Отчет занимает 45 минут? Выделим на него один час. Создание отчета потребует четыре дня? Отведем на эту работу неделю. Такие резервы защищают от неожиданностей и помогают выполнять работу точно в срок.
Как ни странно, но этот вполне разумный подход часто и становится причиной низкой продуктивности. В статье поговорим о том, что такое закон Паркинсона и как он влияет на наш тайм-менеджмент.
1. В чем суть закона Паркинсона#
Закон Паркинсона — это сатирическое правило, которое гласит:
Работа занимает все отведенное на нее время.
Проще говоря, сколько времени люди отводят на работу, столько времени они ее и выполняют.
Пример 1. На ежедневную уборку у человека уходит полчаса. Этого времени ему вполне хватает, чтобы поддерживать в квартире порядок. Однако если он выделит на уборку один час, то высока вероятность, что именно столько времени она и займет.
Пример 2. В отделе работают два менеджера, которые с трудом, но справляются со своими обязанностями. Чтобы облегчить им жизнь, компания берет в отдел еще двух человек. Теоретически объем работы у каждого сотрудника должен сократиться в два раза. На практике этого не происходит: менеджеры по-прежнему заняты весь рабочий день.
Автор закона — британский историк и писатель Сирил Норткот Паркинсон. В 1955 году он опубликовал в журнале The Economist сатирический памфлет, направленный против бюрократии. По мнению Паркинсона, именно этот закон («work complicates to fill the available time») и приводит к непрерывному разрастанию бюрократического аппарата.
Статья быстро стала популярной во всем мире. Изложенное в ней правило с тех пор называют «законом Паркинсона» или «первым законом Паркинсона». Сам же автор статьи позднее написал на эту тему отдельную книгу, где рассказал и о других законах развития современных организаций.
2. Как закон работает в тайм-менеджменте, и почему мы его «соблюдаем»#
Первый закон Паркинсона актуален не только для организаций, но и для персонального тайм-менеджмента. Вот несколько типичных ситуаций, в которых с ним можно столкнуться:
- Расписание. Чем больше времени отводится на задачу, тем дольше она выполняется. Предположим, что менеджеру на написание отчета требуется 1 час. Если он выделит на эту задачу 2 часа, то вполне вероятно, что столько времени он и будет ее выполнять. Запас времени позволяет отвлекаться, работать медленно и впадать в перфекционизм.
- Дедлайн. Чем больше времени до дедлайна, тем медленнее идет работа над проектом. Классический пример: если у фрилансера есть неделя на выполнение задачи, он активно за нее возьмется только в последний день.
- Рабочий день. Рабочий день всегда будет наполнен делами, независимо от его продолжительности.
Может показаться, что люди «соблюдают» первый закон Паркинсона умышленно. Но это не так: в основе закона лежат две очень коварных ловушки мышления.
❌ Ловушка 1. «Время — это хорошо»
Суть ловушки в том, что люди обычно оценивают свою и чужую работу через временные затраты. Например:
- Поработал 10 часов? Молодец!
- Поработал 6 часов? Не очень молодец.
- Поработал 2 часа? Совсем не молодец.
Чем больше времени уходит на задачу, тем более «серьезной» и значимой она кажется. Например, если механик будет пять часов ремонтировать машину и попросит за работу 5000 рублей, мы спокойно заплатим. Если же он все сделает за минуту и попросит ту же сумму, мы непроизвольно начинаем возмущаться.
❌ Ловушка 2. «Наказание работой»
Что произойдет, если мы досрочно выполним какую-нибудь задачу? Какую награду мы за это получим?
Правильный ответ: никакую. Вместо награды последует «наказание» в виде следующей порции задач. Особенно заметно этот эффект проявляется в коммерческих и государственных организациях, где за продуктивность обычно «поощряют» новой работой или новыми обязанностями.
В комбинации эти ловушки приводят к тому, что у человека непроизвольно появляется стремление тянуть время. А зачем спешить? Пока он работает, он молодец (ловушка № 1). Если же он управится раньше, у него тут же начнется новая работа (ловушка № 2).
В целом, закон Паркинсона очень негативно влияет на нашу жизнь.
Во-первых, работа выполняется необоснованно медленно. Из-за этого мы не достигаем тех результатов, которых потенциально могли бы достичь.
Во-вторых, даже такая работа все равно остается работой. Разрастаясь, она отнимает время, предназначенное для отдыха, досуга и семьи.
3. Как бороться с законом Паркинсона#
Хорошая новость, что мы способны если и не «победить» первый закон Паркинсона, то хотя бы снизить его негативный эффект. Однако для этого придется кардинально поменять свой подход к тайм-менеджменту. Вот несколько рекомендаций:
1. Не наказывайте, а награждайте себя за продуктивность
Если вы досрочно закончили задачу, серию задач или значимый этап работы, не беритесь сразу же за следующие дела. Устройте хотя бы небольшой перерыв: погуляйте, выпейте кофе или сделайте еще что-нибудь приятное.
Если же вы полностью выполнили план на день, не ставьте новые задачи, а прекращайте работу. Заслуженный отдых в конце дня — один из самых сильных источников мотивации для человека.
Эта стратегия меняет отношение к работе. У вас постепенно пропадает потребность тянуть время, и появляется стремление быстрее справляться с делами.
2. Ориентируйтесь на результат, а не на время
Предположим, вы пишете книгу или курсовую работу. Ежедневную работу над текстом можно запланировать двумя способами:
- От времени («Писать книгу — 2 часа»).
- От результата («Написать 500 слов»).
При первом способе планирования у вас возникает искушение всячески имитировать работу. И это естественно: если за отведенные два часа вы напишете всего два предложения, формально задача будет считаться выполненной.
При втором способе планирования таких искушений не возникает: пока норма не выполнена, вы не имеете права отмечать задачу. При этом абсолютно неважно, сколько времени займет сама работа — 2 часа или 15 минут.
Такие результато-ориентированные формулировки можно подобрать для большинства задач. Сравните:
3. Ограничьте бесконечные задачи
Задача «сходить в магазин» считается завершенной после покупки всех нужных продуктов. А вот гулять, читать книгу или учить иностранный язык можно до бесконечности: у этих задач нет никакого естественного завершения.
Чтобы такие задачи не растягивались, полезно сразу же установить для них бюджет времени. Бюджет можно указывать прямо в формулировках:
4. Сокращайте время на задачи
Это ни в коем случае не правило, а просто прием, который иногда бывает очень полезен
Предположим, что на выполнение некой задачи у вас обычно уходит 30 минут. Попробуйте отвести на ее выполнение 25 минут и уложиться в это новое время (можно использовать таймер).
Во-первых, это стимулирует вас работать чуть быстрее. Во-вторых, так вы сможете проверить работу на закон Паркинсона и понять, насколько рационально эта задача выполнялась раньше.
5. Ставьте промежуточные дедлайны
Когда работаете над проектом или крупной задачей, устанавливайте дедлайны для каждого значимого этапа. Этот прием заставляет равномерно распределять усилия и не дает затягивать работу над проектом.
Предположим, вам нужно за неделю написать статью. Вот как примерно будет выглядеть план работы в электронном планировщике:
6. Резервируйте время на отдых
Поскольку «работа занимает все отведенное на нее время», она с легкостью отбирает время у отдыха. Чтобы этого не происходило, заранее добавляйте блоки отдыха в свое расписание. Их можно планировать точно так же, как и обычные задачи:
Также очень полезно раз и навсегда установить для себя «час Икс», после которого вы будете сразу прекращать любую работу. Он станет своеобразным «предохранителем», который поможет избежать переутомления.
Все это поможет максимально контролировать ход работы и избегать неоправданных потерь времени.
