Гонка за продуктивностью: можно ли ее выиграть?

Со всех медиаплощадок вещают блогеры, предприниматели, коучи и прочие адепты успешного успеха, которые начинают день в 5 утра с занятия йогой и пробежки, затем разгребают миллион рабочих дел, попутно посещая курсы повышения квалификации и оставляя место для осознанного отдыха. Кажется, что если немного замедлишься и выбьешься из этой гонки, то уже точно не вернешься на прежние позиции и не добьешься результата.

А у обычных людей зреет один вопрос: «Как возможно все успевать, имея в сутках только 24 часа?». В нашей статье мы ответим на него, а заодно посмотрим, почему продуктивность играет в нашей жизни такую роль.

Немного истории#

Конечно, такая бешеная гонка присутствовала в нашей жизни не всегда. Давайте немного пробежимся по вехам истории и посмотрим, как человечество меняло свое отношение к времени.

Античность

Хотя древние философы с уважением относились к труду и личностному развитию, мы прекрасно знаем, что отдыху они уделяли гораздо больше времени. Чего стоит только понятие «гедонизм», пришедшее к нам как раз из античности. Жизнь знатного грека или римлянина была чередой званых обедов, длившихся часами, светских бесед, отдыха в банях-термах и различных увеселительных мероприятий. Ценились занятия искусством и спортом, но никак не трудом.

А кто же тогда обеспечивал все это? Из истории мы знаем, что вся грязная работа лежала на плечах рабов. Истинный античный гражданин даже и не думал о бытовых проблемах и необходимости трудиться до седьмого пота. Единственным развитым занятием в то время была торговля, а в целом во времена античности считалось вредным слишком много времени уделять труду, ведь он отвлекал от высоких мыслей.

Даже боги в древней мифологии, в основном, занимались пирами и наслаждением жизнью. А, как известно, античные граждане брали пример именно с богов.

Средние века

На арену выходит церковь, которая начинает порицать праздный образ жизни. Но, в целом, отношение к труду не меняется. Аристократы, как и прежде, не имели нужды в деньгах и вели достаточно расслабленный образ жизни. Рыцарские турниры, балы, всевозможные забавы — вот что наполняло жизнь сливок тогдашнего общества. Время текло медленно и размеренно. И хотя часы уже существовали, минутная стрелка появилась на них только в конце XVI века.

Средневековые граждане проводили дни или в светских мероприятиях, или в уединении, в своих поместьях. Даже мода того времени была отражением неспешности жизни — чтобы надеть средневековый наряд и сделать модную прическу, требовалась пара часов и помощь нескольких слуг.

Экономика в то время была аграрной, а значит, зависела от работы крестьян. Но их образ жизни тоже вряд ли можно назвать продуктивным. Он был полностью подчинен рутинной работе, а зимой крестьяне и вовсе занимались только домашним хозяйством.

Промышленная революция

В это время в Европе стремительно развивается протестантизм. Именно с этой ветвью религии связано постепенное изменение отношения к труду. Если католики и лютеране, хоть и формально порицали праздность, но все же не стремились изменить свой образ жизни, то протестанты признали труд важным и нужным. Промышленная революция привела к появлению большого количества мануфактур, на которые пришли трудиться вчерашние крестьяне. Труд получил измеримую величину — деньги. Теперь деньги появились не только у аристократов и купцов, но и у рабочих.

Появилось понятие четко регламентированного рабочего дня и выходных. Трудиться теперь приходилось не по сезону, а круглый год, но зато рабочий четко понимал, сколько денег он получит за определенное количество отработанных дней.

Закрепил новую тенденцию в обществе Бенджамин Франклин, который высказал такую мысль: «Не теряйте времени. Всегда занимайтесь чем-то полезным. Исключите все ненужные дела». Так в обществе начинает понемногу зарождаться идея продуктивности.

XIX век — научный подход к производительности

Раньше секреты ремесла передавались из поколения в поколение. Перенять навыки можно было, только поступив в обучение к мастеру. Но со временем стала расти необходимость в быстрой подготовке специалистов.

Инженер Фредерик Уинслоу Тейлор совершил настоящую революцию в подходе к труду. Он предложил стандартизировать рабочие процессы и разработать быстрые схемы обучения рабочих. Кроме этого, он ввел систему оценки продуктивности. За эталон брались показатели лучших рабочих. Если продуктивность нового работника была значительно хуже стандартов, он подвергался наказанию и получал меньше. Если он проявлял себя с лучшей стороны, то его ждало денежное вознаграждение. Так продуктивность получила денежное измерение, и, естественно, многие рабочие старались быть лучше своих товарищей, чтобы получить больше денег.

XX век

Стандарты и денежные поощрения перекочевали из рабочей в офисную сферу, и вот уже менеджеры тоже соревновались между собой в попытке сорвать самый большой куш. Количество задач стремительно росло, а ритм жизни ускорялся. В середине XX века становятся популярными ежедневники-планеры, где можно отмечать планы на год, неделю и на каждый день.

Чтобы зарабатывать больше, приходилось брать на себя больше задач и продвигаться по карьерной лестнице. Кому-то это удавалось, кому-то — нет. Но продуктивность и эффективность в работе ценятся в этот период все больше и больше. Впрочем, в XX веке продуктивность затрагивает, по большей части, только рабочую сферу — с окончанием рабочего дня большинство офисных служащих возвращалось к себе домой, за просмотр любимого сериала или футбольного матча.

Наше время

Огромную роль в ускорении ритма жизни и погоне за продуктивностью сыграло развитие технологий. С появлением интернета и современных IT-решений многие рутинные процессы стали выполняться в считанные секунды. Работать теперь можно из любой точки мира — достаточно просто включить компьютер. А мессенджеры позволяют оставаться на связи 24/7.

Онлайн-обучение делает процесс профессионального развития максимально простым, а значит, с каждым днем в мире появляются новые специалисты, которые буквально наступают на пятки старым. Мы находимся в информационном поле практически постоянно, когда не спим — а это требует максимальной включенности. Кажется, что если мы остановимся хоть на секунду, наше место займут новые специалисты, которые не будут мешкать и быстро займут пустующие позиции.

Как быть продуктивным в новых реалиях?#

В первую очередь, необходимо правильно построить алгоритм выполнения задач и не забывать об отдыхе, ведь без восстановления продуктивность падает. А еще нужно соблюдать простые правила:

• Самое неприятное — в начале дня. Мы часто откладываем сложные и неприятные дела на потом, а в результате сроки горят. Сделайте все в начале рабочего дня — и забудьте об этих задачах.
• Проверяйте почту в середине дня. Занявшись этим с утра, вы рискуете погрязнуть в рутине, а отложив до вечера — забыть или не решить в течение дня важные вопросы, которые вам прислали.
• Делайте перерывы в работе. Поработали час — отдохнули 10 минут. А в течение дня сделайте 2 больших перерыва, чтобы выпить чаю, перекусить или прогуляться. Или используйте технику помодоро. Это поможет перезагрузиться и с новыми силами влиться в работу.
• Не отвлекайтесь на мессенджеры. Погружение в задачу занимает, в среднем, 20 минут. А значит, если вы работаете промежутками по одному часу, продуктивное время составит 40 мин. Если вы отвлечетесь на мессенджеры, то погружаться в работу придется заново — а значит, никакой продуктивности. Помните, что вы всегда можете ответить на сообщение в рамках перерыва.
• Подстраивайте задачи под свои биологические ритмы. Кто-то наиболее продуктивен в начале дня, а кто-то с утра похож на выжатый лимон и начинает нормально функционировать только к вечеру. Зная особенности своих биологических ритмов, планируйте свое время. Например, «непродуктивные» часы вы можете посвятить составлению планов на день, рабочей переписке, составлению несложных техзаданий и другим простым задачам.

Пользуйтесь помощниками — таск-менеджерами. А об этом подробнее расскажем чуть ниже.

Как правильно планировать задачу#

Одной из самых популярных схем является ABCDE-метод от Брайана Трейси. Следуя ему, сначала нужно выписать все свои задачи, а затем распределить их по категориям:

А — 1−3 самых важных задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. Например, сюда можно отнести все важные проекты, по которым приближается срок дедлайна.
B — задачи, которые хорошо бы сделать в ближайшее время. Если их выполнить, вы точно получите какие-то выгоды или преимущества, а если нет — то испытаете неудобства. Сюда можно отнести, например, то же самое составление плана задач на неделю.
C — легкие и не очень важные задачи, которые хорошо бы выполнить, но сроки не так критичны. Сюда можно отнести планирование желаемых поездок, выбор обучения для улучшения скиллов, оптимизацию рабочего пространства.
D — важные, но простые задачи, которые можно делегировать. Это могут быть как рабочие, так и бытовые задачи. Например, вы можете делегировать уборку клининговой службе, а в это время пойти на важную лекцию, от которой получите намного больше пользы.
E — абсолютно не важные задачи, которые кочуют из ежедневника в ежедневник, но от их невыполнения вам ни холодно, ни жарко. Так может, стоит избавиться от них совсем, чтобы они не захламляли ваши списки?

Разложив таким образом задачи, нужно поставить по ним сроки выполнения, иначе они так и останутся в виде красивого списка. И здесь есть несколько путей, как это оформить:

Загнать в стандартное приложение на смартфоне «Заметки» или «Напоминания»

Плюсы: список с датами всегда будет под рукой, можно вычеркивать или удалять выполненные пункты.
Минусы: не очень наглядно. Если потребуется поставить еще какую-либо задачу, придется пробегаться по всему списку, чтобы увидеть свободные временные слоты.

Использовать приложение-календарь 

Плюсы: вы сможете наглядно посмотреть, насколько загружен каждый ваш день, и где есть свободные слоты.
Минусы: нельзя посмотреть, какие дела уже выполнены, а какие нет, сложно ввести категоризацию

Воспользоваться специальными таск-менеджерами

Плюсы: удобная навигация и возможность сразу посмотреть и свои свободные слоты, и уже выполненные задачи. Можно раскидать по приоритетам.

Обзор самых популярных таск-менеджеров#

Мы сравнили и привычные, и относительно новые приложения для планирования задач — и самые простые, и настоящие бизнес-менеджеры для командной работы. Здесь вы можете найти подходящее решение для любых своих потребностей.

Google Tasks

Одно из самых простых приложений для планирования подойдет тем, кто активно пользуется Google-аккаунтом. Созданные задачи синхронизируются с Google-календарем и отображаются в качестве напоминаний. Интерфейс максимально простой — если вам нужен обычная «напоминалка», то Google Tasks вполне подойдет.

Опции:

• Настройка даты и времени задачи;
• Настройка повторяющихся задач;
• Возможность добавить к задаче описание;
• Синхронизация с календарем;
• Создание списков.

Стоимость:
Бесплатно.

Microsoft To-Do

Еще одно очень простое и лаконичное приложение. Его, скорее, можно назвать приложением для создания списков — упор делается именно на это. Принцип работы с Microsoft To-Do простой — закидываете туда все дела и назначаете каждому свой список: «Важно», «Мой день» (список на сегодня), «Запланировано», «Задачи» (сюда попадут все задачи, которым не назначен ни один список). Также приложение поддерживает командную работу и назначение задач другим пользователям.

Опции:

• Настройка даты и времени задачи;
• Настройка повторяющихся задач;
• Возможность добавить к задаче описание;
• Синхронизация с календарем;
• Командная работа;
• Создание списков;
• Присвоение приоритета;
• Голосовой ввод задач.

Стоимость:
Бесплатно.

MinimaList

Для любителей действительно минималистичного интерфейса — идеально. Можно создавать задачи с конкретной датой и временем, повторяющиеся задачи, а в платной версии — пользоваться голосовым вводом, работать с командой, создавать списки по приоритетам, синхронизировать задачи с календарем.

Опции:

• Настройка даты и времени задачи;
• Настройка повторяющихся задач;
• Встроенный таймер Помодоро;
• Синхронизация с календарем (платно);
• Командная работа (платно);
• Создание списков (платно);
• Присвоение приоритета (платно);
• Голосовой ввод задач (платно).

Стоимость:
129 руб/месяц или единоразовая оплата 549 руб, которая дает доступ навсегда.

Tappsk

Минималистичное приложение, которое выполняет все функции простого таск-менеджера: создание задач и подзадач, списки по категориям, повторяющиеся задачи. Можно просматривать свои задачи в формате списка или календаря.

Еще одна фишка приложения — возможность задания повторяющихся привычек, например, выпивать не менее 2 литров воды в день или гулять перед сном.

Опции:

• Настройка даты и времени задачи;
• Настройка повторяющихся задач;
• Синхронизация с календарем;
• Создание списков;
• Присвоение приоритета;
• Переключение на календарный вид;
• Голосовой ввод задач.

Стоимость:
199 руб/мес или 999 руб/год.

TickTick

Одно из самых популярных универсальных приложений — здесь можно представлять задачи в календарном виде, планировать в мобильной версии привычки, как и в Tappsk, писать заметки к задачам. По умолчанию приложение предлагает несколько списков для задач — «Работа», «Личное», «Учеба», «Фитнес» и т. д. Можно также создать свой список. Некоторые опции доступны бесплатно, но для большинства требуется платная подписка.

Опции:

• Настройка даты и времени задачи;
• Настройка повторяющихся задач;
• Синхронизация с календарем (платно);
• Подзадачи;
• Создание списков;
• Присвоение приоритета;
• Переключение на календарный вид (платно);
• Создание списка привычек;
• Голосовой ввод задач.

Стоимость:
$ 2.4/в месяц или $ 27.99 в год.

Asana

Это целый бизнес-менеджер для планирования задач совместно с командой. Удобно создавать задачи и подзадачи, назначать ответственных и ставить напоминания. Каждая задача представлена в виде проекта, где можно проставлять дедлайны и приоритеты, прикреплять вложения. Для быстрого планирования задач Asana не очень подойдет, но для основательного построения бизнес-планов с командой она хороша.

Опции:

• Настройка даты и времени задачи;
• Настройка повторяющихся задач;
• Подзадачи;
• Создание списков;
• Присвоение приоритета;
• Голосовой ввод задач.

Стоимость:
От $ 10,99 в месяц на 1 пользователя.

OmniFocus

В приложении примерно такие же возможности и механика задач, как в Asana — тоже можно создавать проекты с вложениями, датами дедлайна, приоритетами и даже геолокацией. Но это приложение не так заточено под командную работу — здесь нельзя назначать ответственных, можно только делиться ссылками на проект. Зато есть полезная функция — напоминания для задач.

Опции:

• Настройка даты и времени задачи;
• Настройка повторяющихся задач;
• Собственный календарь;
• Подзадачи;
• Напоминания;
• Присвоение приоритета;
• Возможность поделиться ссылкой на проект;
• Создание списка привычек.

Стоимость:
От $ 4,99 в месяц или от $ 49,99 в год.

SingularityApp

Приложение, которое рекомендует Максим Дорофеев, автор нескольких книг по развитию продуктивности. Фишка в том, что все задачи можно скопом загрузить в приложение, а затем удобно раскидать по спискам. Можно создавать проекты с бесконечной степенью вложенности, ставить задачи через электронную почту и Telegram-бота. Также есть удобная функция печати своего плана на день.

Опции:

• Настройка даты и времени задачи;
• Настройка повторяющихся задач;
• Синхронизация с календарем (платно);
• Подзадачи;
• Напоминания;
• Помодоро-таймер;
• Присвоение приоритета;
• Совместный доступ к проектам (платно);
• Постановка задач через электронную почту и бота (платно);
• Печать плана на день (платно);
• Создание списка привычек.

Стоимость:

199 рублей в месяц, 1999 рублей в год, или 15999 рублей — навсегда.

Вместо заключения#

Идея продуктивности процветает — и вряд ли в ближайшее время эта тенденция пойдет на спад. Поэтому важно подстраиваться под тенденции и обеспечить себе продуктивный тайм-менеджмент. А помогут вам в этом приложения — таск-менеджеры. И это прекрасно, что среди их разнообразия можно найти те, которые подойдут именно вам: от простого Google Tasks и Asana для командной работы до универсального Singularity App.