легко выровнять свое расписание, если что-то вдруг пойдет не так.

Например, если встреча с Ивановым затянется, нам нужно будет сдвинуть только следующую задачу («Созвон с Петровым»). Дальше начинается «зеленая зона», после которой наш день снова пойдет по плану. А если что-то случится с той задачей, которая стоит непосредственно перед «зеленой зоной», наше расписание вообще не пострадает.

Если никаких форс-мажоров не произошло, мы можем использовать «зеленые зоны» по своему усмотрению. Например, в это время очень удобно выполнять те задачи, которые у нас не привязаны к определенному времени. А в особо напряженные дни эти резервы позволят нам перевести дух и немного отдохнуть.

«Зеленые зоны» могут применяться как в обычном расписании, так и в жестко-гибком планировании.

Некоторые нюансы #

Глеб Архангельский, автор этого приема, рекомендует вставлять «зеленые зоны» примерно через каждые два часа. Однако у каждого человека свой темп жизни, поэтому здесь лучше опираться на собственный опыт.
Чаще всего продолжительность «зеленой зоны» составляет полчаса: это время легко встраивается в любое расписание. Впрочем, здесь тоже можно экспериментировать.
В случае затруднений воспользуйся правилом классического тайм-менеджмента: 60% времени выдели на задачи, а 40% времени используй как резерв (т. е. для «зеленых зон»). Резервное время можно постепенно сокращать, пока не получится приемлемый для тебя вариант.
В SingularityApp: чтобы «зоны» стали действительно зелеными, создай для них отдельный проект, например, «Резервы времени». Для проекта можно выбрать любой цвет или даже эмодзи:
«Зеленые зоны» могут быть и постоянными. Некоторые люди используют их как своеобразный «скелет», вокруг которого потом выстраиваются встречи и другие дела. В этом случае «зеленые зоны» удобно запланировать как повторяющиеся задачи.